Voorjaar, grote schoonmaak!

Trefwoorden bij foto’s opschonen

In augustus 2018 schreef ik al eens over trefwoorden (link) en toen was ik ervan overtuigd dat ik een consistente lijst met trefwoorden nodig had (‘Controlled vocabularies’) maar jaren later blijkt dat mee te vallen. Mocht je je foto’s willen verkopen via een (micro)stock bureau dan ligt het iets anders maar voor eigen gebruik is het zeker niet noodzakelijk.

Zaken die je als trefwoord (in het engels ‘Keyword’) opneemt hebben normaal gesproken als eerste betrekking op datgene wat er op de foto staat; Wie, Wat, Waarom, Wanneer, Waar en Hoe. Wees daarbij relevant, consistent (als je erom denkt), specifiek en beschrijvend. Gebruik enkelvoud tenzij de spelling met meervoud verschilt (catalogus versus catalogi bijvoorbeeld).

De meeste mensen die al een poosje foto’s beheren hebben al wel eens gebruik gemaakt van trefwoorden. Wanneer je toen geen rekening hebt gehouden met bovenstaande, kan het zijn dat je wilt gaan ‘opschonen’. Nu, met een fotobeheerprogramma als Lightroom (de Classic versie moet ik er tegenwoordig bij zeggen) kan dit heel eenvoudig. Wanneer je in de ‘Bibliotheekmodus’ zit heb je aan de rechterkant een ‘Pane’ die ‘Trefwoordenlijst’ heet:

Hier zie je alle trefwoorden die je in totaal aan alle foto’s hebt toegekend Hier kun je rustig eens doorheen navigeren om te zien of je zaken opvallen je ‘gerepareerd’ wilt hebben:

Hierboven bijvoorbeeld zie ik dat ik een trefwoord ‘avond opname’ heb maar ook een ‘Avondopname’. Nu vind ikzelf eigenlijk de tweede beter, ik wil dus de foto’s die voorzien zijn met het trefwoord ‘avond opname’ aanpassen. Daartoe selecteer ik het trefwoord ‘avond opname’ en klik daarna op het witte pijltje naar rechts dat naast dit trefwoord staat. Daarmee worden alle foto’s die voorzien zijn van dit trefwoord gefilterd.

Je kunt al deze (29 in dit geval) foto’s selecteren d.m.v. de toetscombinatie Ctrl + A (bij Mac is dit Cmd + A).

Het juiste trefwoord (‘Avondopname’) is op verschillende manieren aan deze set foto’s toe te kennen. De twee eenvoudigste zijn:

1. Je kunt de geselecteerde 29 foto’s eenvoudigweg op het betreffende trefwoord slepen met de muis
2. Je kunt het aanvinkvakje (dat voor het trefwoord staat) aanvinken

In beide gevallen gaat de teller achter het trefwoord omhoog van 46 naar 75. Als er niets gebeurt met de teller wijst dit erop dat de foto’s al voorzien waren van het betreffende trefwoord. Dit kan overigens ook voor een deel van de foto’s gelden.

Omdat de foto’s nu het gewenste trefwoord ‘Avondopname’ hebben wil ik het niet-gewenste trefwoord ‘avond opname’ verwijderen. Dit gaat heel eenvoudig door met de rechtermuisknop op dat trefwoord te klikken en dan voor ‘verwijderen’ te kiezen. Je ziet dan onderstaande melding:

Zoals je ziet gebeurt er niets met de foto’s zelf, precies wat we willen. Bevestig dan ook ‘Verwijderen’.

Op deze manier kun je al te trefwoorden doorlopen. Echter wanneer dit er veel zijn dan kan het zijn dat Lightroom ze niet allemaal kan tonen. Dan helpt het om ze te groeperen. In Lightroom is het namelijk mogelijk om een hiërarchie van trefwoorden te maken waarbij het ene trefwoord onder een andere wordt geplaatst. Het trefwoord Zwolle kan dan bijvoorbeeld onder Overijssel komen. Over ‘hiërarchische trefwoorden’ is veel meer te vertellen dan wat ik hier doe. Hier beperkt ik me tot het gebruik ervan bij het reorganiseren van trefwoorden.

Wat ik gedaan heb ik is voor iedere letter van het alfabet een trefwoord op het hoogste niveau aanmaken. Onder de A komen dan alle trefwoorden die beginnen met een A. Dit kan eenvoudig door ze te selecteren en te slepen. Meerdere trefwoorden selecteer je door de eerste aan te klikken, dan de Ctrl (bij Mac de Cmd) toets ingedrukt te houden en dan het laatste trefwoord van de reeks aan te klikken.

Wat ik vervolgens gedaan heb is voor de verschillende soorten trefwoorden categorieën aanmaken:

Nu doorloop ik alle trefwoorden onder ‘A’

• Alle trefwoorden die op een locatie slaan sleep ik naar ‘_Locatie’
• Alle persoonsnamen die ik tegenkom sleep ik naar ‘_Mensen’
• Al mijn ‘helpertrefwoorden’ (Daar zal ik nog een keer een afzonderlijk artikel over schrijven. In augustus 2016 bracht ik het al kort ter sprake) sleep ik naar ‘_Utility set’.

Wanneer ik alle trefwoorden heb doorlopen ga ik naar ‘_Mensen’ en kijk ik of er bepaalde personen dubbel staan genoemd (Dit kan doordat ik vroeger voornaam/achternaam schreef maar tegenwoordig achternaam/voornaam. Verder kunnen meisjesnamen en schrijffouten eenvoudig voor dubbelelingen zorgen). Doe daar hetzelfde als hiervoor beschreven. Het niet meer gebruikte en/of foutief geschreven trefwoord verwijder ik.

Onder ‘_Locatie’ maak ik vervolgens een nadere onderverdeling: Werelddelen, landen en plaatsen. Daar breng ik dan alle trefwoorden verder in onder door ze daar simpelweg naar toe te slepen.

Door er op deze manier aan de slag te gaan met je trefwoorden leer je heel snel de logica die schuil gaat achter bepaalde dubbelingen. Daardoor ga je in de toekomst  trefwoorden consistenter gebruiken. En dat helpt je weer om later foto’s terug te vinden van personen, onderwerpen of situaties.

Succes met de grote schoonmaak!

Foto's organiseren, waarom zou je?

Foto’s zijn tegenwoordig allemaal digitaal. Veel mensen bewaren ze al ‘in de cloud’ en de computer helpt je met het vinden van de foto’s. Dus waarom zou je de organisatie rondom je foto's niet gewoon overlaten aan je computer? 

Hieronder een paar argumenten:

Alles is gemakkelijker terug te vinden

De meeste fotografen zullen een hekel hebben om trefwoorden aan foto’s mee te geven, ze van een sterwaardering te voorzien en ze in categorieën onder te brengen. Toch is dat wat het maakt dat je de juiste foto snel kunt (terug)vinden.

Het is dus zaak om de juiste balans te vinden tussen het werk wat je er in stopt en het gemak wat je er daarna van hebt. Het kan even wat tijd kosten om een efficiënte werkwijze te ontwikkelen maar met enig moeite is het mogelijk op iets te komen dat goed bij jou past. Dat laatste is belangrijk omdat je een systeem wilt waarvan je weet dat je de zelfdiscipline hebt om die consequent te blijven gebruiken. Erg individueel dus.

Inzicht in voortgang van je werk

Door je foto’s goed te organiseren en een workflow te hanteren die goed bij je past zul je weten waar je bent gebleven in het proces. Zaken waar je niet aan toe bent gekomen zul je met veel minder moeite later weer op kunnen pakken.

Ontwikkel jezelf

Het valt mij op dat ik bijna in één oogopslag kan zien welke foto van een serie de beste is. Het is echter veel moeilijker om te zien waar dat dan precies van komt (er van uitgaande dat die andere foto’s technisch allemaal in orde zijn). Toch is het de moeite waard om te zien of je kunt ontdekken waarom die ene foto er uit springt. Dat inzicht kun je een volgende keer gebruiken als startpunt waardoor je je kwalitatief zult ontwikkelen.

Je leert van eerder gemaakte fouten
Door consequent je materiaal te doorlopen en te beoordelen ontdek je sneller fouten, zeker wanneer je ze herhaalt. Dat geeft je dan de mogelijkheid om te kijken of je die kunt voorkomen.

Herontdek materiaal en ideeën

Wanneer ik door mijn catalogus browse ontdek ik regelmatig nieuwe zaken. Dingen die ik bij een vorige opdracht of trip 'er naast heb gedaan', ‘voor later’. Destijds heb ik me geconcentreerd op waar het me toen om ging maar die extraatjes liggen er nog. Soms zijn die goed genoeg om opnieuw op te pakken of er een nieuwe wending aan te geven.

Het kan ook zijn dat er een leuke serie is te maken met individuele foto’s uit andere series. Dit lukt alleen wanneer je die dan ook daadwerkelijk (gemakkelijk) weer terug kunt vinden.

Ontdek overeenkomsten en ontwikkel je eigen stijl
Maak je veel portretten of juist vaker landschappen? Fotografeer je liever zwart/wit dan kleur? Professionele fotografen organiseren hun werk over het algemeen op onderwerp, project en/of thema. Wanneer je dat zelf ook gaat doen ontdek je sneller wat voor 'soort' fotograaf je bent.

Gemakkelijker voor potentiële klanten

Wanneer je eenmaal professioneel gaat en wilt weten wat je sterkste kant is kun je kijken wat je onderscheid van de concurrentie. Met die foto’s kun je vervolgens potentiële klanten benaderen. Met een goed georganiseerde portfolio laat je meteen een professionele indruk achter.

Kortom, een aantal argumenten waarom of je de organisatie van je foto's in eigen hand zou willen houden. In de meeste gevallen zul je daarbij op een DAM uitkomen. Dat staat voor Digital Asset Management en betekent zo ongeveer 'fotobeheerapplicatie'. Voorbeelden van zo'n programma zijn ACDsee, PhaseOne Expression Media, Adobe Lightroom etc.

Foto’s organiseren in Lightroom op basis van trefwoorden (1)

Een van de manieren om je foto's te organiseren binnen Lightroom is met behulp van trefwoorden. Voordat we daar iets mee kunnen moeten deze trefwoorden eerst aan de foto’s worden toegevoegd. Lightroom kent daar meerdere methodes voor. Drie populaire zijn:

1. Met het Trefwoord paneel
2. Met de spuitbus
3. Via het Import menu

Methode 1: Trefwoord Paneel

De eenvoudigste methode om trefwoorden toe te voegen is via het paneel ‘Trefwoorden vastleggen’ dat zichtbaar is de ‘Bibliotheek’ weergave:

Zorg er wel voor dat het veld naast ‘Trefwoordtags’ op ‘Trefwoorden invoeren’ staat. (Dit kun je aanpassen dmv de dubbele pijl omhoog/beneden aan de rechterkant). 

Daarna kun je in het grote veld er onder typen.

Selecteer een foto en typ in het grote veld de trefwoorden die bij deze opname horen, gescheiden door een komma. Bevestig met Enter.

Je kunt ook meerdere foto’s tegelijk selecteren door de Ctrl toets ingedrukt te houden en dan de verschillende foto’s aan te klikken. Wanneer je dan één of meerdere trefwoorden toevoegt en bevestigt met Enter hebben alle geselecteerde foto's deze trefwoorden toegekend gekregen.

Je kunt ook alle foto’s in de weergave selecteren. Dit gaat met Ctrl+A. Wanneer je daarna een trefwoord toevoegt krijgen alle foto’s die toegewezen.

Deze methode leent zich met name voor foto’s die je hebt geselecteerd als de betere uit de reeks. Foto’s met meerdere sterren zeg maar, die je waarschijnlijk ook nog afzonderlijk zult bewerken (kleuren corrigeren, goede uitsnede maken e.d.). Deze individuele foto’s zullen waarschijnlijk al enkele trefwoorden hebben (uit de import bijvoorbeeld, zie de 3e beschreven methode). Echter voor juist deze foto’s is het de moeite waard om er iets meer tijd in te steken dan in de overige voor wat betreft trefwoorden. En dat gaat dan het eenvoudigste via het Trefwoord paneel.

Methode 2: Spuitbus

Dit gereedschap is alleen zichtbaar wanneer je in Bibliotheekmodus zit:

En dan moet de weergave ook nog op Grid staan:

Onder in het scherm wordt nu de spuitbus zichtbaar:

Wanneer je nu op de spuitbus klikt kun je een trefwoord ingeven in het veld dat nu verschijnt:

(Zorg er wel voor dat in het veld rechts naast ‘Toepassen’ ook daadwerkelijk ‘Trefwoorden’ geselecteerd is) Vul daarna één of meerdere trefwoorden in (gescheiden door komma’s) en bevestig met een Enter.

De cursor is nu veranderd in een spuitbus en je kunt nu eenvoudig door al je foto’s navigeren en op alle foto’s klikken die van het gekozen trefwoord(en) voorzien moeten worden. Iedere keer wanneer je op een foto klikt krijg je een bevestiging te zien dat het trefwoord aan deze foto is toegevoegd.

Wanneer je klaar bent moet je de spuitbus wel even weer op zijn plek terugzetten. Dit om te voorkomen dat je per ongeluk verkeerde foto’s van het trefwoord voorziet. Dat doe je door de cursus (de spuitbus) op dezelfde plek te klikken als waar je hem vandaan hebt gehaald; onder in het ‘dock’:

De spuitbus methode gebruik ik zelf vaak voor namen van personen op bijvoorbeeld een uitje. Niet op alle opnames zullen dan dezelfde personen staan dus je moet de foto’s individueel doorlopen. Met de spuitbus gaat dat dan handig, je begint bij het begin van de serie en scrolt naar het eind. Bij iedere foto die je onderweg tegenkomt klik je op de persoon in kwestie. Dit werkt erg snel.

Methode 3: Import

Deze methode werkt op alle foto’s die je van je fotokaart naar je computer haalt. Dat wil dus zeggen dat de gekozen trefwoorden redelijk algemeen moeten zijn. Copyright gegevens lenen zich hier bijvoorbeeld goed voor maar ook wanneer je terug komt van vakantie is het de moeite waard om even een importsetting te maken. Ook bij een studioserie van een model kun je hier de naam van de persoon wel meenemen omdat hij of zij naar alle waarschijnlijkheid op alle foto’s zal staan..

Linksonder in het Ligthroom scherm vind je de ‘Importeren’ knop:

Wanneer je 'Importeren' aanklikt verschijnt een nieuw scherm. Aan de rechterkant vind je het onderdeel ‘Toepassen tijdens importeren’, daar kun je trefwoorden opgeven. Ook hier weer gescheiden door komma’s:

Wanneer je foto’s eenmaal voorzien zijn van trefwoorden, zijn er talloze manieren om je catalogus te doorzoeken en te organiseren. Daarover een volgende keer meer.

NB: Wie bovenstaande beschrijving liever als PDF heeft kan deze hier downloaden.