Deel 2 van 2 over m'n DAM workflow

Vorige maand, in het eerste deel van mijn workflow beschreef ik 12 concrete stappen die ik altijd doorloop en welke ik dan afvink in onderstaande Excel sheet:

De dingen die ik vervolgens nog wil doen met de foto’s hebben voornamelijk een organisatorisch doel en zijn over het algemeen veel meer over de tijd verspreid. Soms bijvoorbeeld gebruik ik foto’s uit het verleden voor een nieuwe toepassing en dat wil ik dan toch vastleggen.

In het eerste deel van m’n workflow gebruik ik meerdere applicaties maar dit laatste deel doe ik voornamelijk binnen mijn Digital Asset Management applicatie.
Een aantal voorbeelden van dergelijke zogenaamde DAM’s zijn IdImager, Canto Cumulus, ACDsee, Aperture en Expression Media (EM). Toevallig gebruik ikzelf laatstgenoemde (tegenwoordig MediaPro). De ideeën en de principes die ik beschrijf zijn echter voor alle DAM’s van toepassing.

Wanneer foto’s ‘binnenkomen’ in een DAM zijn ze nog ongeorganiseerd. De enige vorm van organisatie is de folderstructuur waaronder de bestanden zijn opgeslagen en de DAM kan bovendien vaak wel iets met de meta data die in de bestanden is opgeslagen zoals de datum:

Aan de hand van de datum waarop de foto’s zijn genomen worden ze automatisch gerubriceerd. Voor bovenstaande hiërarchie heb ik dan ook helemaal niets hoeven doen, de DAM heeft dit geheel automatisch voor me gedaan. Door te klikken op een bepaalde datum worden alle foto’s van die betreffende dag getoond. Door te klikken op een maand worden alle foto's getoond die de gedurende die maand zijn genomen.

EXIF

Vergelijkbare metadata zoals de datum (gegevens die dus al 'in' het bestand zitten) zijn het merk en model van je camera, de locatie (mits de camera voorzien is van een GPS module), sluitertijd, diafragma, ISO enzovoort.
Deze ‘meegebakken’ gegevens worden vaak in de zogenaamde EXIF ruimte van de foto opgenomen. De meeste DAM’s kunnen deze prima lezen maar ze veranderen of invullen wanneer ze leeg zijn is vaak moeilijker.

IPTC

Voor de gegevens die gebruikers vaak aan foto’s willen toevoegen is de IPTC ruimte bedacht. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan gegevens als: de naam van de fotograaf, de namen van de personen die op de foto staan, copyright gegevens, trefwoorden enz. Behalve dat de DAM kan helpen bij het aanbrengen van deze gegevens kan hij vervolgens de gegevens ook weer prima gebruiken voor je organisatiedoeleinden maar daarover later meer.

In bovenstaand voorbeeld is te zien dat er geen IPTC gegevens ingevuld zijn (Annotations, Keywords, etc)

Kleurcode (label)

De vorige keer ben ik geëindigd met het toekennen van het rode label aan alle nieuw ingebrachte foto’s:

Dat doe ik om de nieuwe, nog niet georganiseerde foto’s, te kunnen onderscheiden van de rest. Dit om ze te kenmerken als ‘hier moet alle tagging nog mee gebeuren’. Mocht je namelijk geen tijd hebben om dit meteen te doen dan herken je op een later moment snel de opnames die je nog van metadata moet voorzien. Zodra ik er naar mijn mening klaar mee ben, dat wil zeggen alle basis organisatorische zaken heb afgehandeld, verwijder ik het rode label weer. Onder deze basis versta ik: Waardering, Locatie, Personen, Trefwoorden en tenslotte, de synchronisatie van de waardering naar de trefwoorden.

(Ster)waardering

Het allerbelangrijkste dat je kunt doen voor je foto’s is er een waardering aan meegeven in de vorm van sterren. Standaard bieden de meeste DAM’s rating mogelijkheden van 0 tot 5 sterren:

Het waarderen van je foto’s hoef je niet op dit moment in de workflow te doen. Je zou het bijvoorbeeld ook prima kunnen doen tijdens de allereerste beoordeling in stap 3 of bij de integriteitscontrole in stap 6. Op die momenten doorloop je alle foto’s namelijk al een keer visueel (stuk voor stuk). Op zich dus een mooi moment om niet alleen de missers er uit te gooien of de kleuren te corrigeren maar meteen ook aan te geven of de betreffende foto één of meer sterren waard is. Op deze blog heb ik al eerder over deze materie geschreven (sept 2010) maar in het kort doe ik altijd het volgende. Tijdens stap 3 geef ik alle foto’s die ook maar enige potentie hebben één ster mee. 
Ik kies dus voor Weggooien/Houden (Pick/No-Pick) en daarna voor de keuze Geen Ster/Wel Ster. Hoeveel sterren een foto dan waard is beoordeel ik pas later wanneer ik de opname’s vaker voorbij heb zien komen en het beter kan beoordelen.

Wanneer je sterren wilt gaan gebruiken om je waardering uit te drukken lees dan mijn artikel hierover van mei 2009 hierover er nog eens op na:

Het is namelijk erg belangrijk om het methodisch aan te pakken zodat je een foto vandaag net zo gaat waarderen als dat je dat een jaar geleden zou hebben gedaan en zoals je dat volgende week gaat doen.

Copyright

Wanneer je dat nog niet in stap 1 (ingest) hebt gedaan kun je dat nu alsnog doen. Of wanneer je per ongeluk het verkeerde sjabloon hebt gebruikt kun je de gegevens wijzigen. Gelukkig kan dit ook batchgewijs voor alle nieuw ingekomen afbeeldingen tegelijk zodat het je maar weinig tijd kost.

Zorg er wel voor dat het ingevuld is want anders is het wel heel gemakkelijk voor iemand anders om jouw foto’s ongeoorloofd te gebruiken. Lees ook m’n waarschuwing tegen Orphanworks van september 2009.

Auteur

Hetzelfde als voor Copyright geldt hier ook. Als het goed is staat dit al correct ingesteld maar anders kan het alsnog eenvoudig en snel (batchgewijs) aangepast worden.

Locatie

Mocht je fototoestel (nog) niet van een GPS voorzien zijn dan is het handig om aan te geven waar de opname gemaakt is. Bij de meeste DAM’s kan dit overigens batchgewijs zodat je dat met alle foto’s van een shoot tegelijk kunt doen.

Personen

Iets dat potentieel erg veel tijd kan kosten is het aangeven van de personen die op de foto staan. Dit is wellicht niet in alle gevallen nodig dus denk er even over na of een algemene beschrijving als “dagje uit in de dierentuin van Emmen met Klaas en Eva en hun kids Tessa en Gert.” Deze kun je namelijk aan de hele serie meegeven in het ‘caption’ veld (afhankelijk van de gebruikte DAM soms ook ‘titel’ of ‘onderwerp’ veld). Het voordeel is dat dit batchgewijs kan en dus snel terwijl je wel snel op een van de namen kunt zoeken. Om dit zoeken is het in eerste instantie natuurlijk begonnen.

Omdat er een IPTC veld bestaat voor personen wil je deze wellicht toch daadwerkelijk vullen met de namen van de mensen op de foto. Je kunt dan overwegen om dit alleen te doen bij foto’s met een bepaalde waardering.

NB: Gezichtsherkenning zoals Picasa die bijvoorbeeld kent werkt geweldig maar het kent een belangrijk nadeel; de gegevens zijn niet overdraagbaar. Dat wil zeggen dat het niet in de foto wordt geregistreerd. Toch verwacht ik dat ook serieuze DAM's met deze functionaliteit zullen worden uitgerust aangezien het erg veel handmatig werk kan voorkomen.

Trefwoorden (Keywords)

Hier loop je wel erg veel risico dat het je (te) veel tijd gaat kosten want wat zet je er nu allemaal in?
Alleen de onderwerpen die je op de foto ziet of ook associaties, conceptuele begrippen e.d.? Moeten de verschillende trefwoorden er in alle mogelijke vervoegingen in of niet. Loop je alle foto’s bij langs of alleen de beste?

Over dit onderwerp schreef ik al twee keer eerder. De eerste keer was al in 2008 en toen ging ik met name in op de onderlinge verbanden of hiërarchie tussen trefwoorden; de context.

De tweede keer dat ik het onderwerp keywording behandelde ging expliciet over organisatie op basis van conceptuele begrippen als ‘geluk’, ‘toekomst’ e.d. omdat alleen de menselijke geest in staat is om die te koppelen aan het betreffende beeld.
De meeste andere zaken (gezichtsherkenning is daarvan een recent voorbeeld) zullen, al dan niet op termijn, geautomatiseerd mogelijk worden is mijn verwachting.

In een moderne DAM kunnen Keywords (trefwoorden) zelfs vaak in een hierachie worden ondergebracht.

Synchronisatie Waardering > Trefwoorden

Omdat de Rating (sterwaardering) een van de belangrijkste kenmerken is die je aan een foto mee kunt geven schrijf ik dit ook weg in het ‘Keywords’ veld (Van een foto met een enkele ster noteer ik RM:STAR1 in het trefwoord veld):

De belangrijkste reden hiervoor is dat je vrij snel per ongeluk de sterwaardering kunt veranderen (doordat je per ongeluk meerdere foto’s tegelijk hebt geselecteerd bijvoorbeeld). De ‘schade’ is dan weer vrij snel te herstellen.
Ook is de onderlinge compatibiliteit tussen verschillende DAM systemen niet zo goed. Sterwaarderingen komen vaak niet mee van de ene omgeving naar een andere. In tegenstelling tot de trefwoorden (of keywords), dit veld is het meest compatible en kun je dus prima voor migratietoepassingen ‘misbruiken’.

Verwijderen van het rode label

Wanneer alle metadata aan de opnames zijn toegevoegd kan het rode label weer verwijderd worden.

Hoe de organisatie verder op te zetten?

Nadat alle metadata aan de foto’s is toegewezen begint het eigenlijk pas. Je maakt de foto’s natuurlijk met een bepaald doel voor ogen. Soms als herinnering aan een gebeurtenis, soms is het in opdracht van iets of iemand. Maar altijd ligt er een reden aan ten grondslag en het is goed om dat te registreren in je DAM.

Centraal in de organisatie binnen een DAM staat een ‘virtuele’ folderstructuur. Je kunt bijvoorbeeld een dergelijke folderstructuur maken:

Opdrachtgevers > Bouwbedrijven > Bouwbedrijf Jansen

De foto’s die je hebt gemaakt komen daar dan onder te vallen

Heb je echter bijvoorbeeld een foto gemaakt van een pand dat gebouwd is door het bedrijf Jansen in opdracht van firma Pietersen. Of Jansen nu een klant van je is of niet (hij kan het tenslotte altijd worden), je wilt deze foto misschien ook onderbrengen in:

Opdrachtgevers > Administratiekantoren > Pietersen

Nu, in een folderstructuur zoals we die inmiddels wel kennen kan dit alleen maar door een kopie van de oorspronkelijke foto te maken. Bij virtuele folders hoeft dat niet, je kunt een foto in meerdere folders onderbrengen zonder dat daarvan kopieën worden gemaakt. Je kunt folderstructuren opzetten zo uitgebreid en zo ingewikkeld als je kunt bedenken, ook voor tijdelijke toepassingen (een project bijvoorbeeld).

Nadat je bent begonnen met het opzetten van je structuur (je zult er altijd aan blijven schaven en toevoegen) wil je natuurlijk alle foto’s die aan de criteria voldoen er in gaan onderbrengen. Daarvoor komen de gegevens die je ooit als metadata aan de foto’s hebt toegevoegd van pas. Je doet een zoekdracht waarbij je zoekt op relevante gegevens die je ooit hebt ingevuld. Je kunt meerdere velden combineren (zoals de sterwaardering) om precies die foto’s te vinden die je zoekt. Deze sleep je vervolgens naar de aangemaakte categorie.

Het werkt ook vaak andersom; je bent al een tijdje op zoek om de juiste zoekcombinatie te vinden en als dat dan uiteindelijk tot het gewenste resultaat heeft geleid maak je daar een nieuwe virtuele folder (Categorie) voor aan. De eerstvolgende keer is het resultaat dan veel sneller voorhanden. Dit is de manier waarop ik hier zelf mee omga. Ik zorg ervoor dat alle relevante zaken als metadata in mijn foto’s ondergebracht zijn zodat ze met de juiste zoekopdracht altijd weer snel kunnen worden gevonden. Doet zich dan een situatie voor waarbij ik een collectie foto’s moet samenstellen, bijvoorbeeld een jubileum of een reünie dan plaats ik verschillende zoekopdrachten en combineer die dan in een enkele categorie.

Bijzondere categorieën zijn de tijdelijke welke je gebruikt ten behoeve van de interne organisatie, deze noem ik ‘Utility sets’. Het rode label is daar eigenlijk ook een voorbeeld van maar ik heb specifiek voor deze toepassing de volgende categorieën (of virtuele folders) aangemaakt:

Vooral oudere foto’s, van voor de invoering van mijn huidige workflow, missen nog wel eens wat gegevens. Wanneer ik de tijd heb ga ik er actief naar op zoek, waarbij m’n DAM overigens ook weer prima tools aan boord heeft, maar meestal struikel ik er per ongeluk over wanneer ik ergens anders mee bezig ben. In zo’n geval valt me bijvoorbeeld op dat de waardering mij niet goed voorkomt en dat er personen op de foto staan die niet genoteerd zijn. Ik sleep de foto dan op deze beide categorieën. Af en toe open ik zo’n categorie en corrigeer dan een aantal foto’s.

In ‘listview’ kan ik zelf aangeven welke gegevens ik getoond wil hebben en in bovenstaand voorbeeld zijn dat Staat (provincie), stad, locatie, rating, land en copyright. Zoals je ziet is de getoonde selectie verre van compleet. Of eigenlijk ontbreekt alles nog, ik sleep alle bestanden dan ook naar alle afzonderlijke categorieën.

Privé versus publieke data

Nog een reden voor het gebruik van een DAM is dat je in staat bent om onderscheid te maken hoe er met de verschillende gegevens om zal worden gegaan. Een DAM heeft in eerste instantie een eigen database waarin de data zoals je keywords worden opgeslagen. Pas wanneer je daartoe opdracht geeft (synchroniseert) worden de gegevens echt ‘in’ de foto opgeslagen in de zogenaamde EXIF ruimte. Nu, door daar op een berekende manier mee om te gaan kun je vrij veel informatie over een foto bewaren zonder dat die meteen met de hele wereld gedeeld worden wanneer je een foto bijvoorbeeld op een website plaatst. In november 2009 schreef ik eerder over deze materie.

Back-up

Nu, ook over back-ups heb ik meermalen geschreven maar daar is ook een goede reden voor. Het is namelijk enorm belangrijk dat je dit goed inricht en je gedegen voorbereid op calamiteiten want het is niet de vraag of die zich zullen voordoen maar alleen wanneer…

In deel 1 van dit artikel zijn in stap 5 diverse facetten van de back-up aan de orde geweest. Mocht je enige twijfel hebben over de inrichting van jouw eigen back-up, sla genoemd artikel er dan nog zeker even op na.

Ten slotte

Naast dat ik lang nog niet alle relevante onderwerpen heb uitgewerkt heb ik ze in deze beide artikelen ook nog eens slechts summier besproken. (En ondanks dat zijn het toch nog vrij uitgebreide artikelen geworden…)
Kortom, ik ben erg benieuwd naar jouw mening of vraag! Dat kan op deze plek als reactie op dit artikel.

In dat kader is mijn oproep van enkele weken geleden ook zeker nog relevant. De vraag was toen of er belangstelling zou zijn voor een boek waarin alle onderwerpen rondom het beheer van digitale foto’s gedetailleerd uitgewerkt zijn. Mocht je de enquête nog niet hebben ingevuld, lees m’n oproep dan nog even na.

Aangezien mijn statistieken aangeven dat ik maandelijks toch bijna 2000 bezoekers heb (meer dan 25.000 in totaal tot nu toe) zou het leuk zijn om op deze plek wat feedback te krijgen.