Workflow optimalisatie: andere foto naamgeving

De naamgeving van mijn foto’s voldeed niet meer en ik wilde dan ook al een poosje overgaan naar een nieuwe naamgevingsconventie. 

Een natuurlijk moment daarvoor leek mij de(recentste) jaarovergang.

Mijn conventie had ik ooit opgezet als 
Jaar – Maand – Volgnummer. 

Het format was YYYY_MM_XXXX 
Daarmee zou ik dus 9999 foto’s per maand kunnen maken zonder in de problemen te komen, naamgevingstechnisch gezien dan.

Niet dat ik al tegen deze grenzen aan ben gelopen maar ik heb wel gezien dat je vrij gemakkelijk in de buurt kunt komen. Op vakantie bijvoorbeeld wanneer je veel materiaal in een relatief korte periode maakt gaat het toch al snel om duizenden foto’s.

Het tweede argument was dat we met meerdere personen in huis zijn die foto’s maken. Wanneer we allemaal dezelfde naamgevingsconventie gebruiken, is dus niet meer te zien van wie welke foto is. Ongetwijfeld ontstaan er foto’s met dezelfde naam en dat kan tot verwarring leiden of zelfs tot overschrijving van de ene foto door een andere…

Kortom, een nieuwe naamgevingsconventie dus! Maar welke?

In de diverse fora lopen de meningen behoorlijk uiteen. De argumenten variëren van een ‘unieke identifier only’ tot een naam waarin ook onderwerp van de shoot is opgenomen. In deze laatste aanpak geloof ik overigens nog steeds niet omdat het te willekeurig is en aan interpretatie onderhevig.  Wanneer je bijvoorbeeld een huwelijksreportage schiet, komt de naam van het bruidspaar dan in de naam? Of dat het een huwelijksreportage is? Dat het een opdracht is of persoonlijke shoot? Hier is geen eenduidig antwoord mogelijk waardoor ik er al jaren geleden over uit was dat de foto gewoon een uniek id moet hebben en anders niet. De rest van de informatie over de foto komt in een beheersysteem; je DAM (Digital Asset Management software), Lightroom bijvoorbeeld. Vroeger toen ik analoog schoot deed ik overigens niet anders. De foto werd uniek geïdentificeerd door het negatiefnummer op het rolletje + het nummer dat ik de filmrol had gegeven + de (jaar) mappen waarin ik de negatieven opborg. 

Alle gegevens over de opname (metadata) hield ik bij in een excel sheet (en daarvoor gewoon op papier).

De vraag nu is hoe een goede unieke identifier er eigenlijk uitziet in het digitale tijdperk.

Volgens mij is dat wanneer je er uit op kunt maken door WIE de foto WAAR en WANNEER is gemaakt. Tenslotte kan dezelfde persoon maar één foto tegelijk maken op dezelfde plek op aarde, op hetzelfde moment. Stel dat er nog een andere persoon bestaat met dezelfde naam en die dezelfde naamgevingsconventie gebruikt, dan nog heb je geen overlappende bestandsnamen omdat die persoon niet op dezelfde plek en op hetzelfde moment een foto kan maken als jij. Waterdicht toch?

Zoiets zou er dan uit komen te zien als Naam_Datum_Tijd_Coördinaten.

In theorie ziet dat er nog wel werkbaar uit maar een concreet bestand zou dan bijvoorbeeld de volgende naam hebben: RoelofMoorlag_20150226_093545_244325S_152815E.DNG. Met zo’n 50 karakters is dat wel erg lang voor een bestandsnaam…

Bovendien worden de GPS gegevens niet altijd goed in de camera geregistreerd. Het zou wel erg veel werk zijn om die telkens te moeten opzoeken voor de foto’s (ook de wat minder goede foto’s waarin de camera dat niet gedaan heeft). Wanneer de coördinaten onderdeel zijn van je naamgevingsconventie kom je hier niet onderuit.

Mijn besluit is dan ook om de coördinaten niet in de naam op te nemen. Om de naam nog wat korter te maken kies ik er voor om m’n initialen te gebruiken in plaats van m’n volledig naam. Daarmee wordt het iets als: RM_20150226_093545.DNG

Ik twijfelde nog over een volgnummer. De naamconventie gaat er weliswaar van uit dat ik iedere seconde een unieke foto kan maken maar de moderne camera’s laten meer foto’s per seconde toe… Omdat ik niet vaak sportfoto’s maak is de kans hierop niet zo groot maar het is theoretisch wel mogelijk. Gelukkig neemt Lightroom deze zorgen voor me weg door het automatisch toevoegen van een volgnummer wanneer er meerdere foto’s in dezelfde seconde worden gemaakt. Handig!

Sowieso was een belangrijke voorwaarde voor mijn nieuwe naamgevingsconventie dat Lightroom hem volledig automatisch zou moeten kunnen uitvoeren. Ik wil er tenslotte minder werk van krijgen, niet meer!

Het concrete sjabloon (aanklikken voor grotere afbeelding):

Nadelen?

Ten opzichte van mijn vorige workflow ga ik er in theorie op twee punten op achteruit:

1) FOLDERNAAM:
Bij het importproces waarbij de foto’s van de fotokaarten naar de computer worden overgebracht hernoemde ik altijd de folder waarin deze foto’s terechtkwamen. Concreet naar:  “eerste foto nummer -laatste foto nummer” en dit registreerde ik dan in een Excel sheet

(De nummers waren overigens gewoon de nummers die de camera aan de opnames mee had gegeven). Dit zag er zo uit:

Op deze manier was in een oogopslag te zien of er misschien een kaart ‘vergeten’ was. De nummers sluiten namelijk naadloos op elkaar aan. Een hiaat valt meteen op. In zo'n geval kon ik meteen een onderzoek naar de oorzaak starten. Een ‘vergeten kaart’ is me overigens nooit overkomen waardoor deze manier van werken dus altijd een 'verzekering' is gebleven.

Bij mijn huidige opzet neem ik dus afscheid van deze controleslag maar daar komen andere voor terug:

Zo ben ik vrij gestructureerd in het bijhouden van mijn fotokaarten. Ik heb een doosje met lege kaarten en een doosje waarin de volle gaan en het ene doosje is zwart en de ander zilverkleurig.

Daarnaast is de kans op een ‘vergeten’ kaart natuurlijk het grootst na thuiskomst van bijvoorbeeld vakantie. Ik heb er voor gekozen om de bestanden in Lightroom binnen te laten komen gesorteerd in datum-mappen. Hoogstwaarschijnlijk zal ik iedere dag foto’s hebben gemaakt en op die manier valt een lege plek ook snel op:

  2) BESTANDSNAAM:

   Het tweede onderdeel waarop ik theoretisch in heb geleverd is de naamgeving van de bestanden zelf. Voorheen hernoemde ik mijn bestanden pas na de eerste selectie (verwijderingen). Daardoor onderhield ik dus altijd een ononderbroken reeks:

Het idee hierachter is dat er geen ‘HIATEN’ mogen bestaan, de reeks hoort ononderbroken door te lopen. Ontbreekt er een nummer dan is er blijkbaar iets aan de hand en moet er actie worden ondernomen.

Echter blijkt in de praktijk dat er zo veel foto’s worden gemaakt dat een visuele controle er bij in schiet of eigenlijk ondoenlijk is. In theorie klopt het dus maar in de praktijk blijkt het geen toegevoegde waarde (meer) te hebben.

Wat ik er nu voor terug heb gekregen is de Lightroom optie ‘Alle ontbrekende foto’s zoeken’ onder het menu ‘Bibliotheek’.  Die worden vervolgens in een overzicht getoond zodat je nader actie kunt ondernemen:

Zo kunnen de betreffende foto’s bijvoorbeeld vanuit een back-up terug worden gezet (en je kunt een onderzoek starten naar waarom de foto’s überhaupt verdwenen waren). De test zal nu het volgende melden:

Lightroom biedt mij nu dus een geautomatiseerd alternatief voor de eerder beschreven visuele inspectie. De inspectie die ik toch al niet uitvoerde... Wat in eerste instantie op achteruitgang leek blijkt eigenlijk dus vooruitgang te zijn!

Foto naamgevingsconventie

Bestandsnamen zijn een belangrijk onderdeel van bestandsbeheer en omdat foto’s ook ‘gewoon’ bestanden zijn geldt dat dus ook daarvoor. Hieronder een aantal basisregels en aanbevelingen.

·         Hanteer de normale computer ‘regels’ om je fotonamen te bepalen
·         Gebruik unieke bestandsnamen voor elke foto
·         Vermijd gebruik van namen of beschrijvingen in de bestandsnamen
·         Verleng bestandsnamen om originelen te onderscheiden van afgeleide bestanden
·         Wanneer eenmaal bedacht, gebruik de naamconventie dan consequent
·         Gebruik nooit verschillende namen voor hetzelfde (beeld)bestand

Hanteer de normale computer ‘regels’ om je fotonamen te bepalen

Bestandsnamen zijn een belangrijk onderdeel van de hele bestandsstructuur. Het (her)noemen van je bestanden is dan ook erg belangrijk. Digitale camera’s genereren namelijk standaard namen als DCS6871.JPG met als belangrijkste tekortkoming dat ze niet uniek zijn.  Na opname DCS9999 is de eerstvolgende opname gewoon weer DCS0001, net als de allereerste foto met deze camera. Over het algemeen kun je in de camera met betrekking tot de naamgeving niets geavanceerds instellen, dat moet je dus achteraf doen. Hou daarbij rekening met het volgende:

·         Gebruik alleen letters uit het gewone alfabet (a-z en A-Z);
·         Gebruik alleen nummers uit het decimale stelsel  (0 – 9);
·         Liggende streepjes en underscores kunnen ook wel gebruikt worden maar gebruik geen andere vreemde leestekens;
·         Bestandsnamen eindigen altijd in een zogenaamde bestandsextensie, drie letters (JPG, NEF, TIF, enz) die het formaat definiëren (na een punt).  Zorg er voor dat deze extensie niet wijzigt tijdens het eventueel hernoemingsproces (renaming).

Gebruik unieke bestandsnamen voor elke foto

Een van de belangrijkste eigenschappen van een digitale foto is dat hij een unieke naam heeft of krijgt. Het is verwarrend wanneer verschillende afbeeldingen dezelfde naam kunnen hebben voor zowel de fotograaf als de klant. Het risico bestaat dat een bestand ongewenst een andere (met dezelfde naam) overschrijft. Het is de moeite waard om even na te denken over de gewenste ‘naamconventie’ zoals dat heet. Wanneer je deze hebt bedacht, hou er dan consequent aan vast. Zaken die je kunt gebruiken voor je naamconventie zijn:


·         Begin een bestandsnaam met je initialen maar probeer wel in gedachten te houden dat je gelimiteerd bent tot 31 karakters. Kort namen werken dus het beste
·         De datum waarop de foto is gemaakt, bijvoorbeeld in de notatie jaar – maand – dag. Hierdoor worden je foto’s automatisch in de juiste volgorde getoond binnen de meeste applicaties
·         Een volgnummer per opdracht waardoor je opdrachten ‘gegroepeerd’ worden getoond
·         Een volgnummer per opname waardoor je foto’s (binnen een opdracht) in de juiste volgorde worden getoond. Gebruik voldoende karakters voor de te overbruggen periode.

Vermijd gebruik van namen of beschrijvingen in de bestandsnamen

Hoewel het elders wel eens wordt geadviseerd heeft het toch te veel nadelen. Zo kan het leiden tot veel te lange bestandsnamen en is het niet te gebruiken in een leverancier-klant relatie. Voor een klant zul je dan al snel overgaan naar een andere naamgeving (nummer) waardoor je dus een soort ‘vertaaltabel’ zult moeten gaan bijhouden omdat dezelfde foto onder verschillende namen bekend is. Een beschrijvende naam is dan ook niet handig.

Verleng bestandsnamen om originelen te onderscheiden van afgeleide bestanden

Erg belangrijk is om snel te kunnen onderscheiden of je te maken hebt met een origineel dan wel een afgeleid bestand. Zoals bekend zijn er talrijke versies van een foto mogelijk zoals masterfiles, zwart-wit, panorama, print, web, HDR, etc.


Een aantal variaties op bestanden en hun haamgeving:

Wanneer eenmaal bedacht, gebruik de naamconventie dan consequent

Wanneer je eenmaak een naamconventie hebt bedahct, hou er dan ook consequent aan vast. Net als de optionele stap om je camaraspecifieke RAW bestanden om te zetten naar het generieke DNG formaat kun je dit doen vroeg binnen je werkproces of laat.
Veel mensen zullen de voorkeur geven aan het hernoemen van de bestanden tijdens het zogenaamde ingestion proces, het moment dat de beelden van je camera of kaart de computer binnen komen maar met name de mensen met meerdere camera’s zullen dit op een later moment in het proces willen doen.

Wat ikzelf bijvoorbeeld erg prettig vind is een ononderbroken reeks afbeeldingen. Wanneer je nu al tijdens het ingestion proces de afbeeldingen van de definitieve nummers voorziet zullen er ‘gaten’ ontstaan bij alle foto’s die je daarna nog weg gaat gooien. In mijn eigen workflow hernoem ik de foto’s dan ook pas nadat ik eerste selectie heb gedaan (houden of weggooien).

Gebruik (indien mogelijk) geen verschillende namen voor hetzelfde (beeld)bestand

Een van de ergste dingen die je met naamgeving kunt doen is om dezelfde foto meerdere namen te geven. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer er meteen bij het ingestion proces een kopie van het bestand wordt geplaatst op een tweede locatie. (Hoewel dit op zich een heel verstandige insteek is en je er om deze reden zeker niet van af zou moeten zien.)
Deze werkwijze is niet alleen verwarrend vanwege de verschillende naamgeving maar ook het aantal bestanden zal niet overeenkomen tussen beide locaties. Hoewel er manieren bestaan om dit te herstellen zoals het vergelijken van de bestanden op tijdstip of het plaatsen van de oorspronkelijke naam in een metadata veld en die met elkaar te vergelijken brengt dit toch aanmerkelijk meer werk met zich mee.

Het is overigens altijd aan te bevelen om de uiteindelijke bestandsnaam in de metadata onder te brengen omdat klanten de bestanden nog wel eens willen hernoemen volgens hun eigen naamconventie. Bij correspondentie over de foto en/of eventuele bestellingen kan eenvoudig naar het betreffende veld worden verwezen waardoor je veel zoekwerk wordt bespaard.

Dit mechanisme is ook bruikbaar voor foto’s die op een webpagina terecht gaan komen. Zoekmachines kunnen namelijk beter overweg met foto’s die een beschrijvende naam hebben. En hoewel dat ingaat tegen het principe kan het voor deze specifieke toepassing toch zinvol zijn. Wanneer de ‘echte’ naam dan in de metadata is ondergebracht kan de eventuele verwarring dus worden geminimaliseerd.

In 2009 schreef ik eerder over naamgeving en de tooling die daarbij gebruikt kan worden bij het hernoemen. Dit artikel is daar een uitbreiding op.

In april 2015 is er een vervolg op dit artikel gepubliceerd.

Hernoemen van je foto’s (2)

De vorige keer gaf ik het advies om je foto's te voorzien van een consequente naamgeving maar waarmee doe je dit dan?

Het handigst is het natuurlijk om de naamgeving van je foto's aan te passen in de applicatie waarmee je toch al bezig bent om je foto's te organiseren zoals Adobe Bridge, Adobe Lightroom of Microsoft Expression Media. 

Wanneer je deze programma's niet gebruikt of wanneer je een gratis applicatie zoekt kan ik FileRenamer aanraden. In de schermafbeelding is goed te zien dat je, nog voordat de conversie heeft plaatsgevonden, er een voorbeeld wordt getoond van de nieuwe naam.

Met een handomdraai zijn de namen van honderden foto's omgezet naar de door jou gewenste conventie.
Het enige nadeel van FileRenamer is dat het niet in het nederlands beschikbaar is.

Website waar je FileRenamer kunt downloaden

Welke naamgeving gebruiken voor foto’s?

Standaard krijgen foto's hun naam van de camera waarmee ze gemaakt zijn. Meestal is dit iets in de trant van DSC_5750 of iets dergelijks.

Veel mensen hebben de neiging om deze nietszeggende naam om te zetten in iets herkenbaars als "Vakantie_2008_01" of zo maar mijn advies is om dit niet te doen. Gebruik in plaats daarvan een consistente naamgeving voor al je foto's volgens het formaat jaar_maand_volgnummer (JJJ_MM_XXX), zoals bijvoorbeeld 2008_08_001.

Er zijn tal van voordelen om dit advies op te volgen, ik zal er een paar noemen:

• De foto's worden altijd in de juiste volgorde getoond, althans wanneer de nummering altijd 3 of 4 karakters bevat zoals in het voorbeeld
• Er is in een oogopslag te zien of er hiaten zijn. Ik adviseer om de namen van de foto's pas om te zetten wanneer de mislukte foto's zijn verwijderd. In dat geval ontstaat er dus een ononderbroken genummerde lijst met foto's
• Het onderwerp dat je in de naamgeving kwijt zou willen is per definitie onvoldoende. Je wilt tenslotte niet een hele omschrijving in de naamgeving kwijt maar hoogstens enkele woorden. Deze woorden blijken in de praktijk onvoldoende te zijn om een bepaalde foto later weer te kunnen vinden. Terugvinden van foto's doen we dan ook niet op naam maar op inhoud van bijvoorbeeld meegegeven trefwoorden (metadata)

De hierboven voorgestelde naamconventie voorkomt ook nog dubbelingen. De door de camera meegegeven nummer begint na tienduizend foto's namelijk weer van vooraf aan. Een beetje fotohobbyist komt dan na verloop van tijd dus met foto's te zitten die dezelfde naam hebben. Door in de naam jaartal, maand en volgnummer op te nemen voorkom je dit probleem omdat die combinatie niet weer voorkomt.

Aanvulling dd april 2015: Over dit onderwerp heb ik een nieuw artikel geschreven: https://digitaalfotobeheer.blogspot.nl/2015/04/workflow-optimalisatie-andere-foto.html