Foto’s organiseren in Folders of niet?

Wellicht vraag je je zelfs af of je je foto's überhaupt anders kunt organiseren dan met folders? 

Sinds dat we massaal de homecomputer zijn gaan gebruiken hebben we met z’n allen de organisatie met folders en subfolders (ook wel mappen genoemd) omarmd. 

We weten dus niet anders en dat is bij het organiseren van foto’s ook het geval. In fora en sociale media discussies zie ik dit thema heel vaak opduiken en er zijn (natuurlijk) voor- en tegenstanders om het al dan niet anders te doen.

In mijn blog van vorige maand ging ik in op de SLIM methode van Scott Kelby en een van de onderwerpen die ik daar besprak ging over bovenstaande vraag. Organiseer je je foto’s nu in folders of juist niet? Daar ben ik toen al even kort op ingegaan maar het leek me een mooi onderwerp om eens apart aandacht aan te besteden. Hoewel ik geen voorstander ben van het organiseren van je foto’s in folders probeer ik hier wel om dat zo goed als mogelijk te onderbouwen. Ikzelf ben (net als vrijwel iedereen) namelijk ook begonnen met het organiseren in folders en ik was daar destijds zelfs ronduit voorstander van. Ook ik had dus moeite met de paradigmashift; het idee om het anders te moeten/willen doen en dat dan ook daadwerkelijk te gaan doen. Toch ben ik uiteindelijk geswitcht en hier leg ik uit waarom en hoe.

Waarom organiseren in folders?

Folders (mappen) ‘voelen’ aan als de echte plek waar onze bestanden staan. Het geeft een gevoel van ‘in control zijn’ wanneer je een map aanmaakt met een bepaalde naam en je daar dan je foto’s in zet. Jij bepaalt wat de naam van de folder en de bestanden is en daardoor weet je ze later ook weer terug te vinden. Dit omdat je hoogstwaarschijnlijk dezelfde logica zult hanteren bij het opzoeken van een bestand als die je hanteerde bij het aanmaken.

Hoewel deze folderstructuur natuurlijk helemaal niet fysiek is zijn we deze virtuele weergave van een kantoorsetting (bureaublad, mappen e.d.) toch als zodanig zijn beschouwen. We slepen foto’s van de ene folder naar de andere maar in werkelijkheid blijft de data op de harde schijf gewoon op dezelfde plek staan. Alleen de index wijzigt en die geeft jou de indruk dat het bestand nu op een andere plek staat. Denk hier eens rustig over na.

We zijn dus eigenlijk al lang aan een virtuele omgeving gewend, echter zonder dat we daar erg in hebben. Ik ben er dan ook van overtuigd dat we snel kunnen wennen aan een andere virtuele omgeving, een die niet werkt met folders maar met ‘labels’. Het bestand wordt daarbij niet in een folder of map geplaatst maar er wordt een (of meerdere) labels aan gekoppeld. Wanneer je dan op zo’n label klikt zie je alle foto’s die van dat label zijn voorzien. Daar waar een foto (of ander bestand) maar in een folder kan staan (zonder duplicaten te hoeven maken) kan diezelfde foto van meerdere labels worden voorzien.

Voorbeelden

Iedereen die Gmail heeft herkent bovengenoemd principe waarschijnlijk wel. Ook daar gebruik je geen mappen om je mail in op te bergen (zoals bijvoorbeeld in Outlook) maar gebruik je zogenaamde labels. Een mail kan meerdere labels krijgen en verschijnt in beeld zodra je op een van die labels klikt. Het betreffende mailtje bestaat echter maar een keer en toch verschijnt het in alle verschillende categorieën die de labels vertegenwoordigen. Stel dat je hetzelfde in Outlook zou willen doen dan maak je waarschijnlijk een kopie van het betreffende mailtje en plaats je die in een andere map.

Voor foto’s die je in folders wilt beheren geldt iets soortgelijks. Stel, je bent op vakantie geweest naar Oostenrijk dan zou je mappenstructuur er als volgt uit kunnen zien:

Afbeeldingen/Vakanties/Oostenrijk 2017/

Of

Afbeeldingen/2017/Vakantie Oostenrijk

Of een andere structuur natuurlijk, er zijn talloze varianten te bedenken en je hebt zelf wel een idee hoe dit er in jouw omgeving uit zou gaan zien.

Stel nu dat je graag vogels, landschappen, architectuur en/of mensen fotografeert. De kans is groot dat je die ook graag wilt groeperen. Iets als:

Afbeeldingen/vogels/mus

Afbeeldingen/vogels/meeuw

Afbeeldingen/vogels/kraai

Je ziet dat het hier al veel lastiger wordt. Je moet iedere afzonderlijke foto beoordelen en op de juiste plek neerzetten. Helemaal lastig is het bij de foto’s van vogels die je gemaakt hebt tijdens je vakantie in Oostenrijk in 2017… Sleep je ze dan uit de vakantiemap naar de juiste vogelmap of maak je kopieën van de betreffende foto’s?. Wat denk je van een foto waarop zowel een Kraai als een Meeuw is te zien?

Soortgelijke problemen kom je tegen bij mensen op de foto’s. Groepeer je die per individuele persoon of op familienaam? Hanteer je bij vrouwen dan hun geboortenaam?

Wanneer je een virtuele groepering hanteert zoals ‘labels’ in Gmail (in andere programma’s heeft dit mechanisme vaak een andere naam. In Lightroom heet het bijvoorbeeld ‘Verzameling’) hoef je niet per se meer te kiezen, je kunt beide naast elkaar hanteren. Het ene sluit het andere niet uit, in tegenstelling tot folders.

Je zult wellicht redeneren (althans, dat deed ik) dat je foto’s toch ergens op de filesysteem (in folders) moeten staan. Dit kun je echter volledig geautomatiseerd aan Lightroom overlaten. Die doet dit op basis van de datum waarop de foto’s zijn gemaakt: 

De tijd die je hier ‘wint’ kun je dan besteden de ‘virtuele’ organisatie (In Lightroom bijvoorbeeld).

Overwegingen m.b.t. dubbele bestanden

Zoals je hebt gezien bestaat bij het organiseren in folders het risico dat er op een gegeven moment een kopie van een foto ontstaat. Beheerstechnisch kan dit in de toekomst problemen opleveren omdat je niet meer weet welk nu het origineel is. Wanneer de bestanden identiek zijn maakt dat natuurlijk niet uit maar wanneer een van beide is bewerkt of aangepast wel.

Overwegingen m.b.t. back-up

Wanneer je foto’s van de ene folder naar de andere folder verplaatst wordt dat door de meeste back-up programma’s als een verwijdering op de oude locatie gezien en een nieuw bestand op de nieuwe locatie.  Op een lokale harde schijf of een externe harde schijf is dit niet zo’n probleem maar over het netwerk (naar bijvoorbeeld een NAS of naar een online back-up) is dit wel een issue vanwege de beperkte bandbreedte van het netwerk. Het kost domweg veel tijd voordat de back-up klaar is. Wanneer er in de tussentijds iets met de originelen gebeurt heb je een probleem.

Dubbele bestanden (zie vorige overweging) nemen dubbel zo veel plaats in op de back-up (dubbele kosten) en kosten dubbel zo veel tijd om naar de back-up locatie te komen.

Na bovenstaande argumenten om van folders af te stappen als belangrijkste organisatie instrument voor m'n foto's volgt hieronder hoe dit dan concreet kan worden vorm gegeven in Adobe Lightroom.  

Hoe gaat dit dan concreet in Lightroom?

Eigenlijk biedt Lightroom je verschillende mogelijkheden om je werk te organiseren; met behulp van verzamelingen of met trefwoorden. Beide leg ik hieronder uit maar het is goed om te beseffen dat je ze niet beide hoeft te gebruiken maar een keuze kunt maken. Naast elkaar gebruiken van beide methodes mag en kan uiteraard wel.

Verzamelingen

Als eerste ga ik in op verzamelingen omdat die een grote gelijkenis hebben met folders.

Om de vergelijking met folders en subfolders verder door te trekken; we praten dan over ‘verzamelingensets’ en ‘verzamelingen’. De foto’s worden ondergebracht in verzamelingen en die verzamelingen kun je weer onderbrengen in verzamelingensets. Die sets kun je overigens weer onderbrengen in andere sets zoals hieronder is afgebeeld:

Het icoontje van een schoenendoos representeert dus een verzamelingenset en die kun je aanmaken door op de + te klikken in de balk met de titel ‘Verzamelingen’. Je ziet hier dat ik twee verzamelingensets op het hoogste niveau heb aangemaakt, een voor werk en een voor persoonlijk werk. Daaronder heb ik ook een aantal verzamelingsensets aangemaakt en op het ‘laagste’ niveau, betreft het dan de verzamelingen. Beide maak je op dezelfde manier aan met het + knopje.  

Waar ikzelf mee ben begonnen is een verzameling aanmaken voor iedere set foto’s die ik normaal gesproken bij elkaar in 1 folder zou plaatsen. Vaak een aansluitende reeks van een bepaalde gebeurtenis.

Bij opdracht 3 bij Klant C bijvoorbeeld ben ik ’s ochtends begonnen met groepsfoto’s, daarna met de individuele portretten en de rest van de dag ben ik op de werkplekken geweest om daar foto’s te maken. Bij terugkomst kan ik dan heel snel alle foto’s in de juiste verzameling onderbrengen door ze er eenvoudigweg naar toe te slepen. Ik maak ook vaak een verzameling met alle foto’s van de betreffende opdracht maar dat gaat eenvoudiger met een slimme verzameling maar daarover later meer…

Trefwoorden

Hoewel ikzelf dus ben begonnen met het nabootsen van mijn folderstructuur in verzamelingen (zie hiervoor) is mijn ervaring dat de groepering er eigenlijk helemaal niet toe doet... Het belangrijkste is dat je je foto’s maar terug kunt vinden op het moment dat je ze nodig hebt.

Het lastige is echter dat je deze zoekwens vooraf helemaal niet goed kunt voorzien...

Het overgrote deel van de zoekvragen die ik in mijn carrière kreeg van klanten en familie waren AdHoc. Ze sloten dan ook nooit aan bij de structuren die ik vooraf had bedacht. Toen ik dit een aantal malen bij de hand had gehad, heb ik besloten om mijn energie vooral te steken in het beter faciliteren van dit soort zoekvragen. Het mechanisme daarvoor heet ‘trefwoorden’ (keywords). Het voordeel daarvan is bovendien dat het systeem compatible is met andere systemen. Mocht ik ooit van Lightroom over willen stappen naar een ander fotobeheersysteem dan komen mijn trefwoorden gewoon mee. 

In mijn Workflow zorg ik er expliciet voor dat mijn foto’s van trefwoorden worden voorzien. Daarbij gebruik ik Lightroom trouwens ook (zodat ik het niet vergeet); Iedere nieuw binnengekomen foto wordt namelijk automatisch voorzien van wat ik een ‘helpertrefwoord’ noem. In dit concrete geval is dat @NogTrefwoordenToeTeVoegen

Alle foto’s krijgen dit woord dus standaard mee (net als mijn copyrightgegevens bijvoorbeeld), ik heb daar dan ook geen handmatige handelingen o.i.d. meer voor nodig.

Wanneer ik dan eens tijd heb ga ik een setje van deze foto’s (zie onderwerp ‘slimme verzamelingen’ hieronder) bij langs en voeg ik trefwoorden toe. Wanneer ik daar tevreden over ben verwijder ik het betreffende helpertrefwoord.

Om het proces van ‘keyworden’ enigszins behapbaar te houden maak ik wel onderscheid voor welke foto’s ik dit doe. Ik hanteer daarbij de logica dat wanneer ik een foto zoek ik eigenlijk alleen geïnteresseerd ben in de beste foto’s die aan mijn zoekcriterium voldoen. Ik besteed dus ook daadwerkelijk meer tijd aan mijn 4 sterrenfoto’s dan aan mijn 2 sterrenfoto’s wanneer het gaat om het toevoegen van trefwoorden (ditzelfde onderscheid pas ik toe bij het ‘ontwikkelen’ van mijn RAW opnames). 

Lightroom heeft uitgebreide zoekopties waarmee je foto’s kunt terugvinden. Je kunt daarbij zaken als trefwoorden (en andere zelf toegevoegde gegevens) combineren met gegevens die door je camera zijn toegevoegd zoals datum e.d. Op die manier kun je je zoekresultaten steeds verder ‘filteren’ totdat je het gewenste resultaat hebt:

In bovenstaand voorbeeld heb ik gefilterd op alle foto’s die gemaakt zijn op 16 februari 2014 met als trefwoord Hunebed met diafragma F5 en ISO 640 met vijf foto’s als zoekresultaat.

De rol van ‘slimme verzamelingen’

Wanneer het concept van trefwoorden in de plaats van verzamelingen duidelijk is kun je nog een abstractieniveau dieper gaan met ‘Slimme verzamelingen’. Daarmee kun je foto’s automatisch groeperen aan de hand van (heel veel verschillende) kenmerken van de foto’s zoals trefwoorden. Simpel gezegd zou je het kunnen beschouwen als een zoekopdracht zoals hierboven beschreven maar dan vooraf vastgelegd. Wanneer er dan een nieuwe foto wordt gemaakt die voldoet aan het criterium verschijnt die ook in het zoekresultaat (In dit geval lukt dat natuurlijk niet omdat de opnamedatum onderdeel is van de zoekopdracht).

Hoewel je slimme verzamelingen prima kunt gebruiken als alternatief voor ‘gewone’ verzamelingen worden ze over het algemeen toch anders gebruikt door fotografen, namelijk ter ondersteuning van hun workflow.

Wanneer de foto’s overkomen naar de computer worden er een aantal ‘helpertrefwoorden’ aan toegevoegd die overeenkomen met het werk dat ik aan al mijn foto’s wil doen. @NogTeWaarderen bijvoorbeeld en @LocatieToevoegen. Ik gebruik een @ teken ter onderscheid met 'gewone' trefwoorden. 

Met behulp van deze helpertrefwoorden maak ik slimme verzamelingen aan welke alle foto’s toont die dit trefwoord bevatten (alle nieuwe binnengekomen foto’s dus):

Op een moment dat ik eens tijd heb om een aantal te voorzien van een sterwaardering dan doe ik dat. Wanneer ik daarmee klaar ben verwijder ik het betreffende helpertrefwoord uit die foto’s (dat kan overigens bij de betreffende groep foto’s tegelijk). Ze verschijnen dan niet meer in de betreffende slimme verzameling. 

Hierboven is te zien dat er geen foto’s meer zijn die gewaardeerd hoeven te worden maar dat er nog wel een hoop zijn waar ik locatiegegevens aan toe zou moeten voegen en namen van personen: 

Locatiegegevens vind ik echter niet zo belangrijk, tegenwoordig probeer ik die automatisch mee te geven m.b.v. GPS. 

Namen is eigenlijk achterhaald met de huidige versie van Lightroom. Die heeft namelijk gezichtsherkenning waardoor het handmatig noteren van namen van personen op de foto’s in de trefwoorden eigenlijk niet meer nodig is. Dit doe ik dan ook al een tijdje niet meer en eigenlijk zou deze stap uit m’n workflow verwijderd kunnen worden.

Dit illustreert overigens nog iets en dat is dat je worfklow steeds aan verandering onderhevig is en dus nooit echt ‘af’ is.

Veel fotografen gebruiken de slimme verzamelingen net als ik, om bij te houden waar ze gebleven zijn met hun werk. Voor eenmalige zoekvragen volstaat de zoekfunctie, daarvoor hoef je geen slimme verzameling aan te maken.