Voorjaar, grote schoonmaak!

Trefwoorden bij foto’s opschonen

In augustus 2018 schreef ik al eens over trefwoorden (link) en toen was ik ervan overtuigd dat ik een consistente lijst met trefwoorden nodig had (‘Controlled vocabularies’) maar jaren later blijkt dat mee te vallen. Mocht je je foto’s willen verkopen via een (micro)stock bureau dan ligt het iets anders maar voor eigen gebruik is het zeker niet noodzakelijk.

Zaken die je als trefwoord (in het engels ‘Keyword’) opneemt hebben normaal gesproken als eerste betrekking op datgene wat er op de foto staat; Wie, Wat, Waarom, Wanneer, Waar en Hoe. Wees daarbij relevant, consistent (als je erom denkt), specifiek en beschrijvend. Gebruik enkelvoud tenzij de spelling met meervoud verschilt (catalogus versus catalogi bijvoorbeeld).

De meeste mensen die al een poosje foto’s beheren hebben al wel eens gebruik gemaakt van trefwoorden. Wanneer je toen geen rekening hebt gehouden met bovenstaande, kan het zijn dat je wilt gaan ‘opschonen’. Nu, met een fotobeheerprogramma als Lightroom (de Classic versie moet ik er tegenwoordig bij zeggen) kan dit heel eenvoudig. Wanneer je in de ‘Bibliotheekmodus’ zit heb je aan de rechterkant een ‘Pane’ die ‘Trefwoordenlijst’ heet:

Hier zie je alle trefwoorden die je in totaal aan alle foto’s hebt toegekend Hier kun je rustig eens doorheen navigeren om te zien of je zaken opvallen je ‘gerepareerd’ wilt hebben:

Hierboven bijvoorbeeld zie ik dat ik een trefwoord ‘avond opname’ heb maar ook een ‘Avondopname’. Nu vind ikzelf eigenlijk de tweede beter, ik wil dus de foto’s die voorzien zijn met het trefwoord ‘avond opname’ aanpassen. Daartoe selecteer ik het trefwoord ‘avond opname’ en klik daarna op het witte pijltje naar rechts dat naast dit trefwoord staat. Daarmee worden alle foto’s die voorzien zijn van dit trefwoord gefilterd.

Je kunt al deze (29 in dit geval) foto’s selecteren d.m.v. de toetscombinatie Ctrl + A (bij Mac is dit Cmd + A).

Het juiste trefwoord (‘Avondopname’) is op verschillende manieren aan deze set foto’s toe te kennen. De twee eenvoudigste zijn:

1. Je kunt de geselecteerde 29 foto’s eenvoudigweg op het betreffende trefwoord slepen met de muis
2. Je kunt het aanvinkvakje (dat voor het trefwoord staat) aanvinken

In beide gevallen gaat de teller achter het trefwoord omhoog van 46 naar 75. Als er niets gebeurt met de teller wijst dit erop dat de foto’s al voorzien waren van het betreffende trefwoord. Dit kan overigens ook voor een deel van de foto’s gelden.

Omdat de foto’s nu het gewenste trefwoord ‘Avondopname’ hebben wil ik het niet-gewenste trefwoord ‘avond opname’ verwijderen. Dit gaat heel eenvoudig door met de rechtermuisknop op dat trefwoord te klikken en dan voor ‘verwijderen’ te kiezen. Je ziet dan onderstaande melding:

Zoals je ziet gebeurt er niets met de foto’s zelf, precies wat we willen. Bevestig dan ook ‘Verwijderen’.

Op deze manier kun je al te trefwoorden doorlopen. Echter wanneer dit er veel zijn dan kan het zijn dat Lightroom ze niet allemaal kan tonen. Dan helpt het om ze te groeperen. In Lightroom is het namelijk mogelijk om een hiërarchie van trefwoorden te maken waarbij het ene trefwoord onder een andere wordt geplaatst. Het trefwoord Zwolle kan dan bijvoorbeeld onder Overijssel komen. Over ‘hiërarchische trefwoorden’ is veel meer te vertellen dan wat ik hier doe. Hier beperkt ik me tot het gebruik ervan bij het reorganiseren van trefwoorden.

Wat ik gedaan heb ik is voor iedere letter van het alfabet een trefwoord op het hoogste niveau aanmaken. Onder de A komen dan alle trefwoorden die beginnen met een A. Dit kan eenvoudig door ze te selecteren en te slepen. Meerdere trefwoorden selecteer je door de eerste aan te klikken, dan de Ctrl (bij Mac de Cmd) toets ingedrukt te houden en dan het laatste trefwoord van de reeks aan te klikken.

Wat ik vervolgens gedaan heb is voor de verschillende soorten trefwoorden categorieën aanmaken:

Nu doorloop ik alle trefwoorden onder ‘A’

• Alle trefwoorden die op een locatie slaan sleep ik naar ‘_Locatie’
• Alle persoonsnamen die ik tegenkom sleep ik naar ‘_Mensen’
• Al mijn ‘helpertrefwoorden’ (Daar zal ik nog een keer een afzonderlijk artikel over schrijven. In augustus 2016 bracht ik het al kort ter sprake) sleep ik naar ‘_Utility set’.

Wanneer ik alle trefwoorden heb doorlopen ga ik naar ‘_Mensen’ en kijk ik of er bepaalde personen dubbel staan genoemd (Dit kan doordat ik vroeger voornaam/achternaam schreef maar tegenwoordig achternaam/voornaam. Verder kunnen meisjesnamen en schrijffouten eenvoudig voor dubbelelingen zorgen). Doe daar hetzelfde als hiervoor beschreven. Het niet meer gebruikte en/of foutief geschreven trefwoord verwijder ik.

Onder ‘_Locatie’ maak ik vervolgens een nadere onderverdeling: Werelddelen, landen en plaatsen. Daar breng ik dan alle trefwoorden verder in onder door ze daar simpelweg naar toe te slepen.

Door er op deze manier aan de slag te gaan met je trefwoorden leer je heel snel de logica die schuil gaat achter bepaalde dubbelingen. Daardoor ga je in de toekomst  trefwoorden consistenter gebruiken. En dat helpt je weer om later foto’s terug te vinden van personen, onderwerpen of situaties.

Succes met de grote schoonmaak!