Foto workflowoptimalisatie met behulp van DNG validatie

Na het lezen van het “DAM book for photographers” van Peter Krogh heb ik ooit zijn ‘Bucket’ systeem omarmd maar daar heb ik sinds kort verandering in aangebracht. Dit vooral omdat het beheren van het bucket systeem nogal arbeidsintensief werd en het intussen minder van nut is geworden.

Bucket systeem?

Dit systeem houdt in dat je onderscheid maakt tussen de opslag van je foto materiaal enerzijds en het organisatorische beheer er van anderzijds. Het eerste, de fysieke opslag, doe je op je bestandssysteem met folders en subfolders. Je back-up regel je bijvoorbeeld ook op dit niveau in.

Het organisatorische deel (waar is een foto gemaakt, voor wie, welke toepassing, wanneer, opdracht, etc) doe je dan op een niveau hoger, met behulp van een fotobeheerapplicatie (DAM). Tot nog toe deed ik dat met Microsoft Expression Media maar sinds begin dit jaar ben ik overgestapt op Adobe Lightroom.

Het bucketsysteem maakt onderdeel uit van je fysieke opslag organisatie en het gaat er van uit dat een optische datadrager als DVD of Blue Ray onderdeel is van je back-up-strategie. Deze kunnen respectievelijk zo’n 4 of 20 Gb aan data kwijt. Afhankelijk van wat je gebruikt (DVD of BRD), hanteer je folders (waarin je nieuwe foto’s terecht komen) die mogen aangroeien tot maximaal deze grootte. Wanneer een folder ‘vol’ is (met ander woorden, wanneer hij 4 of 20 Gb groot is) ga je over op een nieuwe, lege folder totdat die ook vol is, etc. De ‘volle’ folder brand je dan naar DVD of Blue Ray.

In feb 2010 schreef ik er dit artikel over.

Met de argumentatie van destijds was dit een goede insteek. Opslag op alleen magnetisch is namelijk te risicovol. Alle magnetische dragers gaan een keer defect, het is alleen de vraag wanneer. Het grootste risico daarbij is dat je dit niet altijd (meteen) merkt. Een harde schijf valt meestal niet volledig uit maar geleidelijk. De kans is dan groot dat er bestanden beschadigen die vervolgens mooi naar je magnetische back-up(s) worden overgezet met alle gevolgen van dien. 

Hetzelfde risico bestaat voor virussen of andere moedwillige beschadigingen aan je bestanden. Wanneer je dit niet tijdig opmerkt, overschrijft je back-up de vorige (niet-corrupte) versie en dan ben je al je materiaal definitief kwijt.

Door nu in een vroegtijdig stadium een back-up weg te branden naar optische discs heb je dus een uiterste uitwijkmogelijkheid voor het geval al je magnetische kopieën ‘besmet’ zijn.

Hoe dan nu?

Er zou een andere situatie ontstaan wanneer je WEL in staat bent om vroegtijdig corrupte bestanden te ontdekken op je werkomgeving. Dus VOORDAT ze naar je back-up worden weggeschreven. In zo’n geval restore je het betreffende bestand vanaf je back-up en kun je weer verder (wel eerst even uitzoeken waardoor de beschadiging is opgetreden natuurlijk…).

Nu, een dergelijk opsporingsmechanisme bestaat sinds versie 5 van Lightroom in de vorm van DNG validatie. Daar schreef ik toen al eens over en behalve de rust in je hoofd die dit oplevert kan het dus ook je workflow aanzienlijk vereenvoudigen.

Wat ik tegenwoordig doe, nadat ik aan mijn foto’s heb gewerkt, is controleren of er bestanden missen. Daarna voer ik een DNG validatie uit. Pas wanneer die beide succesvol zijn maak ik een back-up naar een externe harde schijf. Op mijn Windows machine doe ik dit met Syncback en op mijn Macbook met Chronosync. Deze beide applicaties kennen namelijk een validatiemechanisme. Ze kunnen op hash niveau controleren of de gekopieerde bestanden gelijk zijn aan het origineel. Het proces kost daardoor iets meer tijd maar daarvoor heb je dan wel de zekerheid dat de gegevens goed zijn overgekomen (bovendien hoef je er niet naast te gaan zitten wachten..).

Als extra bewaking controleer ik periodiek ook nog eens (met Lightroom) of de DNG’s op mijn back-up locatie nog altijd OK zijn. Dat gaat erg eenvoudig door tegen LR te zeggen dat de catalogus op een andere plek staat (de back-up locatie). Wanneer deze check succesvol is kun je LR op dezelfde manier weer terugverwijzen naar de werk-catalogus op je computer.

Mijn back-up heb ik ingericht met twee externe harde schijven die ik iedere week omwissel. Een van beide exemplaren bewaar ik buitenshuis tegen het risico van brand, diefstal e.d.

Conclusie

Door de grotere zekerheid dat corrupte bestanden vroegtijdig kunnen worden ontdekt hoef ik (van mezelf) niet per se meer kopieën te maken op optische disks als DVD of Blue Ray. Dit scheelt een heel hoop werk!

Vroegtijdig betekent in dit geval; voordat de back-ups ‘besmet’ kunnen worden. Dit vraagt wel om voldoende zelfdiscipline om de DNG validatie uit te voeren. Echter, wanneer je voldoende zelfdiscipline hebt om een degelijke back-up ingeregeld te hebben en om deze ook uit te voeren moet dit aspect niet al te lastig zijn. Bovendien scheelt het je veel werk dat je voorheen wel had.

Een aandachtspunt bij de beschreven opzet is dat deze alleen werkt met DNG bestanden...

Je hebt er dus niets aan wanneer je liever met je proprietary RAW bestanden (NEF, CR2, RAF, etc) blijft werken of met JPG’s.

Naast de DNG validatie optie in Lightroom zijn er natuurlijk veel meer argumenten om over te stappen naar het DNG formaat maar die discussie zal ik hier niet voeren. DNG validatie was voor mij alleen al voldoende redenen voor de overstap! (De jpg’s uit mijn point-and-shoot camera en onze telefoons zet ik om de DNG validatie reden allemaal meteen om naar DNG zodra ik ze op de computer binnen haal. Ze nemen weliswaar iets meer ruimte in beslag maar dat is het me waard).