Hoe kan ik ontbrekende gegevens van foto’s efficient toevoegen?

Tijdens het organiseren van je fotowerk voeg je waarschijnlijk zaken als trefwoorden, personen, data en locaties toe. Op basis van deze informatie kun je daarna eenvoudig alle foto’s terugvinden die gemaakt zijn op bijvoorbeeld je woonadres.

Tijdens dit organisatiewerk zul je vaak willen weten of er nog gegevens ontbreken bij foto’s. Je wilt dan selecties maken op ontbrekende data. Het datumveld bijvoorbeeld, bij digitale foto’s wordt het IPTC datumveld overgenomen uit de Exif data welke door de camera is gegenereerd. In dat geval wordt het dus automatisch voor je geregeld maar bij gescande dia’s en negatieven is dat bijvoorbeeld niet het geval. Het IPTC datumveld blijft dan leeg en deze foto’s worden dan automatisch op basis van hun EXIF waarde gepresenteerd, dat wil zeggen op de scandatum. Deze wijkt natuurlijk (sterk) af van de datum waarop de foto werd genomen en dat is vervelend omdat de foto’s dan niet in chronologische volgorde worden getoond.

Van de foto’s en dia’s waarvan je de exacte datum weet, voeg je deze er vanzelfsprekend aan toe maar wat doe je met die afbeeldingen waarvan je het niet meer precies weet?

Omdat ik het zelf vervelend vindt dat een gescande foto wordt getoond op zijn scandatum, geef ik alle opname’s waarvan ik de exacte datum niet ken de datum van 1 januari van het betreffende jaar mee. Van vrijwel al m’n opname’s ken ik namelijk wel het jaar waarin ze gemaakt zijn. Maar hoe vind ik nu de scans die nog geen datum van me hebben meegekregen?
Bij het simpelweg voorzien van een nieuwe datum aan alle opnames uit een bepaalde folder loop je het risico dat daar foto’s tussen zitten waarvan ik wel de exacte datum weet en die zouden dan overschreven worden. Wat ik dus eigenlijk wil, is het vinden van de opnames die nog niet voorzien zijn van een datum (dat wil zeggen; een waarde ingevuld in het IPTC datumveld).
Nu, dit doe ik in Microsoft Expression Media 2 (EM2). Dit is een fotobeheerprogramma van Microsoft en het kent een zogenaamde ‘List’ view waarin je de werkbalk kunt aanpassen aan je eigen wensen. Per situatie kun je dit snel en eenvoudig aanpassen en voor eerder beschreven situatie voeg ik het veld ‘Date Finder’ aan de werkbalk toe (rechtsklikken op de werkbalk).

Selecteer in de ‘organize’ pane nu een folder waarin zich de foto’s bevinden waarvan je de datum wilt controleren.
Klik op de werkbalk op het veld ‘Date Created’. Daarmee wordt een sortering geactiveerd waarbij de foto’s op volgorde worden gesorteerd. Alle foto’s die voorzien zijn van een datum komen nu bij elkaar te staan en alle foto’s zonder datum ook, deze kunnen nu eenvoudig worden geselecteerd (klik de eerste foto zonder datum, scrol naar de laatste, hou de shift ingedrukt en klik de laatste foto aan). Deze hele set is dan in een enkele handeling van de nieuwe datum te voorzien door deze naar de gewenste datum te slepen in de ‘organize’ pane.

Microsoft verkoopt Expression Media aan PhaseOne !

Gisteren, 25 mei 2010 hebben Microsoft en PhaseOne bekendgemaakt dat Expression Media 2 wordt overgenomen door PhaseOne. Lees hier het persbericht van Microsoft en/of hier het bericht van PhaseOne.

Nadat Microsoft de fotobeheeroplossing (DAM applicatie) iView Media Pro over had genomen in juni 2006 leek dit in het begin geen slechte ontwikkeling. In eerste instantie veranderde Microsoft niet zo veel aan het product hoewel het wel een andere naam kreeg; Expression Media. Het duurde even voordat versie 2 het daglicht za,g maar omdat er een grote club als Microsoft achter het product stond leek de continuiteit gewaarborgd.
Het tegendeel bleek echter het geval. Microsoft gooide het product uit de Expressions suite en de ontwikkeling kwam volledig tot stilstand. Op het Expressions Media Forum staan volledige handleidingen hoe je het beste naar andere producten kunt overstappen en sinds februari van dit jaar kreeg de thread 'Expressions Media is dead - this thread for alternative software' al meer dan 8000 reacties...

Omdat Expression Media volgens velen tot de allerbeste DAM (Digital Asset Management) oplossingen hoort, in ieder geval in zijn prijsklasse, was het doodzonde dat het product dood leek te bloeden. Nu is dus blijkbaar ook Microsoft tot dat inzicht gekomen en heeft men het product een derde leven gegund. Hopelijk zijn er niet al te veel gebruikers naar andere producten overgestapt en ziet PhaseOne kans om Expression Media nieuw leven in te blazen.

Leuk weetje: Je kunt tot 4 juni 2010 de producten Expression Media II + Capture One 5 krijgen voor een totaalprijs van 43,75 euro incl. BTW...
Ga daarvoor naar de site en koop daar Expression Media. In eerste instantie wordt daar de normale verkoopprijs van 199,- dollar getoond maar aan het eind van de bestelprocedure kun je een kortingscode invullen. Vul daar XMOFFER in en aan het eind wordt het lagere bedrag getoond. Je ontvangt meteen een Key waarmee je de software kunt registreren na installatie en de software zelf kun je vanaf de site downloaden. Het zijn nog de 'oude' Microsoft setups dus die naam zie je bij de installatie voorbijkomen in plaats van PhaseOne.

Na installatie van Expression Media II kun je met behulp van een code onder het help menu (niet de Key die je bij de installatie invult dus...) gratis Capture One 5 bestellen. Dit duurt een paar dagen maar dan heb je voor erg weinig geld zowel een database/catalogus applicatie als een RAW converter die beide tot de top van de markt behoren.

Persoonsnamen toevoegen aan foto’s?

Over welke zaken je allemaal als trefwoord (keywords) aan een foto toevoegt kun je uitgebreid van mening verschillen maar een onderwerp waarover volgens mij weinig discussie bestaat is de namen van de personen die op de foto staan.

 

Echter lijkt dit gemakkelijker dan dat het in werkelijkheid is want welke naamconventie ga je hanteren? Alleen de voornaam, alleen de achternaam, voornaam + achternaam, achternaam, komma, voornaam…?

Het is natuurlijk maar de vraag of je van iedereen de achternaam uberhaupt wel kent (van de meeste oude klasgenoten bijvoorbeeld herinner ik me de voornaam nog wel maar hun achternaam…).

 

Mocht je inderdaad besluiten om, wanneer bekend, ook de achternamen op te nemen, hanteer je bij vrouwen dan alleen hun meisjesnaam of de combinatie partnernaam-meisjesnaam. Ook hier is het natuurlijk maar de vraag in hoeverre je de meisjesnaam kent. Belangrijk is in ieder geval, welke conventie je ook besluit te gaan gebruiken, dat je deze consequent toepast. Ikzelf heb gekozen voor de volgende werkwijze;

• Indien bekend: Voornaam Achternaam-Meisjenaam
• Anders: Voornaam Achternaam
• Of: Voornaam

Als laatste resteert de vraag welk veld je dan gaat gebruiken om de naam/namen in onder te brengen. Veilig is natuurlijk het ‘Keyword’ (trefwoord) veld omdat deze het beste uitwisselbaar is met andere applicaties.

 

Echter kennen fotobeheerapplicaties (bijvoorbeeld Microsoft Expression Media) ook een speciale velden voor persoonsnamen (People). Daarmee kun je eenvoudiger selecties en/of filteringen maken wanneer je op zoek bent naar foto’s met bepaalde personen. Ook voorkomt het ‘vervuiling’ van begrippen. Bijvoorbeeld, wanneer ik op zoek ben naar foto’s van een timmerman. In de zoekresultaten wil ik dan liever geen foto's vinden van mensen die ‘timmerman’ heten...

 

Het liefst gebruik ik dus een dedicated veld voor personen maar vanzelfsprekend wil ik geen ‘lock-in’ in een bepaalde applicatie en daarom is het belangrijk dat de informatie in dit soort velden (naast personen bijvoorbeeld plaatsnaam en locatie) eenvoudig ‘gesynchroniseerd kunnen worden naar de Keywords. Mijn favoriete fotobeheer applicatie, Expression Media, heeft hier een script voor beschikbaar. Mocht ik dus een keer van applicatie willen wisselen dan kan ik alle metadata, die ik er met veel geduld aan heb toegevoegd, zonder problemen meenemen!

 

Een vrij recente ontwikkeling die te maken heeft met het terugvinden van foto’s van bepaalde personen heeft te maken met gezichtsherkenning. De recentste versie van Picasa onderteund dit bijvoorbeeld en het is erg eenvoudig om foto’s van dezelfde persoon te taggen. Jammer is dat de naaminformatie niet in een IPTC veld wordt opgenomen zodat je de informatie niet in andere programma’s kunt gebruiken. Echter is gezichtsherkenning een zeer interessante ontwikkeling en ik vermoed dat ook de serieuze fotobeheerapplicaties als Idimager er binnenkort mee zullen worden uitgerust.

Mijn eerste ervaringen met de Epson V700 Photo negatief-dia scanner

Op internet zijn uitgebreide en bovendien uitstekende reviews over de Epson V700 beschikbaar zoals deze van Mike Pasini of deze van Vincent Oliver. Dat ga ik op deze plek dus niet nog een keer overdoen.

Echter is er, vanuit het oogpunt van het willen beheren van je fotoverzameling, nog wel iets aan toe te voegen. Namelijk over het gebruik van de meegeleverde software. Epson levert zowel Epson Scan en SilverFast SE mee en de vraag is dan natuurlijk; welke ga ik gebruiken?

Degenen die zich oriënteren op een negatief en/of diascanner zullen vrijwel overal op internet lezen dat SilverFast de facto standaard scansoftware is. In eerste instantie ben je dan ook geneigd om Espon Scan links te laten liggen en meteen SilverFast ter hand te nemen. Echter of dit verstandig is ligt voornamelijk aan je doelstelling(en).

Wil je individuele negatieven of dia’s scannen in de hoogst mogelijke kwaliteit dan is het inderdaad het beste om je te verdiepen in SilverFast. Wil je het maximale er uit halen dan is het zinvol te investeren in het boek 'Scanning Negatives and Slides' van Sascha Steinhoff.

Mocht het je echter voornamelijk te doen zijn om je collectie negatieven (binnen een afzienbare periode) te digitaliseren dan zou Epson Scan zo maar eens de betere keus kunnen zijn. Zo kan met Epson Scan heel eenvoudig batchgewijs grote aantallen negatieven of dia’s tegelijk worden gescand en dit kan met de, met de scanner meegeleverde, SE versie van SilverFast niet... Mocht je SilverFast willen gebruiken om batchgewijs te scannen dan zul je eerst minimaal de Plus of Ai versie er bij moeten kopen (zie hier eventueel de verschillen tussen de beschikbare SilverFast versies).

De prijs van de software hangt af van de scanner die je gebruikt. Bij de Epson V700 wordt de SE versie met de scanner meegeleverd waarmee je kunt upgraden voor 84,- euro (SE Plus) of 99.- Euro (Ai). Dat is natuurlijk nog vrij veel geld als je het in relatie zet tot de aanschafprijs van de scanner (579,-). Waarom dus niet eens gekeken of Epson Scan aan de behoefte kan voldoen? Zo werkt de automatische herkenning van de afbeeldingen bijvoorbeeld prima en is de beeldkwaliteit uitstekend. Het gebruik is laagdrempelig en je kunt er snel mee uit de voeten, ook op Windows 7 64 bit.

Mijn advies is dan ook om zeker eerst met Epson Scan te gaan stoeien voordat je extra kosten gaat maken, met name wanneer je batchgewijs gaat scannen.

Welke fotobeheer programma zal ik kiezen?

In een pakketselectietraject heb je over het algemeen behoefte aan uitgebreide reviews van de programma's waarin je geïnteresseerd bent.
In het Nederlands heb ik dit soort sites helaas niet gevonden maar in het Engels kwam ik DamRoundup tegen, een hele leuke die behoorlijk actueel gehouden wordt door Andy. (Correctie dd juli 2013: Geen van de links in dit artikel werkt nog. Een samenvatting is te vinden op KMworld)

De criteria waarop Andy de geteste applicatie beoordeeld:

1. Gebruikersinterface (GUI);
2. Standaard mogelijkheden;
3. Uitgebreide opties;
4. Snelheid/prestatie (performance);
5. Prijs/Kwaliteitverhouding.

De applicaties die je er momenteel kunt vinden zijn:

• ADAM Software
• Alchemy
• Alfresco
• Canto
• EMC
• EPiServer
• Interwoven
• North Plains Systems
• Opentext
• Webarchives
• Widen

Dus wanneer je op zoek bent naar een programma om je foto's in te beheren (DAM), dan adviseer ik om zeker ook hier even een bezoekje te brengen aan.  Mijn eigen fotobeheerder, Expression Media, staat er helaas niet tussen maar op zich is dat begrijpelijk. Het lijkt er namelijk op dat Microsoft dit juweeltje een langzame dood laat sterven. Wie toch in dit programma geïnteresseerd is kan inmiddels terecht bij Phase One, de partij die het stokje van Microsoft heeft overgenomen als Media Pro. 

Het belang van (ook) back-ups op DVD

Eerder schreef ik over het belang van back-ups en hoe je eenvoudig en snel een eerste opzet kunt maken door het gebruik van twee externe harde schijven. Hiervan bewaar je dan de ene buitenshuis en wisselt die wekelijks om met het andere exemplaar dat op dat moment is aangesloten op je computer. Sla het bewuste artikel er desgewenst nog eens op na.

Echter is de beschreven opzet niet afdoende. Je zult ook periodiek back-ups moeten maken van je foto's, op een medium dat niet meer te overschrijven is zoals DVD, Blue Ray of M-disc.

Waarom?De reden om ook back-ups te maken op read-only media is dat je digitale bestanden te kwetsbaar zijn voor corruptie zoals harde schijf defecten, virussen, misbruik en diefstal.

Foto's kunnen erg eenvoudig beschadigd raken terwijl ze er op het eerste gezicht nog gewoon 'staan'. Dat je ze op een gegeven moment niet meer kunt openen merk je dan alleen wanneer je dat toevallig een keer probeert.
Dus maak niet al te lang nadat je bestanden aantoonbaar correct bleken te zijn (omdat je ze toen hebt bekeken bijvoorbeeld) een dergelijke backup op DVD, Blue Ray of M-disk.

Hoe?Hoewel ikzelf voor m'n origineel beeldmateriaal (NEF en DNG bestanden) een iets andere bestandsstructuur hanteer dan voor de afgeleide bestanden (PSD en JPG bestanden) is de overeenkomst, dat ik mappen gebruik welke ik laat 'aangroeien' tot circa 20 Gb. 
Daarna maak ik een nieuwe map aan en gebruik die vervolgens. De vorige map 'bevries' ik dan als het ware, er worden dan dus geen nieuwe foto's meer aan toegevoegd.
Wanneer er een map weer 'vol' is maak ik er 2 backup's van op BLue Ray disks, de ene gaat thuis in een koffer en de andere offsite bij familie.

Hoe hou je dit bij?Ik probeer de administratie zo eenvoudig mogelijk te houden. Hoewel ik het wel registreer zou dit eigenlijk niet hoeven. Wanneer een map weer 'vol' is verander ik de naam van de map namelijk. De oorspronkelijke naam vul ik aan met de naam van de laatste foto in de map. Hieraan zie ik dus meteen of een map 'op slot' zit of niet.

Het principe dat ik hier beschrijf komt overigens overeen met het 'bucket systeem' zoals Peter Krogh die beschrijft in zijn 'DAM book' en is anno 2018 niet meer helemaal actueel. Zie bijvoorbeeld maart 2018.

Duizenden dia’s scannen op 3600 dpi, binnen 2 maanden en voor minder dan 200,- euro, kan dat?

Jazeker kan dit!
En ik zal hieronder uitleggen hoe dit gaat.

1.) Vind enkele medegeïnteresseerden om een goede diascanner aan te schaffen. Dit kan gezamenlijk of je maakt onderling afspraken over het overnemen van elkaar. Zaken waarover je vooraf overeenstemming moet hebben zijn de periode die iedere deelnemer de scanner kan gebruiken en de volgorde waarin iedere deelnemer 'aan de beurt' komt.
Enkele goede kanalen om de partners of deelnemers voor de bedachte constructie te vinden zijn markplaats.nl of 2ehands.nl

Zet de afspraken die je met de overige deelnemers maakt op papier en zorg dat je elkaar even een keer in levende lijve hebt ontmoet. Een voorbeeld of opzet van de afspraken zoals je die zou kunnen maken heb ik hier neergezet.

2.) Schaf gezamenlijk of als initiatiefnemer van de constructie een goede dia scanner aan. Essentieel is de mogelijkheid tot bulkscanning. Het liefst een apparaat dat, net als een diaprojector, het magazijn transporteert en dan om de beurt alle dia's scant. Een voorbeeld hiervan is de Reflecta DigitDia 5000 welke al voor minder dan 1000,- euro verkrijgbaar is en inclusief SilverFast scansoftware (de marktleider op dit gebied) circa 1200,- euro.
Mijn ervaring is overigens dat SilverFast niet nodig is voor het doel zoals hier beschreven, lees eventueel ook mijn eerdere artikel over dit onderwerp. Feit is wel dat er steeds minder goede diascanners op de markt komen in tegenstelling tot de eenvoudige apparaten (Aldi) waarmee je een enkele dia tegelijk kunt scannen. Nog even afgezien van de kwaliteit van deze apparaten wil je deze waarschijnlijk niet gebruiken wanneer je meer dan enkele tientallen dia's hebt liggen. Je zult dan een halve eeuwigheid nodig hebben op al het materiaal te scannen.

3.) Scan alle dia's. Ga dus niet vooraf lopen inventariseren! Het beoordelen en dergelijke gaat namelijk stukken sneller op je computerscherm dan vooraf met een dia-viewer of projector. Je wint op deze manier echt tijd ten opzichte van het voorselecteren, althans wanneer je een bulkscanner gebruikt zoals aangegeven in het voorgaande punt…
Bovendien kun je de afbeeldingen op het scherm meteen beoordelen (voorzien van sterren, ook wel rating genoemd) en voorzien van trefwoorden. Voor wat betreft het beoordelen zou je m'n artikel daarover nog eens na kunnen lezen en ook over het voorzien van trefwoorden heb ik eerder geschreven (artikel 1 en/of artikel 2). In het kort komt gaat het hier om:

• Rating van 1 tot 5 sterren. Foto's die geschikt zouden zijn om een afdrukje van te maken beginnen met 1 ster, de beste van de serie 2, echt mooie of waardevolle opnames vanuit emotioneel perspectief 3 en je allerbeste opnames 4.
  De 5 sterren zou ik reserveren voor de toekomst.
• Trefwoorden. Ik zou minimaal voorzien in de namen van de personen die op de opname staan, wanneer (desnoods alleen jaartal) en waar (land, provincie, plaats). Desgewenst kun je foto's met sterren voorzien van meer trefwoorden.

Applicaties waarmee je dit kunt doen worden DAM genoemd (Digital Asset Management – Digitaal Foto Beheer) en ik zou zeker de aanschaf van iets dergelijks overwegen.

4.) Gebruik een (DAM) applicatie voor het sorteer- en organiseer-werk
Het gebruik van een DAM applicatie is erg belangrijk omdat je, vooral als je veel foto's hebt, niet alle organiseerwerk (voorzien van ratings, trefwoorden e.d.) in een keer zult kunnen/willen afhandelen. Om het overzicht te bewaren zul je een applicatie moeten gebruiken waarmee dit kan en waarin je je persoonlijke voorkeuren met betrekking tot het organiseren (wat is er al gedaan, waarvan zijn er al back-ups gemaakt, welke dia's moet ik opnieuw scannen, etc) kwijt kunt.

Microsoft Expression Media 2 is een voorbeeld van een erg goed commercieel DAM programma maar ook het gratis (!) XnView is prima te gebruiken.
Je kunt natuurlijk ook een mix van applicaties gebruiken zoals XnView (om de foto's van gegevens te voorzien) en het populaire Picasa
om ze weer snel en eenvoudig terug te vinden. Om meerdere redenen zou ik het voorzien van ratings en trefwoorden niet in Picasa doen en de belangrijkste is wel dat deze gegevens dan niet (goed) uitwisselbaar zijn met andere programma's.