Lightroom Back-up testen

Je kunt alleen op een back-up vertrouwen wanneer je weet dat die goed is. Daarom moet je die af en toe testen!

Dat gaat ook op voor de back-up die Lightroom (Classic) zelf (standaard) maakt wanneer je het programma afsluit: 

Bij de komst van Lightroom (Classic) 7.3 is er een probleem aan het licht gekomen die rechtvaardigt om hier eens wat dieper op in te gaan.

Allereerst nog even over de back-up optie zelf. Wanneer je bovenstaand vraag niet krijgt bij het afsluiten van je catalogus dan heb je dit (misschien ongemerkt) uitgezet. Je kunt het weer ‘aanzetten’ onder het menu ‘Bewerken’ en dan ‘Catalogusinstellingen’ onder het tabblad ‘Algemeen’:

Dit gedrag kun je overigens per catalogus bepalen dus mocht je meer dan 1 catalogus gebruiken (niet geadviseerd) dan moet je dit dus meerdere keren doen.

Deze back-up betreft overigens ALLEEN de Lightroom catalogus en dus NIET de foto’s zelf! Daarvan moet (altijd al) separaat een back-up worden gemaakt. De waarschuwing hierover, bovenaan in het dialoogscherm, zien mensen vaak over het hoofd.

Toch is een back-up van je catalogus net zo belangrijk als van je foto’s zelf. Al je bewerkingen en organisatie is er namelijk in opgeslagen. Al het werk dus dat je in de loop van de jaren aan je collectie hebt uitgevoerd. 

Een goed werkende, niet corrupte catalogus is dan ook enorm belangrijk. Wanneer je een reguliere back-up hebt ingeregeld waarin niet alleen je foto’s maar ook je Lightroom catalogus (catalogi) mee neemt dan ben je al vrij veilig. De Back-up die Lightroom voor je kan maken bij het afsluiten is dan ook een extra maatregel die:

1. De staat van de catalogus van dat moment vastlegt
Zodat je terug kunt naar een eerder moment, wanneer je bijvoorbeeld per ongeluk iets doet dat niet eenvoudig kan worden hersteld

2. De integriteit van de database test
Hiermee wordt gecontroleerd of de catalogus beschadigd is voordat Lightroom de back-up voltooid

3. Die de catalogus optimaliseert
De database wordt opgeschoond en opnieuw ingedeeld ten behoeve van de performance

4. Die het bestand (de .lrcat) inpakt zodat die minder ruimte in beslag neemt.
Mijn Master Catalogus van 1,25 Gb neemt ingepakt als .zip bestand ‘maar’ 510 Mb ruimte in beslag.

Nadat versie 7.3 van Lightroom werd geïntroduceerd bleek dat deze de back-up niet (altijd) goed uitvoerde. Mensen die van deze back-up afhankelijk waren zijn hier toen op een pijnlijke manier achter gekomen. Ze wisten dus pas op het moment dat ze hem nodig hadden dat de back-up defect was. Hoe kun je nu voorkomen dat je in zo'n situatie terecht komt?

De beste manier (bij back-ups in z'n algemeen, niet alleen Lightroom) is om back-ups met enige regelmaat te testen. Dat kan op verschillende manieren:

TEST 1: Lightroom Back-up catalogus openen met Lightroom:

Een heel eenvoudige manier om een back-up catalogus te testen is om er af en toe een te openen om te zien wat er gebeurt.

Omdat de gebackupte Lighroom catalogi tegenwoordig ingepakt zijn (in het zip formaat) moet je die dan wel eerst uitpakken (In Windows gewoon rechtsklikken en ‘Alles uitpakken…’ kiezen:

De uitgepakte .LRCAT file kun je het eenvoudigste openen door erop te dubbelklikken. Lightroom start dan op met deze catalogus. In dit geval blijkt al meteen dat de back-up blijkbaar corrupt is:

Lightroom sluit vervolgens af en wanneer je hem weer probeert te openen zie je onderstaande dialoogscherm. De optie ‘Catalogus herstellen’ is hoopgevend…

Toch blijkt dat er echt niets meer aan te doen is:

Je zult in dit geval moeten uitwijken naar een andere (eerdere) back-up. In dit geval is het maar een test en ben ik dus niet echt afhankelijk van deze back-up, gelukkig maar.


TEST 2: Database onderzoeken

Een alternatieve manier waarbij je de catalogus echt aan een nader (technisch) onderzoek onderwerpt is met tooling die de onderliggende SQLite database analyseert. Daarbij twee opmerkingen:


1. Hiermee kunnen fouten worden ontdekt die Lightroom zelf heeft gemist bij zijn integriteitstest. Een catalogus waar Lightroom geen problemen ziet kan dus toch corruptie bevatten.

2. Andersom zal deze test de Lightroomspecifieke testen (die Lightroom zelf uitvoert) niet doen. Het kan dus zijn dat Lightroom zelf fouten ontdekt die niet naar voren komen bij deze integriteitscontrole op databaseniveau.

Met andere woorden: beide testen moeten succesvol zijn. Wanneer één van beide faalt dan heb je een probleem.

Stap 1. 

Download “SQLite Expert Personal” en installeer deze: Directe downloadlink: http://www.sqliteexpert.com/v5/SQLiteExpertPersSetup64.exe

Stap2.

Start het programma en kies in het menu “File” en daarna “Open database”. Navigeer naar het .lrcat bestand dat je wilt controleren. Die zie je overigens alleen wanneer je de optie “All files” selecteert in het dialoogscherm:

Stap3.

Klik nu op de “Check” knop onder in het scherm, dan volgt het resultaat vrij snel:

In dit geval is er dus blijkbaar een probleem. De melding op zich zegt me niet zo veel maar alleen al deze melding toont aan dat het om een corrupte database gaat die je niet meer kunt gebruiken.

Stap 4.

Wanneer ik een andere catalogus test waarvan ik het vermoeden heb dat die wel goed is krijg ik een daarvan meteen een bevestiging: 

Stap 4.

Dit kun je periodiek herhalen voor de catalogie die je wilt testen.

Nog enkele waarschuwingen:

• Check alleen uitgepakte catalogi; pak zipbestanden dus eerst uit 
• Overschrijf de catalogus (of catalogi) waarmee je werkt niet per ongeluk door een versie uit een back-up!
• Maak niet allen back-ups maar controleer ze van tijd tot tijd ook eens

·

Expression Media2 de hele maand oktober opnieuw voordelig verkrijgbaar

Nadat Expression Media 2 (EM2) eerder dit jaar, in mei, door Phase One van Microsoft werd overgenomen was er meteen al gelegenheid om het pakket met korting aan te schaffen, lees m’n blog van mei er nog maar eens op na. 

De actie was echter maar heel kort van kracht maar zoals gezegd is er nu dus opnieuw een actie. Deze actie, waarbij je het pakket weer heel voordelig kunt verkrijgen, is nog de hele maand oktober geldig.

Op de site “The DAM book for Photographers” gaat Peter Krogh hier in op de aanbieding en op deze plek  laat hij de eigenschappen en de voordelen van dit pakket zien. Voor wie geen engelstalig artikel wil of kan lezen heb ik hier een vertaling neergezet.

In kort komt het er op neer dat je het DAM boek (2^e editie, normaal 43,- euro) +  EM2 (normaal 199,- dollar) samen voor 75,- dollar kunt krijgen inclusief verzending, mits je maar even lid wordt van de DAM forum. Daar zijn overigens geen kosten aan verbonden en je kunt er erg veel informatie verkrijgen over alle onderwerpen die in het boek aan de orde komen.

Expression Media 2

EM2 wordt beschouwd als een van de beste cross-platform (Mac & Windows) oplossing voor het beheer van digitale foto’s en andere media als film, audio, pdf, etc.
Ook wanneer je Lightroom al gebruikt zul je merken dat het gebruik van een dedicated beheersysteem voordelen heeft.

Voor degenen die nog niet weten wat een programma als Expression Media nu eigenlijk precies doet ga ik hier daar wat dieper op in.

The DAM book for Photographers

Dit is het enige boek dat ik ken dat uitgebreid ingaat op over hoe je het beheer rondom je foto’s goed kunt regelen. Veel boeken over fotografie behandelen dit thema wel even ergens in een hoofdstuk op paragraaf maar vaak is het erg summier of zijn het open deuren waar je niet zo veel mee kunt.
Peter Krogh gaat met dit book ( 461 pagina’s) uitgebreid in op alle zaken waar je mee te maken krijgt wanneer je je collectie op een goede manier wilt beheren:  Opslag,  naamconventie, bestandsstructuur, het weer kunnen terugvinden van je foto’s, bescherming van je werk, hergebruikmogelijheden, etc komen allemaal uitgebreid aan bod. Als man van de praktijk komt hij met veel goede praktijkvoorbeelden en zijn er veel demo filmpjes van hem op internet beschikbaar. Het is alleen jammer dat er geen nederlandstalige uitgave van het boek verkrijgbaar is.

Waar kun je Expression Media 2 voor gebruiken?

Onderstaande is een zo goed mogelijke vertaling van Peter Krogh’s engelstalige post:


Gebruik catalogi voor je foto collectie
Om alles uit je foto collectie te halen moet je allereerst weten wat je allemaal hebt.
Expression Media is erg goed in het bekijken en organiseren van grote aantallen afbeeldingen tegelijk. Dit kan je helpen om je hele collectie in de vingers te krijgen en, wanneer je bent zoals ik, afbeeldingen terug vinden waarvan ik het bestaan was vergeten.

Maar ik gebruik Bridge of PhotoMechnic al
Een catalogus verschilt van een browser (zoals Bridge en PhotoMechanic) in die zin dat een catalogus ‘onthoud’ wat er behoort te zijn terwijl een browser alleen datgene toont wat er op dat moment daadwerkelijk is.
Dit betekent dat je met behulp van een catalogus foto’s kunt bekijken die op harde schijven staan in je studio terwijl je zelf onderweg bent. Ik vind de offline toegang waardevol, zelfs al ben ik thuis en verbonden met het netwerk omdat de catalogus me de foto’s veel sneller laat vinden dan wanneer ik door de folders zou moeten bladeren.

Een catalogus kan waardevolle diensten bewijzen bij hard disk problemen
Wanneer je je harde schijven opneemt in een catalogus dan weet je wat er op behoort te staan. Dit kan je tijd en geld schelen wanneer je een keer een probleem hebt met een harde schijf en het verschaft je zeker gemoedsrust. Wanneer je weet wat er op de harde schijf staat kun je eenvoudig constateren of er iets aan de hand is waar datarecovery voor nodig is of een restore uit een backup.

In een catalogus kunnen veel verschillende media worden ondergebracht
Expression Media kan niet alleen foto’s bevatten maar net zo eenvoudig zet je er ook audio, video’s, lettertypes, pdf’s, word documenten e.d. in.

Ondersteuning bij het opschonen van een nog niet georganiseerd archief
Omdat Expression Media met zo veel verschillende bestandsstypes werkt is het een mooi hulpmiddel bij het opschonen van een ongeorganiseerd archief met bijvoorbeeld veel duplicaten. Wanneer je al een poosje hebt gewerkt met digiale foto’s of andere digitale media dan komt het vaak voor dat je je bestanden verspreid over je harde schijven bestanden hebt staan. Expression media toont je wat je allemaal hebt en stelt je in staat om er orde in aan te brengen.

Hulp bij ontdubbeling
Expression Media kent geode mogelijkheden om verschillende versies van hetzelfde bestand te vinden en aan te geven wat de verschillen er tussen zijn. Controleer en sorteer op basis van datum, bestandsgrootte, kleurruimte, pixelgrootte etc.

Open meerdere catalogi tegelijk naast elkaar
Hiermee is het mogelijk om te controleren of de backup drives daadwerkelijk de bestanden bevatten die in de backup zouden moeten zitten en voordat bestanden weggegooid worden. Ook helpt het bij omgaan met erg grote collecties.

Maar ik heb Lightroom of Aperture al
Lightroom en Aperture zijn erg goed voor het bekijken en sorteren van foto collecties van bescheiden format. Ik ben erg gesteld op de mogelijkheid om foto’s aan te passen en te bewerken in dezelfde omgeving als waar ik ze in organiseer maar wanneer de catalogus eenmaal te groot wordt kan het te langzaam worden. Een catalogus van een grote collectie past misschien niet eens meer op je laptop. Ter vergelijking, Expression Media catalogi zijn klein en zijn snel om mee te werken. Wellicht de beste manier om oude bestanden te catalogiseren.
En hoewel Lightroom en Aperture prima werken op goed georganiseerde collecties, zul je merken dat  ze dat niet zijn wanneer je ze wilt inzetten om orde aan te brengen in minder goed georganiseerde collecties. In mijn meest gebruikte werkwijze haal ik de foto’s eerst door Lightroom als werkbestanden.  Daarna catalogiseer ik ze in Expression Media wanneer de bestanden eenmaal zijn gearchiveerd.

Hoe kan ik ontbrekende gegevens van foto’s efficient toevoegen?

Tijdens het organiseren van je fotowerk voeg je waarschijnlijk zaken als trefwoorden, personen, data en locaties toe. Op basis van deze informatie kun je daarna eenvoudig alle foto’s terugvinden die gemaakt zijn op bijvoorbeeld je woonadres.

Tijdens dit organisatiewerk zul je vaak willen weten of er nog gegevens ontbreken bij foto’s. Je wilt dan selecties maken op ontbrekende data. Het datumveld bijvoorbeeld, bij digitale foto’s wordt het IPTC datumveld overgenomen uit de Exif data welke door de camera is gegenereerd. In dat geval wordt het dus automatisch voor je geregeld maar bij gescande dia’s en negatieven is dat bijvoorbeeld niet het geval. Het IPTC datumveld blijft dan leeg en deze foto’s worden dan automatisch op basis van hun EXIF waarde gepresenteerd, dat wil zeggen op de scandatum. Deze wijkt natuurlijk (sterk) af van de datum waarop de foto werd genomen en dat is vervelend omdat de foto’s dan niet in chronologische volgorde worden getoond.

Van de foto’s en dia’s waarvan je de exacte datum weet, voeg je deze er vanzelfsprekend aan toe maar wat doe je met die afbeeldingen waarvan je het niet meer precies weet?

Omdat ik het zelf vervelend vindt dat een gescande foto wordt getoond op zijn scandatum, geef ik alle opname’s waarvan ik de exacte datum niet ken de datum van 1 januari van het betreffende jaar mee. Van vrijwel al m’n opname’s ken ik namelijk wel het jaar waarin ze gemaakt zijn. Maar hoe vind ik nu de scans die nog geen datum van me hebben meegekregen?
Bij het simpelweg voorzien van een nieuwe datum aan alle opnames uit een bepaalde folder loop je het risico dat daar foto’s tussen zitten waarvan ik wel de exacte datum weet en die zouden dan overschreven worden. Wat ik dus eigenlijk wil, is het vinden van de opnames die nog niet voorzien zijn van een datum (dat wil zeggen; een waarde ingevuld in het IPTC datumveld).
Nu, dit doe ik in Microsoft Expression Media 2 (EM2). Dit is een fotobeheerprogramma van Microsoft en het kent een zogenaamde ‘List’ view waarin je de werkbalk kunt aanpassen aan je eigen wensen. Per situatie kun je dit snel en eenvoudig aanpassen en voor eerder beschreven situatie voeg ik het veld ‘Date Finder’ aan de werkbalk toe (rechtsklikken op de werkbalk).

Selecteer in de ‘organize’ pane nu een folder waarin zich de foto’s bevinden waarvan je de datum wilt controleren.
Klik op de werkbalk op het veld ‘Date Created’. Daarmee wordt een sortering geactiveerd waarbij de foto’s op volgorde worden gesorteerd. Alle foto’s die voorzien zijn van een datum komen nu bij elkaar te staan en alle foto’s zonder datum ook, deze kunnen nu eenvoudig worden geselecteerd (klik de eerste foto zonder datum, scrol naar de laatste, hou de shift ingedrukt en klik de laatste foto aan). Deze hele set is dan in een enkele handeling van de nieuwe datum te voorzien door deze naar de gewenste datum te slepen in de ‘organize’ pane.

Fotobeheer applicatie (Catalogus) of Browser?

In het verleden vond ik het zelf lastig om te bepalen voor welke toepassing je nu welke applicatie in zet.

Vanwege de diverse invalshoeken en functionaliteit van de beschikbare applicaties ontkom je er bijna niet aan om voor de verschillende toepassingen ook verschillende applicaties te gebruiken hoewel je liever misschien alles vanuit een enkele applicatie doet.


Voor het beheren van digitale foto's worden twee typen applicaties gebruikt; browser- en catalogus software.



Wat is eigenlijk het verschil tussen beide?
Voorbeelden van browserprogramma's:

• Adobe bridge
• Windows verkenner
• Apple Finder
• Fotostation 4.5
• Photomechnic
• Perfect Browse van On1

Voorbeelden van catalogusprogramma's:

• Media Pro ( Tegenwoordig van Phase One, voorheen iView Media Pro en daarna Microsoft Expression Media)
• Adobe Lightroom
• Acdsee Photo Manager
• Canto Cumulus
• idImager
• Extensis Portfolio
• iMatch
• Fotostation Pro5
• Apple Aperture

Een catalogus applicatie kent een aantal voordelen t.o.v. een browser:

• Snelheid
• Virtuele verzamelingen
• Offline werken
• Controle
  

Snelheid

Bij een browser wordt telkens wanneer een folder met foto's wordt geopend alle informatie op dat moment opgebouwd en dat kan, met name bij grote verzamelingen, veel tijd in beslag nemen.

Bij een Catalogus wordt dit slechts eenmaal gedaan en daarna bewaard in een database. De eerstvolgende keer dat de folder benaderd wordt zal de informatie veel sneller getoond worden.

Op zoekopdrachten zal ook sneller resultaat worden getoond dan in een browser.
Er is echter wel ergens een 'omslagmoment' dat een catalogusprogramma snelheidswinst levert. Bij kleine verzamelingen (één shoot bijvoorbeeld) zal een browser over het algemeen wel sneller zijn.

Virtuele verzamelingen
Een catalogusprogramma kent zogenaamde virtuele verzamelingen (ook wel virtuele folders, collecties, labels, etc genoemd). Een foto kan maar in een enkele fysieke folder zijn opgeslagen maar daarentegen kan hij in vele virtuele groepen voorkomen.

Offline werken
Een browser kan alleen foto's laten zien die er ook daadwerkelijk zijn.

Omdat een catalogus een preview (voorvertoning) van de foto's in zijn database heeft opgeslagen kan deze de foto's ook tonen wanneer die op dat moment (even) niet beschikbaar zijn (Optische media als DVD of BlueRay bijvoorbeeld of externe harde schijven die niet zijn aangesloten).

De database (die de kern vormt van zo'n catalogus) kan naar een ander systeem, bijvoorbeeld een laptop, gekopieerd worden zonder alle foto's. Daarmee betreft dit maar een fractie van de hoeveelheid data en dat werkt veel sneller en gemakkelijker.

Controle
Een browser laat alle foto's zien die hij kan openen. Corrupte bestanden of verwijderde bestanden worden niet getoond en het risico daarvan is dat je je daar dan ook niet van bewust van bent/wordt. Een goede catalogus is in staat om te zoeken naar missende of beschadigde bestanden. Deze check zou periodiek kunnen worden gedaan om deze bestanden te ontdekken. Vervolgens kun je deze bestanden terugzetten vanaf één van de back-ups die je natuurlijk hebt gemaakt.

Veel mensen vinden het prettig om de daadwerkelijke foto bestanden 'aan te raken' en dat aanpassingen die ze doen (trefwoorden of een sterwaardering toevoegen bijvoorbeeld) in het bestand zelf worden opgeslagen. Het voordeel daarvan is dat de gegevens dan ook meteen beschikbaar zijn in andere applicaties waarin de foto wordt geopend. Het risico hiervan is wel dat het bestand telkens wordt gewijzigd. Bij iedere wijziging kan er in principe iets misgaan waardoor je het bestand beschadigd. Met deze methode is er bovendien veel meer data te back-uppen dan wanneer je de wijzigingen alleen in een database bijhoudt (catalogus).

Integriteitscheck
Lightroom bijvoorbeeld is in staat om de integriteit van bestanden te controleren zodat je vroegtijdig ontdekt of er bestanden corrupt raken waarop je dan weer passende maatregelen kunt treffen.

Dus geen browser?
Nu, dat is eigenlijk ook niet het geval. Voor specifieke zaken kan een browser zoals Bridge goede diensten bewijzen. Bijvoorbeeld om iets te controleren in het fysieke bestand zelf zoals EXIF of IPTC gegevens.  

Ook in situaties waarbij extreem snel output nodig is zoals sportwedstrijden wordt vaak al op locatie een eerste schifting gemaakt met browser als PhotoMechanic. 
In een catalogus wordt namelijk eerst een preview gegenereerd en in de database opgeslagen, dat kost enige tijd. Sportfotografen kunnen daar niet op wachten en maken daarom gebruik van programma's als PhotoMechanic die de JPG previews gebruikt die de camera al in het (RAW) bestand heeft ingebakken.

Echter in ronduit de meeste situaties zal een catalogusprogramma alle beheermogelijkheden hebben die je nodig hebt.