Foto naamgevingsconventie

Bestandsnamen zijn een belangrijk onderdeel van bestandsbeheer en omdat foto’s ook ‘gewoon’ bestanden zijn geldt dat dus ook daarvoor. Hieronder een aantal basisregels en aanbevelingen.

·         Hanteer de normale computer ‘regels’ om je fotonamen te bepalen
·         Gebruik unieke bestandsnamen voor elke foto
·         Vermijd gebruik van namen of beschrijvingen in de bestandsnamen
·         Verleng bestandsnamen om originelen te onderscheiden van afgeleide bestanden
·         Wanneer eenmaal bedacht, gebruik de naamconventie dan consequent
·         Gebruik nooit verschillende namen voor hetzelfde (beeld)bestand

Hanteer de normale computer ‘regels’ om je fotonamen te bepalen

Bestandsnamen zijn een belangrijk onderdeel van de hele bestandsstructuur. Het (her)noemen van je bestanden is dan ook erg belangrijk. Digitale camera’s genereren namelijk standaard namen als DCS6871.JPG met als belangrijkste tekortkoming dat ze niet uniek zijn.  Na opname DCS9999 is de eerstvolgende opname gewoon weer DCS0001, net als de allereerste foto met deze camera. Over het algemeen kun je in de camera met betrekking tot de naamgeving niets geavanceerds instellen, dat moet je dus achteraf doen. Hou daarbij rekening met het volgende:

·         Gebruik alleen letters uit het gewone alfabet (a-z en A-Z);
·         Gebruik alleen nummers uit het decimale stelsel  (0 – 9);
·         Liggende streepjes en underscores kunnen ook wel gebruikt worden maar gebruik geen andere vreemde leestekens;
·         Bestandsnamen eindigen altijd in een zogenaamde bestandsextensie, drie letters (JPG, NEF, TIF, enz) die het formaat definiëren (na een punt).  Zorg er voor dat deze extensie niet wijzigt tijdens het eventueel hernoemingsproces (renaming).

Gebruik unieke bestandsnamen voor elke foto

Een van de belangrijkste eigenschappen van een digitale foto is dat hij een unieke naam heeft of krijgt. Het is verwarrend wanneer verschillende afbeeldingen dezelfde naam kunnen hebben voor zowel de fotograaf als de klant. Het risico bestaat dat een bestand ongewenst een andere (met dezelfde naam) overschrijft. Het is de moeite waard om even na te denken over de gewenste ‘naamconventie’ zoals dat heet. Wanneer je deze hebt bedacht, hou er dan consequent aan vast. Zaken die je kunt gebruiken voor je naamconventie zijn:


·         Begin een bestandsnaam met je initialen maar probeer wel in gedachten te houden dat je gelimiteerd bent tot 31 karakters. Kort namen werken dus het beste
·         De datum waarop de foto is gemaakt, bijvoorbeeld in de notatie jaar – maand – dag. Hierdoor worden je foto’s automatisch in de juiste volgorde getoond binnen de meeste applicaties
·         Een volgnummer per opdracht waardoor je opdrachten ‘gegroepeerd’ worden getoond
·         Een volgnummer per opname waardoor je foto’s (binnen een opdracht) in de juiste volgorde worden getoond. Gebruik voldoende karakters voor de te overbruggen periode.

Vermijd gebruik van namen of beschrijvingen in de bestandsnamen

Hoewel het elders wel eens wordt geadviseerd heeft het toch te veel nadelen. Zo kan het leiden tot veel te lange bestandsnamen en is het niet te gebruiken in een leverancier-klant relatie. Voor een klant zul je dan al snel overgaan naar een andere naamgeving (nummer) waardoor je dus een soort ‘vertaaltabel’ zult moeten gaan bijhouden omdat dezelfde foto onder verschillende namen bekend is. Een beschrijvende naam is dan ook niet handig.

Verleng bestandsnamen om originelen te onderscheiden van afgeleide bestanden

Erg belangrijk is om snel te kunnen onderscheiden of je te maken hebt met een origineel dan wel een afgeleid bestand. Zoals bekend zijn er talrijke versies van een foto mogelijk zoals masterfiles, zwart-wit, panorama, print, web, HDR, etc.


Een aantal variaties op bestanden en hun haamgeving:

Wanneer eenmaal bedacht, gebruik de naamconventie dan consequent

Wanneer je eenmaak een naamconventie hebt bedahct, hou er dan ook consequent aan vast. Net als de optionele stap om je camaraspecifieke RAW bestanden om te zetten naar het generieke DNG formaat kun je dit doen vroeg binnen je werkproces of laat.
Veel mensen zullen de voorkeur geven aan het hernoemen van de bestanden tijdens het zogenaamde ingestion proces, het moment dat de beelden van je camera of kaart de computer binnen komen maar met name de mensen met meerdere camera’s zullen dit op een later moment in het proces willen doen.

Wat ikzelf bijvoorbeeld erg prettig vind is een ononderbroken reeks afbeeldingen. Wanneer je nu al tijdens het ingestion proces de afbeeldingen van de definitieve nummers voorziet zullen er ‘gaten’ ontstaan bij alle foto’s die je daarna nog weg gaat gooien. In mijn eigen workflow hernoem ik de foto’s dan ook pas nadat ik eerste selectie heb gedaan (houden of weggooien).

Gebruik (indien mogelijk) geen verschillende namen voor hetzelfde (beeld)bestand

Een van de ergste dingen die je met naamgeving kunt doen is om dezelfde foto meerdere namen te geven. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer er meteen bij het ingestion proces een kopie van het bestand wordt geplaatst op een tweede locatie. (Hoewel dit op zich een heel verstandige insteek is en je er om deze reden zeker niet van af zou moeten zien.)
Deze werkwijze is niet alleen verwarrend vanwege de verschillende naamgeving maar ook het aantal bestanden zal niet overeenkomen tussen beide locaties. Hoewel er manieren bestaan om dit te herstellen zoals het vergelijken van de bestanden op tijdstip of het plaatsen van de oorspronkelijke naam in een metadata veld en die met elkaar te vergelijken brengt dit toch aanmerkelijk meer werk met zich mee.

Het is overigens altijd aan te bevelen om de uiteindelijke bestandsnaam in de metadata onder te brengen omdat klanten de bestanden nog wel eens willen hernoemen volgens hun eigen naamconventie. Bij correspondentie over de foto en/of eventuele bestellingen kan eenvoudig naar het betreffende veld worden verwezen waardoor je veel zoekwerk wordt bespaard.

Dit mechanisme is ook bruikbaar voor foto’s die op een webpagina terecht gaan komen. Zoekmachines kunnen namelijk beter overweg met foto’s die een beschrijvende naam hebben. En hoewel dat ingaat tegen het principe kan het voor deze specifieke toepassing toch zinvol zijn. Wanneer de ‘echte’ naam dan in de metadata is ondergebracht kan de eventuele verwarring dus worden geminimaliseerd.

In 2009 schreef ik eerder over naamgeving en de tooling die daarbij gebruikt kan worden bij het hernoemen. Dit artikel is daar een uitbreiding op.

In april 2015 is er een vervolg op dit artikel gepubliceerd.