De 'Slimme Verzamelingen' van Lightroom (Classic)

Lightroom kent verschillende opties om je foto’s te organiseren. De ‘ouderwetse’ manier via mappen (folders) uiteraard maar Adobe heeft zich vooral gefocust op (hyrachische) trefwoorden, verzamelingen en slimme verzamelingen. Over deze laatste heb ik vaker geschreven maar dan vaak in het kader van een ander onderwerp. Vandaag dus specifiek over de Slimme Verzameling, wat is het, waarom zou je het gebruiken en hoe kun je het gebruiken?

Wat is het?

De naam suggereert dat het een uitbreiding is op de ‘gewone’ verzameling maar eigenlijk hebben ze niet zo veel overeenkomsten. Een gewone verzameling is eigenlijk niet meer is dan een label die je toekent aan foto’s die bij elkaar horen. Een foto kan dus in meerdere verzamelingen voorkomen zonder dat die daarvoor gedupliceerd hoeft te worden zoals dat zou moeten wanneer je hetzelfde zou willen doen met folders. Dit is telkens (toevoegen en weer verwijderen aan een verzameling) een handmatige handeling.

Een slimme verzameling daarentegen vul je niet handmatig. Hij vult zichzelf automatisch aan de hand van bepaalde criteria die je uiteraard wel weer zelf bepaald. Een eenvoudig voorbeeld van een slimme verzameling die alle foto’s bevat die ik omgezet heb naar Zwart Wit:

Op dit moment heeft deze verzameling 188 foto’s:

Stel dat ik vandaag weer een foto omzet naar zwart-wit. Dan wordt die automatisch toegevoegd aan deze verzameling en worden er 189 getoond. Vandaar dus ‘slim’. In feite betreft het dus opgeslagen zoekopdracht.

Nu is dit een dusdanig simpel voorbeeld dat die waarschijnlijk niet zo nuttig is. Als ik een overzicht wil hebben van alle zwart wit foto’s dan kan ik sneller gewoon een filter toepassen:

Waarom zou je dan slimme verzamelingen willen gebruiken?

Vooral voor overzichten die je 

a) terugkerend wilt gebruiken en 

b) een combinatie van verschillende criteria betreffen

Dit voorbeeld betreft nog steeds niet zo’n hele lastige maar ik gebruik hem wel heel veel. Vandaar dat ik hem als Slimme Verzameling bewaar.

Ik vind namelijk dat al mijn foto’s die ik met drie sterren of hoger heb gewaardeerd minimaal van enige context moeten zijn voorzien in de vorm van trefwoorden. Nu had ik voor het criterium ‘Trefwoorden’ ook voor het argument ‘Zijn leeg’ te kiezen:

Sterker, daar ben ik deze verzameling ooit mee begonnen maar die beviel niet. In de praktijk blijkt namelijk al heel snel dat er een paar trefwoorden aan toe worden gevoegd zoals namen van personen (als je gezichtsherkenning gebruikt bijvoorbeeld). De context die ik voor ogen had zit er dan nog niet tussen maar de foto verdwijnt dan wel uit de verzameling en daarmee uit mijn overzicht.

Vandaar mijn keuze voor een helpertrefwoord @nog_geen_trefwoorden. 

Dat trefwoord voeg ik (automatisch) toe aan alle foto’s die binnenkomen m.b.v. een importvoorinstelling (preset). Daar is dus geen handmatige handeling voor nodig.

De verzameling open ik vervolgens af en toe als ik even tijd en/of zin heb. Van de foto of foto’s die ik dan ‘behandel’, dat wil zeggen: voorzie van de trefwoorden die ik voor ogen had, verwijder ik dan naderhand het helpertrefwoord. Op dat moment verdwijnen deze foto’s, terecht, uit mijn slimme verzameling.

Ik gebruik slimme verzamelingen dus vooral om mijn worfklow te ondersteunen en ik hanteer daarvoor een set aan verschillende ‘helpertrefwoorden’. Zie voor nadere toelichting ook dit artikel dat ik daarover eerder schreef of dit artikel voor een voorbeeld van een andere toepassing. John beardsworth heeft een hele collectie specifiek gericht op worklow (link) die erg leerzaam is iedereen die zich voor het eerst met deze materie gaat bezig houden.

Hoe kun je slimme Verzamelingen gebruiken?

Er zijn veel verschillende criteria die je in een Slimme verzameling kunt gebruiken met talloze regels die je daarop kunt toepassen. Veel daarvan wijzen zichzelf:

Voor het criterium ‘Trefwoorden’ zijn er 8 regels die je daar kunt gebruiken:

Bevat 

Zoekt op de term die je opgegeven hebt inclusief delen van woorden. Geef je bijvoorbeeld ‘aan’ op dan worden foto’s getoond die trefwoorden bevatten als aanbouw, aankomst, aankondiging, etc. Wanneer je meerdere termen opgeeft (alleen spaties gebruiken, geen seperators als komma’s) dan zoekt Lightroom de foto’s die één van beide termen bevat. Je krijgt dus meer resultaten dan met één van beide termen. 

Bevat alles 

Lightroom zoekt hier op foto’s waarin alle termen voorkomen die je hebt opgegeven. Je krijgt dus minder resultaten naarmate je meer termen opgeeft. 

Bevat woorden 

Hier zoekt Lightroom alleen op de volledig opgegeven term. Wanneer je ‘Aan’ opgeeft worden alleen de foto’s getoond waar dat trefwoord in staat en dus niet aanbouw of aanlegsteiger. 

Bevat niet 

Zoekt naar tekst die een bepaalde reeks letters of cijfers juist niet bevat. Een voorbeeld:

Zoals wel eens eerder aangegeven organiseer ik mijn foto’s niet in folders maar in (gewone) verzamelingen. Om door mijn catalogus te kunnen browsen wil ik daarom dat al mijn foto’s minstens in één verzameling zijn ondergebracht. Daarvoor het ik een slimme verzameling gemaakt die dit voor me in de gaten houdt. Vergeet ik dit eens dan zie ik dat in een oogopslag en ik kan vervolgens de betreffende foto’s gemakkelijk onderbrengen in de juiste verzameling(en). Vervolgens verdwijnen ze dan meteen uit deze slimme verzameling. 

Begint met 

Zoekt naar tekst die begint met de opgegeven term 

Eindigt met 

Zoekt naar tekst die eindigt met de opgegeven term 

Zijn leeg 

Als, in dit geval Trefwoorden, leeg is dan worden de betreffende foto’s getoond 

Zijn niet leeg 

Zoekt naar foto’s waarin één of meer trefwoorden aanwezig zijn 

Opmerkingen:

• Wat veel mensen niet weten is dat je de ALT toets ingedrukt kunt houden voordat je een nieuw criterium opgeeft (OPTIE toets op de Mac). Dat geeft de mogelijkheid voor meerdere En & Of mogelijkheden:

• ! Wat veel mensen ook niet weten is dat je een uitroepteken kunt gebruiken voorafgaand aan een bepaald woord om die uit te sluiten van het zoekresultaat.
• + voeg een plusteken toe voor een bepaald woord om daarop de ‘begint met’ regel toe te passen.
• + voeg een plusteken toe na een bepaald woord om de regel ‘Eindigt met’ op toe te passen.
• Binnen een gewone verzameling kun je de volgorde van de foto’s rangschikken naar eigen wens, volstrekt willekeurig. Bij een slimme verzameling is dit niet mogelijk. Daar kun je de volgorde alleen beïnvloeden door een van de standaard rangschikmogelijkheden van Lightroom te kiezen:
• 
• Ook kun je een slimme verzameling (uiteraard) niet instellen als doelverzameling omdat je de inhoud niet rechtstreeks kunt veranderen. De enige manier om een foto aan een slimme verzameling toe te voegen of te verwijderen is door het criterium te wijzigen die bepalend is voor de verzameling.

Tenslotte

Gebruik voor eenvoudige overzichten beter geen Slimme Verzamelingen. Gebruik in die situaties gewoon een filter. Hiervoor bestaan een paar argumenten:

> Je voorkomt lange lijsten met filters waar je doorheen moet navigeren. Het kost tijd om de juiste te vinden en waarschijnlijk moet je ze daarom weer onderbrengen in Verzamelingensets om enigszins overzicht te bewaren.

> Zoals aangegeven zijn Slimme verzamelingen eigenlijk opgeslagen zoekopdrachten. Telkens wanneer Lightroom wordt opgestart worden die zoekopdrachten uitgevoerd en de Slimme Verzamelingen ‘gevuld’. Als je oplet kun je dat ook zien. In eerste instantie staat het aantal foto’s er nog niet achter, dat gebeurt pas wanneer Lightroom dat uitgerekend heeft. Nu, dit proces kost rekenkracht en beïnvloed dus hoe lang of het duurt voordat je met Lightroom aan de slag kunt nadat je het hebt opgestart

De Lightroom “Workflow Smart Collection” van John Beardsworth bekeken

John Beardsworth heeft zijn Lightroom workflow ingericht met behulp van een set verzamelingen en slimme verzamelingen en daar zitten best een aantal slimmigheden in. Omdat hij deze set gratis beschikbaar stelt voor anderen is het heel gemakkelijk om het te downloaden en aan te passen aan je eigen wensen. Aan het eind van dit artikel staan de praktische gegevens.

Om er zelf iets mee te kunnen is allereerst een goed begrip nodig van de set en daarom neem ik hem stap-voor-stap door.

Het doel van John is om in een oogopslag te zien wat er nog moet gebeuren en wat al klaar is. Bijvoorbeeld het toekennen van copyright informatie en trefwoorden. Ook wil hij er zeker van zijn dat alle foto’s ontwikkeld zijn zonder hij de ‘badges’ van honderden foto’s hoeft te bestuderen:

De badge waaraan je kunt zien of een foto ontwikkeld is staat, net als de overige badges, rechtsonder de foto wanneer je die in gridview bekijkt. Er staat een + en een – teken in.

Ook wil John bewaken wanneer foto’s meer aandacht nodig hebben, kwaliteitscontrole zeg maar. En hij wil inzicht in de voortgang.

Zijn workflow start met een normale verzameling “0.00 Current work” waarin hij de foto’s sleept die hij wilt ‘behandelen’, bijvoorbeeld na een weekendje weg. (Je kunt er ook voor kiezen om alle foto’s standaard in deze collectie terecht te laten komen door deze mee te geven in de import voorinstelling). De 0.00 voor de naam is er alleen om alles in de juiste volgorde weer te geven.

Daarna komen er een aantal Slimme verzamelingen. Deze hebben gemeenschappelijk dat het eerste criterium is om te kijken naar foto’s die in ‘Current Work’ staan. Iedere Slimme verzameling heeft dan nog aanvullende criteria:

Bijvoorbeeld “1.30 No Captions”, deze controleert op foto’s die in “Current Work” staan maar waar nog niets in het bijschrijft (Engels: caption) is ingevuld. Wanneer die nul is weet je dus dat je deze taak uitgevoerd hebt.

Tot op bepaalde hoogte kun je dezelfde techniek ook gebruiken voor ontwikkel instellingen. Alleen laat Lightroom het (nog) niet toe om afzonderlijke ontwikkelinstellingen te gebruiken in Slimme verzamelingen. Wat al wel kan en wat John heeft gedaan is het identificeren van foto’s met een hoge ISO waarde. Dit als reminder voor jezelf om deze foto’s als groep te ‘behandelen’.

De Workflow Smart Collection downloaden kan hier:

http://lightroomsolutions.com/articles/workflow-smart-collections/

Uiteraard kun je de set één-op-één gebruiken zoals John maar veel waarschijnlijker is dat je aanpassingen wilt doen die beter passen bij je eigen wensen al is het maar een vertaling van de collecties en slimme collecties naar het Nederlands. Dat is gelukkig heel eenvoudig en het scheelt heel veel werk door de set als basis te gebruiken in plaats van deze zelf helemaal te reconstrueren.

Op bovengenoemde link zie je, wanneer je naar beneden scrolt, een ‘download’ knop waarmee je een zipbestand kunt downloaden:

Wanneer je het zip bestand hebt uitgepakt zie je een .lrcat bestand, dat is in feite een Lightroom catalogus die je kunt importeren in je eigen catalogus:

• Bestand > Importeren vanuit een andere catalogus 
• Kies de zojuist gedownloade en uitgepakte catalogus (.lrcat) 
• Importeer het ene JPG bestand dat in deze catalogus staat. Je kunt hem naderhand uiteraard verwijderen 
• De ‘Worfklow Smart Collection’ is nu zichtbaar 

Hoe kun je Lightroom Slimme verzamelingen toch synchroniseren met Lightroom Mobile ?

Lightroom 'Slimme verzamelingen' zijn heel erg handig maar een nadeel is dat ze niet kunnen synchroniseren met 'de Cloud' (LR web / LR mobile). Alleen normale verzamelingen (door sommigen ook wel ‘domme verzamelingen’ genoemd) kunnen dat. Die moeten echter wel eerst gevuld worden en dat is een handmatige exercitie.

Er zijn echter mogelijkheden om zo’n gesynchroniseerde domme verzameling toch slim te vullen:

Maak eerst een normale verzameling aan, bijvoorbeeld ‘Portfolio’ en vink het vakje ervoor aan als teken dat deze verzameling gesynchroniseerd moet worden met Lightroom mobile / Lightroom web. Je kunt aan het tekentje links van de verzameling zien dat deze gesynchroniseerd is met het web.

Creëer nu een slimme verzameling met de juiste criteria PLUS een extra criterium: Verzameling naam > bevat niet > ‘portfolio’. 

Mijn ‘portfoliowaardige’ foto’s geef ik allemaal het trefwoord ‘portfolio’ mee, daarom kan de slimme verzameling die vinden met het eerste argument.

Het tweede argument kijkt of de betreffende foto's in de verzameling 'Portfolio' staan. Wanneer dat niet het geval is wordt de foto getoond. Staat de foto al wel in de verzameling 'Portfolio' dan zie ik hem niet:

In het voorbeeld zie je dat de slimme verzameling 110 foto's toont die wel het trefwoord 'portfolio' hebben maar die nog niet gepubliceerd worden via de verzameling 'portfolio'. Nu kun je eenvoudigweg alle 110 foto's selecteren en naar de verzameling 'Portfolio slepen':

Je ziet dat de foto's meteen niet meer voldoen aan de criteria van de slimme verzameling 'NogNietGepubliceerd', de teller staat daar dan ook op 0, Deze slimme verzameling toont geen foto's meer. 

Nu is het alleen zaak om af en toe even te controleren of de slimme verzameling nog steeds leeg is. Indien dat niet het geval is (omdat er 'portfoliowaardige' foto's bij zijn gekomen) dan kun je de betreffende foto's heel snel en gemakkelijk naar de verzameling 'Portfolio' slepen om ze ook te publiceren op het web. 

Voor het overzicht helpt het wanneer je zowel de gepubliceerde verzameling als de slimme verzameling even in een verzamelingenset zet (zoals in het voorbeeld).

Addendum feb 2018: 

Jeffrey Friedl heeft een maand na deze post een plugin voor Lightroom gepubliceerd die de handmatige handelingen zoals hierboven beschreven kan vervangen: Smart Collection Sync

Foto’s organiseren in Folders of niet?

Wellicht vraag je je zelfs af of je je foto's überhaupt anders kunt organiseren dan met folders? 

Sinds dat we massaal de homecomputer zijn gaan gebruiken hebben we met z’n allen de organisatie met folders en subfolders (ook wel mappen genoemd) omarmd. 

We weten dus niet anders en dat is bij het organiseren van foto’s ook het geval. In fora en sociale media discussies zie ik dit thema heel vaak opduiken en er zijn (natuurlijk) voor- en tegenstanders om het al dan niet anders te doen.

In mijn blog van vorige maand ging ik in op de SLIM methode van Scott Kelby en een van de onderwerpen die ik daar besprak ging over bovenstaande vraag. Organiseer je je foto’s nu in folders of juist niet? Daar ben ik toen al even kort op ingegaan maar het leek me een mooi onderwerp om eens apart aandacht aan te besteden. Hoewel ik geen voorstander ben van het organiseren van je foto’s in folders probeer ik hier wel om dat zo goed als mogelijk te onderbouwen. Ikzelf ben (net als vrijwel iedereen) namelijk ook begonnen met het organiseren in folders en ik was daar destijds zelfs ronduit voorstander van. Ook ik had dus moeite met de paradigmashift; het idee om het anders te moeten/willen doen en dat dan ook daadwerkelijk te gaan doen. Toch ben ik uiteindelijk geswitcht en hier leg ik uit waarom en hoe.

Waarom organiseren in folders?

Folders (mappen) ‘voelen’ aan als de echte plek waar onze bestanden staan. Het geeft een gevoel van ‘in control zijn’ wanneer je een map aanmaakt met een bepaalde naam en je daar dan je foto’s in zet. Jij bepaalt wat de naam van de folder en de bestanden is en daardoor weet je ze later ook weer terug te vinden. Dit omdat je hoogstwaarschijnlijk dezelfde logica zult hanteren bij het opzoeken van een bestand als die je hanteerde bij het aanmaken.

Hoewel deze folderstructuur natuurlijk helemaal niet fysiek is zijn we deze virtuele weergave van een kantoorsetting (bureaublad, mappen e.d.) toch als zodanig zijn beschouwen. We slepen foto’s van de ene folder naar de andere maar in werkelijkheid blijft de data op de harde schijf gewoon op dezelfde plek staan. Alleen de index wijzigt en die geeft jou de indruk dat het bestand nu op een andere plek staat. Denk hier eens rustig over na.

We zijn dus eigenlijk al lang aan een virtuele omgeving gewend, echter zonder dat we daar erg in hebben. Ik ben er dan ook van overtuigd dat we snel kunnen wennen aan een andere virtuele omgeving, een die niet werkt met folders maar met ‘labels’. Het bestand wordt daarbij niet in een folder of map geplaatst maar er wordt een (of meerdere) labels aan gekoppeld. Wanneer je dan op zo’n label klikt zie je alle foto’s die van dat label zijn voorzien. Daar waar een foto (of ander bestand) maar in een folder kan staan (zonder duplicaten te hoeven maken) kan diezelfde foto van meerdere labels worden voorzien.

Voorbeelden

Iedereen die Gmail heeft herkent bovengenoemd principe waarschijnlijk wel. Ook daar gebruik je geen mappen om je mail in op te bergen (zoals bijvoorbeeld in Outlook) maar gebruik je zogenaamde labels. Een mail kan meerdere labels krijgen en verschijnt in beeld zodra je op een van die labels klikt. Het betreffende mailtje bestaat echter maar een keer en toch verschijnt het in alle verschillende categorieën die de labels vertegenwoordigen. Stel dat je hetzelfde in Outlook zou willen doen dan maak je waarschijnlijk een kopie van het betreffende mailtje en plaats je die in een andere map.

Voor foto’s die je in folders wilt beheren geldt iets soortgelijks. Stel, je bent op vakantie geweest naar Oostenrijk dan zou je mappenstructuur er als volgt uit kunnen zien:

Afbeeldingen/Vakanties/Oostenrijk 2017/

Of

Afbeeldingen/2017/Vakantie Oostenrijk

Of een andere structuur natuurlijk, er zijn talloze varianten te bedenken en je hebt zelf wel een idee hoe dit er in jouw omgeving uit zou gaan zien.

Stel nu dat je graag vogels, landschappen, architectuur en/of mensen fotografeert. De kans is groot dat je die ook graag wilt groeperen. Iets als:

Afbeeldingen/vogels/mus

Afbeeldingen/vogels/meeuw

Afbeeldingen/vogels/kraai

Je ziet dat het hier al veel lastiger wordt. Je moet iedere afzonderlijke foto beoordelen en op de juiste plek neerzetten. Helemaal lastig is het bij de foto’s van vogels die je gemaakt hebt tijdens je vakantie in Oostenrijk in 2017… Sleep je ze dan uit de vakantiemap naar de juiste vogelmap of maak je kopieën van de betreffende foto’s?. Wat denk je van een foto waarop zowel een Kraai als een Meeuw is te zien?

Soortgelijke problemen kom je tegen bij mensen op de foto’s. Groepeer je die per individuele persoon of op familienaam? Hanteer je bij vrouwen dan hun geboortenaam?

Wanneer je een virtuele groepering hanteert zoals ‘labels’ in Gmail (in andere programma’s heeft dit mechanisme vaak een andere naam. In Lightroom heet het bijvoorbeeld ‘Verzameling’) hoef je niet per se meer te kiezen, je kunt beide naast elkaar hanteren. Het ene sluit het andere niet uit, in tegenstelling tot folders.

Je zult wellicht redeneren (althans, dat deed ik) dat je foto’s toch ergens op de filesysteem (in folders) moeten staan. Dit kun je echter volledig geautomatiseerd aan Lightroom overlaten. Die doet dit op basis van de datum waarop de foto’s zijn gemaakt: 

De tijd die je hier ‘wint’ kun je dan besteden de ‘virtuele’ organisatie (In Lightroom bijvoorbeeld).

Overwegingen m.b.t. dubbele bestanden

Zoals je hebt gezien bestaat bij het organiseren in folders het risico dat er op een gegeven moment een kopie van een foto ontstaat. Beheerstechnisch kan dit in de toekomst problemen opleveren omdat je niet meer weet welk nu het origineel is. Wanneer de bestanden identiek zijn maakt dat natuurlijk niet uit maar wanneer een van beide is bewerkt of aangepast wel.

Overwegingen m.b.t. back-up

Wanneer je foto’s van de ene folder naar de andere folder verplaatst wordt dat door de meeste back-up programma’s als een verwijdering op de oude locatie gezien en een nieuw bestand op de nieuwe locatie.  Op een lokale harde schijf of een externe harde schijf is dit niet zo’n probleem maar over het netwerk (naar bijvoorbeeld een NAS of naar een online back-up) is dit wel een issue vanwege de beperkte bandbreedte van het netwerk. Het kost domweg veel tijd voordat de back-up klaar is. Wanneer er in de tussentijds iets met de originelen gebeurt heb je een probleem.

Dubbele bestanden (zie vorige overweging) nemen dubbel zo veel plaats in op de back-up (dubbele kosten) en kosten dubbel zo veel tijd om naar de back-up locatie te komen.

Na bovenstaande argumenten om van folders af te stappen als belangrijkste organisatie instrument voor m'n foto's volgt hieronder hoe dit dan concreet kan worden vorm gegeven in Adobe Lightroom.  

Hoe gaat dit dan concreet in Lightroom?

Eigenlijk biedt Lightroom je verschillende mogelijkheden om je werk te organiseren; met behulp van verzamelingen of met trefwoorden. Beide leg ik hieronder uit maar het is goed om te beseffen dat je ze niet beide hoeft te gebruiken maar een keuze kunt maken. Naast elkaar gebruiken van beide methodes mag en kan uiteraard wel.

Verzamelingen

Als eerste ga ik in op verzamelingen omdat die een grote gelijkenis hebben met folders.

Om de vergelijking met folders en subfolders verder door te trekken; we praten dan over ‘verzamelingensets’ en ‘verzamelingen’. De foto’s worden ondergebracht in verzamelingen en die verzamelingen kun je weer onderbrengen in verzamelingensets. Die sets kun je overigens weer onderbrengen in andere sets zoals hieronder is afgebeeld:

Het icoontje van een schoenendoos representeert dus een verzamelingenset en die kun je aanmaken door op de + te klikken in de balk met de titel ‘Verzamelingen’. Je ziet hier dat ik twee verzamelingensets op het hoogste niveau heb aangemaakt, een voor werk en een voor persoonlijk werk. Daaronder heb ik ook een aantal verzamelingsensets aangemaakt en op het ‘laagste’ niveau, betreft het dan de verzamelingen. Beide maak je op dezelfde manier aan met het + knopje.  

Waar ikzelf mee ben begonnen is een verzameling aanmaken voor iedere set foto’s die ik normaal gesproken bij elkaar in 1 folder zou plaatsen. Vaak een aansluitende reeks van een bepaalde gebeurtenis.

Bij opdracht 3 bij Klant C bijvoorbeeld ben ik ’s ochtends begonnen met groepsfoto’s, daarna met de individuele portretten en de rest van de dag ben ik op de werkplekken geweest om daar foto’s te maken. Bij terugkomst kan ik dan heel snel alle foto’s in de juiste verzameling onderbrengen door ze er eenvoudigweg naar toe te slepen. Ik maak ook vaak een verzameling met alle foto’s van de betreffende opdracht maar dat gaat eenvoudiger met een slimme verzameling maar daarover later meer…

Trefwoorden

Hoewel ikzelf dus ben begonnen met het nabootsen van mijn folderstructuur in verzamelingen (zie hiervoor) is mijn ervaring dat de groepering er eigenlijk helemaal niet toe doet... Het belangrijkste is dat je je foto’s maar terug kunt vinden op het moment dat je ze nodig hebt.

Het lastige is echter dat je deze zoekwens vooraf helemaal niet goed kunt voorzien...

Het overgrote deel van de zoekvragen die ik in mijn carrière kreeg van klanten en familie waren AdHoc. Ze sloten dan ook nooit aan bij de structuren die ik vooraf had bedacht. Toen ik dit een aantal malen bij de hand had gehad, heb ik besloten om mijn energie vooral te steken in het beter faciliteren van dit soort zoekvragen. Het mechanisme daarvoor heet ‘trefwoorden’ (keywords). Het voordeel daarvan is bovendien dat het systeem compatible is met andere systemen. Mocht ik ooit van Lightroom over willen stappen naar een ander fotobeheersysteem dan komen mijn trefwoorden gewoon mee. 

In mijn Workflow zorg ik er expliciet voor dat mijn foto’s van trefwoorden worden voorzien. Daarbij gebruik ik Lightroom trouwens ook (zodat ik het niet vergeet); Iedere nieuw binnengekomen foto wordt namelijk automatisch voorzien van wat ik een ‘helpertrefwoord’ noem. In dit concrete geval is dat @NogTrefwoordenToeTeVoegen

Alle foto’s krijgen dit woord dus standaard mee (net als mijn copyrightgegevens bijvoorbeeld), ik heb daar dan ook geen handmatige handelingen o.i.d. meer voor nodig.

Wanneer ik dan eens tijd heb ga ik een setje van deze foto’s (zie onderwerp ‘slimme verzamelingen’ hieronder) bij langs en voeg ik trefwoorden toe. Wanneer ik daar tevreden over ben verwijder ik het betreffende helpertrefwoord.

Om het proces van ‘keyworden’ enigszins behapbaar te houden maak ik wel onderscheid voor welke foto’s ik dit doe. Ik hanteer daarbij de logica dat wanneer ik een foto zoek ik eigenlijk alleen geïnteresseerd ben in de beste foto’s die aan mijn zoekcriterium voldoen. Ik besteed dus ook daadwerkelijk meer tijd aan mijn 4 sterrenfoto’s dan aan mijn 2 sterrenfoto’s wanneer het gaat om het toevoegen van trefwoorden (ditzelfde onderscheid pas ik toe bij het ‘ontwikkelen’ van mijn RAW opnames). 

Lightroom heeft uitgebreide zoekopties waarmee je foto’s kunt terugvinden. Je kunt daarbij zaken als trefwoorden (en andere zelf toegevoegde gegevens) combineren met gegevens die door je camera zijn toegevoegd zoals datum e.d. Op die manier kun je je zoekresultaten steeds verder ‘filteren’ totdat je het gewenste resultaat hebt:

In bovenstaand voorbeeld heb ik gefilterd op alle foto’s die gemaakt zijn op 16 februari 2014 met als trefwoord Hunebed met diafragma F5 en ISO 640 met vijf foto’s als zoekresultaat.

De rol van ‘slimme verzamelingen’

Wanneer het concept van trefwoorden in de plaats van verzamelingen duidelijk is kun je nog een abstractieniveau dieper gaan met ‘Slimme verzamelingen’. Daarmee kun je foto’s automatisch groeperen aan de hand van (heel veel verschillende) kenmerken van de foto’s zoals trefwoorden. Simpel gezegd zou je het kunnen beschouwen als een zoekopdracht zoals hierboven beschreven maar dan vooraf vastgelegd. Wanneer er dan een nieuwe foto wordt gemaakt die voldoet aan het criterium verschijnt die ook in het zoekresultaat (In dit geval lukt dat natuurlijk niet omdat de opnamedatum onderdeel is van de zoekopdracht).

Hoewel je slimme verzamelingen prima kunt gebruiken als alternatief voor ‘gewone’ verzamelingen worden ze over het algemeen toch anders gebruikt door fotografen, namelijk ter ondersteuning van hun workflow.

Wanneer de foto’s overkomen naar de computer worden er een aantal ‘helpertrefwoorden’ aan toegevoegd die overeenkomen met het werk dat ik aan al mijn foto’s wil doen. @NogTeWaarderen bijvoorbeeld en @LocatieToevoegen. Ik gebruik een @ teken ter onderscheid met 'gewone' trefwoorden. 

Met behulp van deze helpertrefwoorden maak ik slimme verzamelingen aan welke alle foto’s toont die dit trefwoord bevatten (alle nieuwe binnengekomen foto’s dus):

Op een moment dat ik eens tijd heb om een aantal te voorzien van een sterwaardering dan doe ik dat. Wanneer ik daarmee klaar ben verwijder ik het betreffende helpertrefwoord uit die foto’s (dat kan overigens bij de betreffende groep foto’s tegelijk). Ze verschijnen dan niet meer in de betreffende slimme verzameling. 

Hierboven is te zien dat er geen foto’s meer zijn die gewaardeerd hoeven te worden maar dat er nog wel een hoop zijn waar ik locatiegegevens aan toe zou moeten voegen en namen van personen: 

Locatiegegevens vind ik echter niet zo belangrijk, tegenwoordig probeer ik die automatisch mee te geven m.b.v. GPS. 

Namen is eigenlijk achterhaald met de huidige versie van Lightroom. Die heeft namelijk gezichtsherkenning waardoor het handmatig noteren van namen van personen op de foto’s in de trefwoorden eigenlijk niet meer nodig is. Dit doe ik dan ook al een tijdje niet meer en eigenlijk zou deze stap uit m’n workflow verwijderd kunnen worden.

Dit illustreert overigens nog iets en dat is dat je worfklow steeds aan verandering onderhevig is en dus nooit echt ‘af’ is.

Veel fotografen gebruiken de slimme verzamelingen net als ik, om bij te houden waar ze gebleven zijn met hun werk. Voor eenmalige zoekvragen volstaat de zoekfunctie, daarvoor hoef je geen slimme verzameling aan te maken.