Welke fotobeheer programma zal ik kiezen?

In een pakketselectietraject heb je over het algemeen behoefte aan uitgebreide reviews van de programma's waarin je geïnteresseerd bent.
In het Nederlands heb ik dit soort sites helaas niet gevonden maar in het Engels kwam ik DamRoundup tegen, een hele leuke die behoorlijk actueel gehouden wordt door Andy. (Correctie dd juli 2013: Geen van de links in dit artikel werkt nog. Een samenvatting is te vinden op KMworld)

De criteria waarop Andy de geteste applicatie beoordeeld:

1. Gebruikersinterface (GUI);
2. Standaard mogelijkheden;
3. Uitgebreide opties;
4. Snelheid/prestatie (performance);
5. Prijs/Kwaliteitverhouding.

De applicaties die je er momenteel kunt vinden zijn:

• ADAM Software
• Alchemy
• Alfresco
• Canto
• EMC
• EPiServer
• Interwoven
• North Plains Systems
• Opentext
• Webarchives
• Widen

Dus wanneer je op zoek bent naar een programma om je foto's in te beheren (DAM), dan adviseer ik om zeker ook hier even een bezoekje te brengen aan.  Mijn eigen fotobeheerder, Expression Media, staat er helaas niet tussen maar op zich is dat begrijpelijk. Het lijkt er namelijk op dat Microsoft dit juweeltje een langzame dood laat sterven. Wie toch in dit programma geïnteresseerd is kan inmiddels terecht bij Phase One, de partij die het stokje van Microsoft heeft overgenomen als Media Pro. 

Het belang van (ook) back-ups op DVD

Eerder schreef ik over het belang van back-ups en hoe je eenvoudig en snel een eerste opzet kunt maken door het gebruik van twee externe harde schijven. Hiervan bewaar je dan de ene buitenshuis en wisselt die wekelijks om met het andere exemplaar dat op dat moment is aangesloten op je computer. Sla het bewuste artikel er desgewenst nog eens op na.

Echter is de beschreven opzet niet afdoende. Je zult ook periodiek back-ups moeten maken van je foto's, op een medium dat niet meer te overschrijven is zoals DVD, Blue Ray of M-disc.

Waarom?De reden om ook back-ups te maken op read-only media is dat je digitale bestanden te kwetsbaar zijn voor corruptie zoals harde schijf defecten, virussen, misbruik en diefstal.

Foto's kunnen erg eenvoudig beschadigd raken terwijl ze er op het eerste gezicht nog gewoon 'staan'. Dat je ze op een gegeven moment niet meer kunt openen merk je dan alleen wanneer je dat toevallig een keer probeert.
Dus maak niet al te lang nadat je bestanden aantoonbaar correct bleken te zijn (omdat je ze toen hebt bekeken bijvoorbeeld) een dergelijke backup op DVD, Blue Ray of M-disk.

Hoe?Hoewel ikzelf voor m'n origineel beeldmateriaal (NEF en DNG bestanden) een iets andere bestandsstructuur hanteer dan voor de afgeleide bestanden (PSD en JPG bestanden) is de overeenkomst, dat ik mappen gebruik welke ik laat 'aangroeien' tot circa 20 Gb. 
Daarna maak ik een nieuwe map aan en gebruik die vervolgens. De vorige map 'bevries' ik dan als het ware, er worden dan dus geen nieuwe foto's meer aan toegevoegd.
Wanneer er een map weer 'vol' is maak ik er 2 backup's van op BLue Ray disks, de ene gaat thuis in een koffer en de andere offsite bij familie.

Hoe hou je dit bij?Ik probeer de administratie zo eenvoudig mogelijk te houden. Hoewel ik het wel registreer zou dit eigenlijk niet hoeven. Wanneer een map weer 'vol' is verander ik de naam van de map namelijk. De oorspronkelijke naam vul ik aan met de naam van de laatste foto in de map. Hieraan zie ik dus meteen of een map 'op slot' zit of niet.

Het principe dat ik hier beschrijf komt overigens overeen met het 'bucket systeem' zoals Peter Krogh die beschrijft in zijn 'DAM book' en is anno 2018 niet meer helemaal actueel. Zie bijvoorbeeld maart 2018.