Foto’s organiseren in folders of niet? Deel 2

Recent heb ik bovenstaande (retorische) vraag gepost op Twitter over deel 1 van dit onderwerp en toen ik daarop onverwacht toch een antwoord kreeg was dat de trigger voor mij om een tweede deel te maken. 

Daarom vandaag twee praktijksituaties waarin het me niet zou hebben geholpen wanneer ik mijn foto’s alleen met behulp van folders zou hebben georganiseerd.

Casus 1: Jubileum

Voor een jubileum van een familielid had ik de foto’s nodig van diverse gebeurtenissen en mijlpalen in de afgelopen decennia. Terugkijkend besef ik (pas) welke situaties ik daar concreet voor wil gebruiken. De structuur die ik destijds gebruikte om mijn foto’s in onder te brengen bood echter geen soelaas. Ik had geen rekening gehouden met mijn huidige behoefte. Bij gebrek aan een glazen bol kon dat natuurlijk ook niet.

Ik had bijvoorbeeld een foto in gedachten van de betreffende persoon aan het waterskiën in Oostenrijk. Mijn foto’s waren georganiseerd in folders in het stramien Foto’s/Vakanties/Jaartal/Land.

Nu gingen we in die periode vaak naar Oostenrijk. Om de betreffende foto te vinden zou ik van verschillende jaren door alle foto’s moeten bladeren om de gewenste foto te vinden.

Echter nu ik mijn foto’s tegenwoordig beheer in een DAM (Digital Asset Management) kon ik de betreffende foto vrij snel vinden. Namelijk met behulp van een zoekopdracht: naam persoon + Oostenrijk + waterski

Dat gaf een stuk of 20 resultaten waaruit ik de gewenste foto er in een oogopslag uit kon pikken. Het opstarten van de computer duurde langer dan om deze foto te vinden.

Casus 2: Afscheid groep 8

Hoewel mijn kinderen al een paar jaar van de basisschool af waren werd ik toch door de school gevraagd of ik nog foto’s had van kinderen die nu in groep 8 zitten en binnenkort gaan ‘afzwaaien’. Daar wordt traditiegetrouw jaarlijks een fotoboek voor gemaakt en omdat mijn kinderen op deze school hebben gezeten was het idee dat ik wel foto’s zou hebben van evenementen waar ook kinderen op voorkomen die nu nog op school zitten.

Door de foto’s bladeren was voor mij geen optie omdat het om vele duizenden foto’s gaat en ik bovendien niet weet welke kinderen momenteel in groep 8 zitten.

De oplossing was dat een ouder mij een scan deed toekomen van de recentste klassenfoto’s plus een lijstje met alle namen van de kinderen die erop staan.

Deze foto heb ik ondergebracht in mijn fotobeheerapplicatie (Mijn DAM is tegenwoordig Lightroom, daarvoor was dit Expression Media). Daar heb ik vervolgens alle gezichten ‘getagd’ met de namen die mee waren gestuurd met de klassenfoto. 

De gezichtsherkenning van het programma deed vervolgens het echte werk. Die herkende alle foto’s in mijn catalogus waar dezelfde kinderen nog meer op stonden.

Tenslotte kon ik alle foto’s van ieder afzonderlijk kind groeperen, daar een webalbum van maken en die delen met de ouders die zich bezighouden met het samenstellen van het fotoboek. Zij konden de gewenste foto’s zelf downloaden en gebruiken voor het maken van een afscheidsboek. Uit ervaring weet ik dat dit nog het meeste werk is.

Mijn aandeel bleef ditmaal beperkt tot een uurtje werk. Dit was echter alleen mogelijk met behulp van een fotobeheerapplicatie (DAM) en was niet mogelijk geweest wanneer ik alleen had kunnen terugvallen op een folderstructuur.

Conclusie:

Er zijn nog talloze voorbeelden te noemen die illustreren waarom het beter is om je foto’s te organiseren met behulp van een DAM in plaats van alleen te vertrouwen op je geheugen en een degelijke folderstructuur. Versta me niet verkeerd; een degelijke folderstructuur is uiteraard nodig maar het is niet voldoende.

Kijkerdekijk

Als tiener ontving ik maandelijks de ‘Kijk’, een populairwetenschappelijk tijdschrift. Hij werd steevast persoonlijk afgegeven door de vaste bezorger met "Hier is de kijkerdekijk!". 
Hij dacht daarmee leuk te zijn maar niet om die reden was het altijd fijn dat hij kwam, ik keek namelijk erg uit naar wat er deze maand weer in zou staan!

Na een paar jaar Kijk’s verzamelen (en jaarlijks bundelen in een jaarband) bleek het vaak lastig om bepaalde artikelen terug te vinden. Ik wist zeker dat ik ergens iets over een onderwerp had gelezen maar om het opnieuw te raadplegen of om aan iemand anders te laten zien lukte het me vaak niet of pas na veel moeite om het betreffende artikel terug te vinden.

Uiteraard hadden de afzonderlijke tijdschriften een inhoudsopgave maar per jaargang moest je dan 12 inhoudsopgaven doorbladeren. Allemaal verspreid door de betreffende jaarband en dus onhandig. Bovendien waren de inhoudsopgaven alleen voorzien van de koppen van de artikelen en die bleken vaak niet primair gericht op het overbrengen van de kern van het onderwerp. (Bijvoorbeeld de titel ‘Moeilijk, moeilijk’ wanneer het ging over de Indonesische genocide...).

Ik heb toen een stuk of 10 losbladige notitieboekjes gekocht en daarin onderwerpen op alfabetisch volgorde bijgehouden met het betreffende Kijk-nummer en (start)pagina. 

Het losbladige systeem zorgde ervoor dat wanneer ik een nieuw onderwerp had dat tussen twee andere onderwerpen in moest dan eenvoudig het betreffende blaadje kon vervangen. Een mooi systeem dat initieel wel veel werk koste (al mijn jaargangen doorwerken en de onderwerpen er uit distilleren en registreren) maar waarvan ik naderhand veel plezier had. Ik kon eenvoudig en snel een artikel terugvinden!

Af en toe moet ik hier nog aan terugdenken wanneer ik bezig ben om orde op zaken te stellen met betrekking tot mijn fotocollectie. Ook daar weet ik van bepaalde opnames dat ze moeten bestaan. Het terugvinden is alleen vaak een uitdaging. Vandaar dat ik al jaren geleden gestart ben met specifieke software voor het beheren van mijn collectie. Naast het veiligstellen van de foto’s voor de toekomst gaat het in mijn beleving dan vooral over dat ik de foto’s kan gebruiken wanneer mij dat goed uitkomt. Dat wil zeggen dat ik een bepaalde opname snel en eenvoudig terug kan vinden.

Ook nu kost dit initieel weer het een en ander aan werk voordat ik er de vruchten van kan plukken. Eerst moeten de foto’s van trefwoorden, locaties en persoonsnamen worden voorzien voordat ze op basis van die informatie kunnen worden doorzocht. Gelukkig wordt de software steeds intelligenter en brengen zaken als GPS en gezichtsherkenning een hoop verbetering. Met het juiste gereedschap hoef je die informatie dus al niet meer met de hand in te vullen en de toekomst brengt waarschijnlijk alleen nog maar meer gemak.

Blijft eigenlijk alleen de informatie over die we als mens moeten interpreteren. Vaak gaat het daarbij om het conceptuele begrip die niet zo maar door een apparaat of software over is te nemen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan minder tastbare trefwoorden en uitdrukkingen als ‘toekomst’, ‘ geluk’, ‘vergane glorie’ (Hier schreef ik eerder al eens over).

Uiteraard hoef je niet al je foto’s voorzien van dit soort informatie. Ikzelf beperk dit tot alleen mijn allerbeste foto’s. Ook daarvoor is een fotobeheerapplicatie weer onontbeerlijk maar wanneer je consequent een (ster)waarderingsysteem aanhoudt is het heel laagdrempelig om alleen de foto’s met bijvoorbeeld 3 sterren of meer te voorzien van extra trefwoorden. De hoeveelheid werkt valt dan reuze mee. (hier schreef ik al eens eerder over een praktisch te gebruiken methodiek om je foto’s te waarderen).

Is de Bibliotheek module van Lightroom lastig?

Heel veel fotografen gebruiken tegenwoordig Adobe Lightroom maar het wordt niet door iedereen even handig gevonden. Vooral over de Bibliotheek module zie ik vaak vragen voorbij komen in fora e.d.

Eén van de recentste vragen die ik zag was waarom je niet een foto kunt openen en opslaan zoals dat met andere fotobewerkers kan (zoals Photoshop). 
Nu, dit raakt aan het basisconcept van Lightroom. Lightroom is namelijk niet primair een fotobewerkingsprogramma maar een fotobeheerprogramma. Dit aspect wordt vaak lastig gevonden is mijn ervaring. Toch is het niet zo moeilijk, wellicht werkt onderstaande vergelijking verhelderend:

In de tijd van de analoge fotografie beheerde ik mijn negatieven in mappen:

Ieder nieuw jaar begon ik met een nieuwe map en dan gaf ik die het betreffende jaartal als nummer mee. In hele drukke jaren konden er meerder mappen zijn. In dat geval had ik dan bijvoorbeeld een map 1999/1 en een map 1999/2.

Iedere pagina in zo’n album had z’n eigen nummer (of in mijn geval een lettercombinatie):

Ik bewaarde maximaal 1 film op zo'n pagina en zoals je aan de afbeelding hierboven kunt zien lukte dat bij kleinbeeld (maar ook rolfilm) prima. Elke film correspondeerde dus met een specifieke pagina nummer.

De individuele opnames hadden ook vrijwel altijd (met uitzondering van sommige bulkfilm, die je zelf moest vullen in cassettes die daar speciaal voor gemaakt waren) een eigen volgnummer.

Foto afdrukken voorzag ik (op de achterkant) dan altijd van het Albumnummer-paginalettercombi-negatiefnummer, bijvoorbeeld: 1999/1-ABC-24

Voor mijn eigen overzicht (en vooral om later nog eens iets terug te kunnen vinden...) had ik iedere album voorzien van een indexpagina met daarop:

JAAR, BLADZIJDE, FILMNUMMER, BESCHRIJVING

Toen de computer eenmaal intrede had gedaan heb ik al deze overzichten overgenomen naar een Excelsheet zodat ik er ook daadwerkelijk gemakkelijk in kon zoeken (Ctrl F). Zo'n sheet zag er zo uit:

Later, toen ik m’n negatieven ging scannen heb ik de betreffende tabel uitgebreid met links (URL's) naar de mappen waarin de scans stonden:

Door op de URL van een bepaalde map te klikken werden de scans van de betreffende film getoond.

Nu, op een vergelijkbare manier zie ik Lightroom eigenlijk ook. Mijn foto’s zitten niet echt ‘in’ Lightroom zoals veel mensen denken. Het betreft slechts een VERWIJZING naar mijn foto’s, net zoals de URL in mijn Excel sheet dat ook was.

Wanneer je Lightroom ziet als een wat uitgebreidere Excel sheet waarop de gegevens van je foto’s staan dan is het waarschijnlijk ook duidelijk waarom je foto’s moet "importeren". Feitelijk worden je foto’s helemaal niet geïmporteerd, ik vind dat dan ook geen goede naam, maar worden alleen de gegevens over je foto’s ingelezen. Dat zijn naast de camera gegevens en de locatie (waar de foto’s staan) ook een thumbnail zodat ook een visuele controle mogelijk is. Ook veel leuker dan de saaie overzichten van mijn vroegere Excel sheets trouwens.

Nieuwe foto’s moeten dus telkens eerst worden toegevoegd aan de ‘sheet’ voordat je er vanuit Lightroom iets mee kunt zoals bewerken. Want dat is de wat bekendere ‘tak’ van de applicatie. Voor veelgebruikte beeldbewerkingen als helderheid, contrast, kleur, doordrukken en tegenhouden, bijsnijden e.d. heb je Photoshop dan ook helemaal niet meer nodig. Maar daarvoor moet de foto dus wel eerst bekend zijn in Lightroom en moet je die dus allereerst ‘importeren’ (lees ook: inlezen, indexeren o.i.d.).

Nadat je foto’s eenmaal bekend zijn bij Lightroom is het belangrijk om het bestandsbeheer alleen binnen Lightroom te doen. Omdat je foto’s niet ‘echt’ in Lightroom zitten weet het niet wanneer je foto’s buiten Lightroom om zou verplaatsen naar andere folders. Wanneer je dit binnen Lightroom doet worden je foto’s niet alleen naar de gewenste map verplaatst maar werkt Lightroom zijn eigen administratie ook meteen bij. Om de vergelijking met de Exel scheet nogmaals te maken. Daarin kon dit niet. Ik kon bestanden alleen verplaatsen met de verkenner of finder. De link in mijn sheet werkte dan niet meer en die moest ik daar dus wijzigen. 

Wanneer ik de foto’s verplaatste naar een andere harde schijf moest ik ze zelfs allemaal bij langs….

Gelukkig zijn dat soort problemen niet meer aan de orde maar wellicht komen er weer andere voor terug...