De vakantie workflow voor de digitale fotograaf

Omdat je op vakantie over het algemeen waarschijnlijk niet de beschikking hebt over je gebruikelijke applicaties zal je workflow er noodgedwongen vaak anders uitzien dan normaal. Althans bij mij is dat het geval. Een van de belangrijkste aandachtspunten tijdens je reis zal zijn het veiligstellen van je opnames.

In het verleden nam ik nog wel eens een ‘imgagetank’ mee om back-ups te kunnen maken van alle foto’s tijdens de vakantie. Dit om te voorkomen dat diefstal of schade aan camera en/of opname kaart niet meteen verlies van opnames zou betekenen.
De imagetank die destijds was voorzien van een harde schijf van 20 Gb voldeed toen wel maar tegenwoordig, met SD kaartjes van alleen al 16 Gb, is het toch wel erg behelpen. Ik zou er een grotere harde schijf in kunnen zetten maar aangezien het apparaat ook niet voorzien is van een display waarop ik de foto’s kan checken kijk ik toch liever naar een andere oplossing.

Een laptop meesjouwen op vakantie vindt ik nu ook weer zoiets maar ook modernere opties als smartphones, iPad’s of andere tablets zijn wat mij betreft niet toereikend. Want wat zoek ik eigenlijk? Eerst maar eens een wensenlijst samengesteld:

• Ik wil tijdens de vakantie snel en eenvoudig back-ups van m’n opnames kunnen maken, het liefst met de mij bekende applicaties
• Behalve de backups zelf wil ik ook mijn administratie er om heen er op willen regelen
• Eigenlijk wil ik dagelijks wel even snel door de opnames heen kunnen bladeren om te zien of ze gelukt zijn (een eerste waarderings-selectie dus), het liefst met dezelfde applicaties als waar ik dat normaal gesproken ook mee doe
• Om foto’s te beoordelen liever geen glanzend scherm
• Hernoemen naar mijn definitieve naamconventie, het liefst met de gebruikelijke applicaties
• Bewerking metadata (namen van personen, locaties en onderwerpen op de foto), het liefst met de mij bekende applicatie
• Het apparaat moet gemakkelijk zijn mee te nemen, dat wil zeggen; klein en licht van gewicht
• Het toestel moet niet al te duur zijn

Kortom, ik kom tot de conclusie dat dit alleen mogelijk is met een netbook. Qua formaat en gewicht zijn die ongeveer de helft van een ‘normale’ laptop en ik kan er (een deel van) mijn gebruikelijke software op kwijt.  Voor minder dan 200,- euro vond ik m’n Samsung N145 en hoewel geen snelheidsmonster voldoet ie tot nog toe uitstekend. Hij is klein genoeg voor in m’n handbagage en goedkoop genoeg om eventuele verlies of diefstal voor lief te nemen.
Een externe 2,5 inch (USB2) harde schijf (voor de noodzakelijke tweede backup) is er snel op aangesloten.
En tenslotte zit er een relatief normaal toetsenbord op waarmee er gemakkelijk ’s avonds nog even wat metadata aan de foto’s kan worden toegevoegd. Iets dat ik me op een iPad nog niet zie doen, ook al zou ik er een externe toetsenbord op aan kunnen sluiten.

Zoals gezegd is een dergelijk apparaat is niet zwaar genoeg voor PhotoShop (in mijn dagelijkse workflow gebruik ik met name ACR – Adobe Camera Raw voor de kleurcorrecties) en bovendien heeft een dergelijk netbook natuurlijk geen gekalibreerd scherm waardoor dat deel van de workflow toch echt pas thuis kan worden gedaan.

Het eerste deel van m’n workflow kan er echter prima op worden uitgevoerd en in mijn geval (omdat ik fotografeer met Nikon) ziet die globaal als volgt uit:

• Binnenhalen van de foto’s van de kaartjes (ingestion) met behulp van Nikon Transfer. Hiermee worden meteen ook de bulk meta data als copyright e.d. geplaatst
• Sorteer werkzaamheden en eerste (ster) waardering m.b.t. Nikon ViewNX
• Toevoegen van meta data (personen, onderwerpen, locaties, etc)
• Het maken van gevalideerde back-ups met SyncBack

e)     De administratie hou ik bij in een eenvoudige spreadsheet (link).

Uitleg van de bedoeling van de verschillende kolommen in de sheet:

1. Registreer  welke kaart je hebt gebruikt (nummer deze dan ook) om eventuele problemen met een kaart snel te lokaliseren
2. Noteer de eerste opname en de laatste opname. Hierdoor zie je snel of je een kaart hebt gemist hebt om over te zetten
3. Onder ‘ingest’ bevestig je dat de foto’s zijn overgezet naar de computer
4. Een fotokaart zet ik altijd over naar een enkele directory die ik dezelfde naam geef als die ik bij stap 2) al heb genoteerd. Zo zie je ook op directory niveau snel of je nog ergens een foto kaart hebt gemist.
5. Een van de eerste dingen die ik met de foto’s zelf doe is ze voorzien van het rode label. Dit om ze te kenmerken als ‘hier moet alle tagging nog mee gebeuren’. Mocht je geen tijd hebben om dit meteen te doen dan herken je op een later moment snel de opnames die je nog van metadata moet voorzien.
6. Iedere keer dat ik foto’s overzet naar de computer maak ik in ieder geval een backup op een externe 2,5” harde schijf
7. Mocht je maar beperkt tijd hebben dan kun je in de sheet van 6 t/m 10 bijhouden wat je al hebt gedaan en wat er nog moet gebeuren.  De stappen Locatie, Personen, Keywords en Rating wijzen zichzelf maar stap 10 vergt waarschijnlijk wat uitleg. Omdat de Rating (sterwaardering) een van de belangrijkste kenmerken is die je aan een foto mee kunt geven schrijf ik dit ook weg in het ‘Keywords’ veld (RM:STAR1). De belangrijkste reden is dat je vrij snel per ongeluk de sterwaardering kunt veranderen (doordat je per ongeluk meerdere foto’s tegelijk hebt geselecteerd bijvoorbeeld)
8. Wanneer alle zaken zijn afgehandeld wordt het rode label van de betreffende foto’s weer verwijderd

Eenmaal thuis hoeft de workflow dus nog maar voor een (klein) deel te worden uitgevoerd; (batch)kleurcorrecties, omzetting naar DNG, opneming in een catalogus, etc. Dit zorgt er voor dat je veel sneller met je resultaten kunt pronken...