dinsdag 9 augustus 2016

De vakantieworkflow voor de digitale fotograaf (2)

In 2011 (link) en 2009 (link) schreef ik ook al eens over m'n werkwijze tijdens de vakantie maar mijn workflow is nadien nogal gewijzigd (vooral vereenvoudigd). Ik heb dan ook mijn vakantie-workflow opnieuw ingericht.

Mijn ontwikkeling is er vooral op gericht om complexiteit te verminderen. Het aantal schakels en vooral handmatige handelingen tot het absolute minimum te beperken omdat daar fouten kunnen optreden.
Degenen die mijn blog volgen weten dat ik ‘vroeger’ met verschillende applicaties werkte en dat ik m’n administratie deels op papier (excel) deed. Inmiddels doe ik alles in één applicatie; Adobe Lightroom (LR). Ook mijn administratie (welke foto’s ik nog moet waarderen, van namen en/of locaties voorzien e.d.) regel ik in LR.

In 2011 ging de vakantieworkflow nog vooral om het veiligstellen van mijn foto’s en op locatie nog iets te kunnen doen aan het toevoegen van metadata (trefwoorden). De oplossing destijds was een goedkoop (Windows 7) netbookje dat me zeker een aantal jaren goede diensten heeft bewezen. Nu ik eigenlijk alleen nog met Lightroom werk wil ik dat eigenlijk ook op vakantie kunnen en de netbook is daarvoor niet krachtig genoeg. De keuze is daarbij op een Macbook gevallen. Ook erg compact maar in tegenstelling tot de netbook wel erg krachtig. Mijn licentie (Creative Cloud) laat toe dat ik Lightroom op twee verschillende apparaten mag installeren dus daar zijn geen meerkosten aan verbonden. M’n netbook kon ik via marktplaats kwijt voor bijna hetzelfde bedrag als dat ik er nieuw voor betaald had waardoor de investering te overzien was.

Hoewel ik dus op zowel m’n laptop als mijn thuissysteem Lightroom heb geïnstalleerd staat mijn hoofdcatalogus (Master) maar op 1 plek en dat is op mijn thuissysteem. Op de Macbook komt dus een aparte catalogus die ik na de vakantie ga overbrengen naar (samenvoegen met) het thuissysteem. Op vakantie wil ik echter wel graag beschikken over al m’n trefwoorden, verzamelingen en slimme verzamelingen e.d. Mijn werkwijze daarvoor is als volgt:
  • Op m’n thuissysteem maak ik een export van mijn mastercatalogus naar een externe harde schijf
  • Deze kopie van de mastercatalogus wordt overgezet naar de Macbook en daar tijdens de vakantie gebruikt
  • Tijdens de vakantie worden dagelijks de nieuwe foto’s op de Macbook binnengehaald en daar verwerkt
  • Dagelijks wordt ook een back-up gemaakt op de externe harddisk
  • Bij thuiskomst wordt de catalogus die op de Macbook staat samengevoegd met de Mastercatalogus op het thuissysteem


Thuissysteem


Op m’n thuissysteem maak ik in Lightroom een export van mijn catalogus op een externe schijf. Daarbij kies ik er voor om geen foto’s te exporteren dus alleen de catalogus:


Om  later verwarring te voorkomen met wat nu mijn echte MasterCatalogus is noem ik hem "CopyMasterCatalogus". Belangrijk is om geen van de vakjes onder in het scherm te selecteren. Alleen dan wordt alleen de catalogus geëxporteerd, dus zonder previews van de foto’s. Voor mijn catalogus met circa 79.000 foto’s duurt dit ongeveer 1,5 minuten. De gekopieerde catalogus is 1,8 Gb groot.

NB: Wanneer ik de previews wel mee had genomen (het bovenste vakje aangevinkt) was er ruim 74 Gb bijgekomen.
Wanneer ik ook de bronbestanden (de ‘echte’ foto’s zeg maar, adobe noemt ze negatiefbestanden – het tweede vakje aanvinken -) mee wil nemen komt er nog eens 1,30 Tb bij...

Macbook
Deze gekopieerde catalogus zet ik van de externe harde schijf over naar mijn Macbook die ik gebruik om de dagelijks nieuw gemaakte foto’s er in onder te brengen.

Iedere dag zet ik de foto’s van die dag over naar de Macbook. De SD kaart is dan (over het algemeen) dan nog niet vol en die plaats ik daarna dan ook weer terug in de camera totdat hij wel (grotendeels) vol is. Dan gaat de kaart in een andere kaarthouder:

Lightroom herkent de eerder gemaakte foto’s en zal die dus niet opnieuw meenemen.

Omdat de gekopieerde catalogus mijn ‘helperkeywords’ bevat, kan ik op vakantie op exact dezelfde manier mijn workflow volgen dan thuis. Ik gebruik bijvoorbeeld het helperkeyword @nog_geen_waardering die standaard mee wordt gegeven aan alle nieuw binnengehaalde foto’s middels een zogenaamde voorinstelling. In 2013 schreef ik daar al eens over maar in Lightroom is het proces nog wat efficiënter omdat er op basis van deze trefwoorden zogenaamde slimme verzamelingen kunnen worden gemaakt:

Met zo’n slimme verzameling laat ik alle foto’s zien die dit trefwoord nog hebben. Initieel zijn dit alle foto’s omdat het trefwoord automatisch is meegegeven tijdens het ingestionproces (het binnenhalen). Wanneer ik nu ’s avonds een keer tijd heb om mijn foto’s te doorlopen geef ik ze meteen een (ster) waardering mee, dat gaat in één moeite door. Met de instelling ‘Automatisch vooruit’ (Menu/Foto) gaat Lightroom door naar de eerstvolgende foto wanneer je een foto eenmaal van een sterwaardering voorziet. Op die manier kun je snel de ‘dagopbrengst’ doorlopen.

Na het doorlopen van alle (of een deel) van de foto’s verwijder ik het betreffende helperkeyword. Deze foto’s worden daardoor niet meer in mijn verzameling ‘nog te waarderen’ getoond.

Zo gebruik ik helperkeywords voor verschillende toepassingen omdat ik geen externe (laat staan papieren) administratie meer wil bijhouden voor alle werkzaamheden die ik op mijn foto’s wil toepassen (Een aantal voorbeelden van helperkeywords die ik gebruik: @nog_geen_waardering, @nog_geen_locatie, @nog_geen_namen, @nog_geen_trefwoorden, etc). Deze slimme verzamelingen staan allemaal bij elkaar onder de verzamelingsset ‘Workflow’:

Een volgende keer ga ik dieper in op de verschillende zaken die ik in mijn workflow heb geregeld.

Externe Harde schijf
Om op zowel Windows computers als op Mac ’s te kunnen werken met dezelfde harde schijf kun je die het beste (gemakkelijkst en gratis) formatteren als exFAT. De meeste harde schijven zijn standaard als FAT of als NTFS geformatteerd en hoewel een Mac die kan lezen kun je er geen bestanden op zetten (schrijven). Formatteren als exFAT kan op de Windows computer.

De externe harde schijf gebruik ik ook als (dagelijkse) back-up. Wanneer de dagelijkse foto’s zijn verwerkt synchroniseer ik alles naar deze schijf m.b.v. een synchronisatieprogramma (ChronoSync):


Ik gebruik dit programma omdat het een zogenaamde verificatieoptie kent: voor ieder bestand wordt er (op de achtergrond, je merkt daar niets van) een zogenaamde checksum berekend (zie wikipedia) en die wordt na de back-up /synchronisatie vergeleken met de waarde van het gekopieerde bestand. De back-up wordt alleen als succesvol beschouwd wanneer die twee waardes overeenkomen. Een extra garantie dus voor de betrouwbaarheid van je back-ups. Je moet er wel even voor zorgen dat de optie aan staat:

Thuiskomt
Omdat ik (natuurlijk) ook op de laatste dag op locatie een back-up heb gemaakt naar de externe harde schijf sluit ik die aan op mijn thuissysteem.

In Lightroom kun je onder Menu/bestand een andere catalogus importeren:

Selecteer het .lrcat bestand:

Standaard is de inhoud van de catalogus aanvinkt, dit is nodig om de daadwerkelijke foto's over te brengen van de externe harde schijf naar de computer:

Wanneer het om alle foto's van de vakantie gaat, betreft het al snel enkele duizenden foto's. Dat proces duurt wel even maar als ze eenmaal in de MasterCatalogus zijn opgenomen is dat inclusief al het werk dat je er tijdens je vakantie in hebt gestoken. Waardering, namen van mensen, locaties en beschrijvingen van situaties bijvoorbeeld maar ook alle bewerkingen (crop, horizon rechtgezet, helderheid, contrast, kleur etc.). 

Je kunt dus met een vliegende start beginnen met het samenstellen van een vakantiefotoboek!