Van Expression Media naar Lightroom

Mijn bevindingen bij de migratie van Microsoft's Expression Media 2 naar Adobe's Lightroom 5.x 

Na een lange periode van oriëntatie en voorbereidingen heb ik uiteindelijk toch de migratie van mijn foto archief ter hand genomen. 

De keuze daarbij is gevallen op Adobe’s Lightroom. Mijn archief onderhield ik tot nog toe met behulp van Microsoft’s Expression Media. Dit programma voldeed lange tijd maar inmiddels niet meer. Eerder schreef ik hier en hier al eens over mijn overwegingen om over te stappen. 
Vandaag blijft het niet bij overwegingen maar ga ik een stap verder en ga daadwerkelijk over. Hierbij  mijn praktijkervaringen daarbij. 

Fysiek heb ik mijn foto’s niet verhuisd!

Ze staan nog altijd op dezelfde plek  (met natuurlijk alle verschillende back-ups die er van bestaan) als voorheen. De migratie betreft dus ‘alleen’ ingebruikname van een nieuw beheersysteem, ook wel DAM genoemd (Digital Asset Management). Daar zijn de foto’s niet echt 'in' opgenomen maar alleen verwijzingen er naar. (Het verschil tussen beheersystemen en browsers beschreef ik eerder hier).  

Catalog sets

Een van de functionaliteiten van Expression Media waarmee de foto’s konden worden georganiseerd waren zogenaamde ‘catalog sets’. Dit zijn een soort virtuele folders of categorieën waaronder je foto’s kunt onderbrengen. Dezelfde foto kan in meerdere van deze catalog sets zijn ondergebracht, iets dat bij 'gewone' folders niet mogelijk is. De foto’s die in onderstaande ‘map’ Fotoalbum zitten staan (deels) ook in de beide andere mappen onder ‘2013 Noorwegen’:

Veel metadata velden zijn gelukkig compatibel met andere beheersystemen. Trefwoorden en sterwaarderingen bijvoorbeeld die je in systeem A aan je foto's toevoegt worden door systeem B herkend. Echter zijn catalog sets specifiek voor Expression media (en zijn voorganger en opvolger, respectievelijk iView Media pro en Phase One Media Pro). Lightroom herkent ze dus niet en daarom kan ik mijn organisatie daarmee niet opnieuw reconstrueren. 

Omdat ik nogal veel catalog sets in Expression Media had aangemaakt (honderden categorieën en subcategorieën) leek het me ook niet handig om dit met de hand te doen.

Ik heb dus als eerste gekeken naar geautomatiseerde oplossingen (zoals deze) maar die bleken toch niet of niet goed te werken. Dus bleef er maar één ding over en dat was een soort tussenoplossing waarbij het trefwoorden veld (keywords) van de foto’s gebruikt (misbruikt?) wordt om informatie over de catalog sets te transporteren van het ene systeem naar het andere:

1. Als eerste klapte ik (in Expression Media) de volledige boom met catalog sets open en begon bij de onderste set
2. Door het rondje aan te klikken worden alle foto’s getoond die aan dat criterium voldoen
3. Alle foto’s worden vervolgens met Ctrl+A geselecteerd
4. Omschakelen van ‘Organize’ view naar ‘Info’ view waardoor ik toegang heb tot de verschillende metadatavelden
5. In het trefwoorden/keywords field met tekst het hele pad beschrijven (in het getoonde voorbeeld is dit “Prive, Vakantie, 2013_Noorwegen, Fotoalbum”
6. Opslaan en evt. een back-up van de EM catalogus maken
7. De betreffende catalog set verwijderen en daarna door naar wat nu de laatste is (ga naar stap 1). Dit herhalen totdat alle catalog sets 'behandeld' zijn en er dus geen meer over is
8. Wanneer de informatie van alle catalog sets in de trefwoorden zijn opgenomen moet de informatie nog ‘echt’ naar de fotobestanden worden weggeschreven (gesynchroniseerd).  Tot nog toe werd de informatie namelijk alleen nog maar in de interne database van het programma opgeslagen. Geen enkele foto is dus nog aangeroerd. Omdat met deze laatste stap het bestand echt gemuteerd wordt wacht ik daarmee tot op het allerlaatst. Er zijn namelijk nog een incompatibel velden die ik op vergelijkbare wijze wil migreren:

People

Het Expression Media "People" veld bevat de namen van de personen die op de foto staan. Hoewel het een volledig logisch veld lijkt is het toch geen ‘normaal’ en daarmee compatible (IPTC) veld.

Location/City/State/Country

Hetzelfde als bij 'people' gaat op voor de locatiegegevens; de plek, plaats, provincie en land waar de foto is gemaakt. (zie dezelfde schermafbeelding hierboven).

Beide velden heb ik behoorlijk consequent gebruikt en het zou zonde zijn wanneer de toen aangebrachte informatie bij een migratie verloren zou gaan. Gelukkig zijn hier veel minder handmatige handelingen voor nodig om de gegevens in de trefwoorden/keywords te krijgen dan de eerder beschreven catalog sets:

Er bestaan namelijk twee scripts die dit (voor een selectie foto’s) geautomatiseerd doen:

Het script “People to Keywords” doet dit voor de namen van de personen op de foto’s.
Het script “Place finder to Keywords” doet dit voor de locatiegegevens.

Helaas blijkt het script niet geschikt om ALLE  foto’s in het archief tegelijk te ‘behandelen’ dus ik deel het op in ongeveer 10 sets. Dit lukt performance- technisch net. Het is dus een beetje puzzelen welke aantallen je computer aan kan.

Nadat beide scripts op alle bestanden zijn uitgevoerd kan de laatste stap worden uitgevoerd. Het daadwerkelijk synchroniseren van alle gegevens (in dit geval voornamelijk trefwoorden) naar de fotobestanden. In Expression Media gaat dat als volgt:

Expression Media wordt nu afgesloten en Lightroom opgestart. 

Start een nieuwe, lege catalogus. Daar voeg ik mijn foto directory aan toe:

Bestand/Foto's en Video's importeren. Kies vervolgens voor de optie 'Toevoegen' en niet voor één van de andere drie opties (Kopiëren als DNG, Kopiëren of Verplaatsen). 
Bij 'toevoegen' blijven de foto's gewoon op hun oorspronkelijke plaats staan en leest Lightroom alleen de informatie uit de bestanden in (de meta data). Onderdeel hiervan zijn de zojuist aangepaste trefwoorden.

Wanneer Lightroom klaar is controleer ik als eerste de tellingen. In Expression media had ik de aantallen foto's genoteerd (per folder, totalen, per sterwaardering, etc.). 

In Lightroom zouden deze aantallen dus moeten overeenkomen.  Anders is eerst aanvullend onderzoek nodig.

In mijn geval waren er inderdaad wat verschillen.

Een eerste oorzaak bestond uit tekstbestanden (*.txt). In verschillende directory's had ik deze nog (vanuit het verleden) staan voor verschillende toepassingen. 
Expression Media kon vrijwel alle bestandsformaten aan en dus ook deze txt bestanden. In Lightroom kun je echter alleen foto en videobestanden opnemen. De txt bestanden herkent hij dus niet met als gevolg dat er minder bestanden in Lightroom getoond worden dan in Expression Media. Nog niet alle verschillen konden hiermee worden verklaard.

Een tweede verschil bleek te maken te hebben met een instelling in Lightroom:

Onder inportopties/bewerken/voorkeuren/tab algemeen moet het zinnetje "JPEG bestanden naast RAW bestanden als aparte foto’s behandelen" aangevinkt worden. Standaard is dit niet het geval en aangezien ik een aantal JPG versies naast RAW bestanden had, werden die dus overgeslagen. In feite een actie die snel hersteld kon worden. Dit zette me natuurlijk wel aan het denken over de wenselijkheid van JPG bestanden (derivatieven) in mijn Master Catalogus...

Nadat alle verschillen konden worden verklaard ging ik verder met het reconstrueren van mijn categorie structuur:

Lightroom kent verschillende manieren om structuur aan te brengen in de collectie. Een hele krachtige is de ‘Slimme  verzameling‘. Daarmee kun je  foto’s groeperen aan de hand van criteria zoals trefwoorden, datum of andere metadata. Als eerste wil ik de structuur Privé, Vakantie, 2013_Noorwegen, Fotoalbum uit het voorbeeld (eerste schermafbeelding hierboven) reconstrueren.

Nu, de bovenste niveaus zijn gemakkelijk. Die voeg ik toe als ‘verzamelingsset’, daar zit dus nog geen intelligentie achter en er worden ook geen foto’s in geplaatst, alleen verzamelingen en slimme verzamelingen. 
Het laagste niveau (waar de foto's wel in worden getoond) wordt wel een slimme verzameling met als criterium: Trefwoorden | bevat alles | Privé, Vakantie, 2013_Noorwegen, Fotoalbum:

Op deze manier kan ik al mijn categorieën  reconstrueren hoewel sommigen misschien net wat meer creativiteit zullen vergen dan andere (voor wat betreft de gehanteerde criteria).

Door gebruik te maken van Slimme verzamelingen op basis van alleen trefwoorden probeer ik te voorkomen dat ik afhankelijk wordt van Lightroom. Trefwoorden zijn namelijk compatibel met andere systemen en in de toekomst zou ik mijn organisatie dus vrij eenvoudig mee moeten kunnen nemen naar een ander systeem. In IT land noemen ze dit een exit-strategie en het is goed om daar vooraf over na te denken. In het verleden heb ik dat onvoldoende gedaan waardoor ik nu een hoop werk heb gehad en waardoor ik de migratie ook langer voor me uit heb geschoven dan dat ik eigenlijk had gewild.

Dit artikel is ook als Whitepaper te downloaden:
Van EM2 naar LR5.X