Een of meerdere Lightroom catalogi?

Veel fotografen worstelen met deze vraag en Adobe adviseert om in principe een enkele mastercatalogus te gebruiken. Ook veel fotografen hanteren deze visie.

Toch is het mogelijk om er verschillende catalogi er op na te houden en er bestaan ook diverse argumenten voor. Peter Krogh schreef er zelfs een heel boek over (zie ook mijn review over zijn ‘Multi-Catalog Workflow with Lightroom 5’ ). Het feit dat zo'n boek bestaat toont op zijn minst aan dat er blijkbaar behoefte bestaat aan meerdere catalogi.

Adobe heeft Lightroom ontworpen met als uitgangspunt een enkele catalogus. Je kunt al je foto’s prima beheren in een enkele catalogus, er is in principe geen limiet voor wat betreft het aantal foto’s. 

Daar komt bij dat er wel belangrijke nadelen zijn aan het gebruik van meerdere catalogi. Zo kun je slechts 1 catalogus tegelijk doorzoeken op bijvoorbeeld trefwoorden. Zoek je dus een bepaalde foto dan is het mogelijk dat je meerdere catalogi achter elkaar moet doorzoeken.

Nog meer nadelen van multiple catalogus strategie zijn:

• Je kunt maar 1 catalogus tegelijk open hebben. Wil je een andere catalogus bekijken dan ben je verplicht de catalogus die je op dat moment open hebt staan eerst af te sluiten
• Iedere catalogus heeft zijn eigen lijst met Keywords (trefwoorden). Die kun je overigens wel exporteren vanuit de ene catalogus en importeren in een andere
• Administratie rondom meerdere catalogi; wat, waar, e.d. Je zult dit moeten bijhouden
• Je kunt de gezondheid van je bestanden door Lightroom laten controleren (DNG Validatie) maar dit werkt alleen voor de huidig geopende catalogus. Heb je er 10 dan zijn dat dus 30 handelingen (10 x catalogus openen / DNG valideren / Catalogus sluiten)
• De preview settings zijn catalogus specifiek. Dat wil dus zeggen dat je die voor al je catalogi afzonderlijk zult moeten instellen. Verander je een keer iets dan is de kans groot dat je dit ook zo voor je andere catalogi wilt instellen
• Verzamelingen (en slimme verzamelingen) zijn catalogus specifiek. Je moet ze dus voor iedere catalogus afzonderlijk maken en bijhouden

Bij mijn oriëntatie op de overgang van mijn huidige DAM systeem, Expression Media, naar Lightroom heb ik me de afgelopen tijd stevig in deze materie verdiept. Momenteel gebruik ik namelijk wel meerdere catalogi. Vooral omdat EM limieten kent voor wat betreft het aantal media items dat je er in kunt beheren en hoe groot of de database mag worden (respectievelijk 128.000 items en 2 Gb).

Expression Media heeft bovendien als voordeel boven Lightroom (een van de weinige overigens...) dat je WEL meerdere catalogi tegelijk open kunt hebben en dat je die ook tegelijk kunt doorzoeken op trefwoorden.

Momenteel heb ik dus meerdere catalogi, te weten zeven:

• Archief Origineel
• Archief Afgeleid
• Archief Afgeleid DiaScans
• Archief Afgeleid Negatiefscans
• Archief Andermans Werk
• Mijn Afbeeldingen
• En nog wat projectcatalogi

In Archief Origineel zitten al mijn originele RAW bestanden (als DNG’s), feitelijk mijn voornaamste catalogus dus.

De drie catalogi die beginnen met Archief_Afgeleid bevatten geen oorspronkelijk bronmateriaal, net zoals de naam al suggereert. In twee gevallen is het duidelijk; de scans van mijn dia’s en negatieven. De derde is wat minder duidelijk. In de beginperiode maakte ik JPG bestanden van al mijn DNG’s. Dat waren tenslotte de bestanden waar ik daadwerkelijk iets mee kon. Op mijn website zetten, delen met anderen, een fotoalbum maken, etc. Tegenwoordig maak ik alleen JPG’s op het moment dat ik ze ergens voor nodig heb maar bewaar ik ze daarna niet. De enige afgeleide bestanden die ik tegenwoordig krijg, zijn (Photoshop) bewerkingen van mijn originelen. Dan ontstaat er een nieuw bestand (meestal TIF) en die bewaar ik uiteraard wel omdat er werk in heeft gezeten. De JPG die ik daar dan (eventueel) weer van maak bewaar ik dan overigens weer niet. Die is met 1 druk op de knop weer opnieuw te genereren wanneer ik hem nog eens nodig heb. Mijn Archief Afgeleid groeit dus niet meer zo hard als in het begin en de drie ‘ Afgeleide’  catalogi zou ik dan ook prima tot een enkele archief kunnen samenvoegen.

In Archief Andermans Werk zit, zoals de naam al aangeeft, geen eigen werk. Volgens mij een hele legitieme reden om het in een aparte catalogus onder te brengen hoewel ik in de praktijk daar al wel eens ‘last’ van heb gehad.

Bij een opdracht of situatie waarin je met meerdere fotografen werkt en je de foto’s in een gezamenlijk resultaat wilt presenteren (webpagina, fotoalbum o.i.d) is het gemakkelijk dat je de foto’s ook in 1 verzameling (Lightroom) of Catalogset (EM) kunt beheren. Toch denk ik niet dat ik mijn werk wil mixen met werk van anderen en ik zal hier dan ook een afzonderlijke catalogus voor aanhouden.

Voor wat betreft ‘Mijn afbeeldingen’, dat is een rommeltje van allerhande plaatjes van verschillende bronnen. Ik geloof dat ik die maar helemaal laat vervallen.  De enige foto’s die ik hier wil bewaren (en beheren) zijn die uit m’n telefoon maar die kan ik wel in een andere catalogus onderbrengen.

Ook de projectcatalogi hoef ik niet naar Lightroom over te zetten. Die waren tenslotte alleen maar tijdelijk en zijn na hun gebruik overgeheveld naar de master catalogus. In de toekomst sluit ik niet uit dat ik, om bijvoorbeeld performance redenen, toch weer gebruik van projectcatalogi ga maken. Echter wanneer die klaar zijn zullen ze ook weer opgaan in de Master catalogus.

Op dit moment zie ik dus 3 catalogi in Lightroom waarheen ik mijn huidig materiaal moet gaan migreren:

1. Origineel werk
2. Afgeleid werk
3. Andermans werk

De volgende stap is hoe ik mijn organisatie in Expression Media met ‘Catalog sets’ om kan zetten naar (slimme) ‘verzamelingen’ in Lightroom maar daar heb ik al wat ideeën voor. Daarover een volgende keer meer.