woensdag 5 september 2012

Checklist digitaal fotobeheer




Dit is een kort overzicht van de zaken die je als digitaal fotograaf eigenlijk goed geregeld zou moeten hebben.

Met dank aan www.dpbestflow.org waar de meeste van de onderstaande tips vandaan komen.

Heb je alle vragen met een Ja beantwoord? Dan is je DAM omgeving uitstekend ingericht en kan ik je op dit vlak niet veel meer leren.

Mocht je her en der toch eens Nee hebben ingevuld of mocht het niet duidelijk zijn wat er met een bepaalde vraag bedoeld wordt dan kun je op dpbestflow terecht voor een uitgebreidere beschrijving (in het Engels) van de afzonderlijke punten en kun je er ook zien welke maatregelen je kunt nemen.


Veel zaken heb ik echter op deze plaats ook al eens eerder besproken of ga ik dat nog eens doen.
Systeem opzet

Hardware
  • Heb je geïnvesteerd in de beste monitor die je je kunt veroorloven?
  • Is de monitor goed gekalibreerd in een optimaal verlichte omgeving en zorg je er voor dat dit zo blijft?
  • Heb je voldoende harde schijf opslagcapaciteit?
  • Onderhoud je je computer en besturingssysteem goed?

Opname
  • Fotografeer je in RAW? Dit geeft niet alleen de hoogste kwaliteit maar ook de meeste flexibiliteit voor eventuele correcties

Kleur
  • Sluit je altijd kleurprofielen in de foto’s in en probeer je dat ook zo te houden?
  • Gebruik je een grote kleurruimte (dit t.b.v. beeldbewerkingsdoeleinden) zoals Adobe RGB (8 of 16 bit) of ProPhotoRGB (16 bit)?
  • Kalibreer je ook je printer?
  • Begrijpen je klanten (en anderen die met jouw foto’s te maken hebben) kleurbeheer?

Beeldbewerking
  • Gebruik je Parametrische beeldbewerkers? Deze zogenaamde PIE ware werkt namelijk ‘non-destructive’
  • Gebruik je (om dezelfde ‘non-destructive’ redenen) ook ‘lagen’ en ‘slimme objecten’  op master bestanden in PhotoShop?

Bestandsformaat
  • Gebruik je TIFF of PSD als werkbestandsformaat?
  • Gebruik je JPG of TIFF als opleverformaat?
  • Gebruik je TIFF of PSD als bestandsformaat bij het archiveren van gerenderde master bestanden?
  • Gebruik je het DNG formaat om je RAW bestanden te archiveren?

Opslag en Organisatie


Bestandsbeheer
  • Krijgen je foto’s allemaal een unieke naam?
  • Is de naamconventie die je hanteert gemakkelijk te onthouden en te gebruiken?
  • Gebruik je folders en subfolders om je bestanden ‘fysiek’ in op te slaan en t.b.v. organisatie doeleinden?
  • Gebruik je zowel meta-data als catalogus software om je foto collectie inhoudelijk te beheren en je zoekopdrachten te stroomlijnen?
  • Is je workflow georganiseerd rond de thema’s ‘capture’, ‘ingestion’ ‘werk’ en ‘archief’?

Metadata
  • Worden je contactgegevens en copyright informatie in al je foto’s ingebed?
  • Gebruik je bulk-meta data in de ‘keywords’ (trefwoorden) om je foto’s te beschrijven?
  • Gebruik je de meta-data velden (IPTC) voor de doeleinden waarvoor ze gemaakt zijn, zoals bijvoorbeeld locatie?
  • Ben je je bewust dat sommige software meta-data weer kan vernielen?

Back-up
  • Maak je gebruik van de 3-2-1 backup methodiek? (3 kopieën, 2 verschillende media waarvan er 1 elders wordt bewaard)?
  • Is het onderscheid tussen je primaire bestanden en je backup bestanden helder?
  • Wordt je backup geautomatiseerd (gescheduled) uitgevoerd in plaats van handmatig?
  • Maak je periodiek een kloon van je systeem om onnodig tijdverlies te voorkomen bij eventuele herinrichtingen?

Behoud


Archiveren
  • Archiveer je eenmaal binnengehaalde foto’s vroeg in het proces?
  • Archiveer je je master bestanden met lagen ook?
  • Migreer je periodiek naar nieuwe media? (Om verlies bij uitval van oude media te voorkomen en om een optimale toegangstijd te behouden)
  • Migreer je naar de nieuwste bestandsformaten om te voorkomen dat je met verouderde formaten blijft zitten?
  • Maak je gebruik van het open gedocumenteerde DNG formaat?

Data Validatie
  • Valideer je belangrijke handelingen met je bestanden om er zeker van te zijn dat er geen data in het proces verloren is gegaan?
  • Valideer je regelmatig zowel je primaire bestanden als je back-up?
  • Weet je dat een DNG archief met een veel grotere mate van zekerheid gevalideerd kan worden dan andere bestandsformaten?
  • Gebruik je WORM media als onderdeel van je archief opzet? (omdat deze met volledige zekerheid kan worden gevalideerd). WORM = Write Once – Read Many, DVD of Blue Ray recordables bijvoorbeeld (geen rewritables dus)